Data is een instrument voor beter bestuur, zelfs als we geen grote technische teams hebben. Wanneer we het over digitale transformatie hebben, denken we vaak aan applicaties, elektronische procedures, meldingen, digitale bestanden of portals. transparènciaMaar er is één element dat door dit alles heen loopt en dat vaak op de achtergrond blijft: de gegevens.
Data is de informatie die een gemeenteraad dagelijks gebruikt voor zijn werkzaamheden: het register, dossiers, vergunningen, ontvangsten, sociale bijstand, voorzieningen, klachten en suggesties, activiteiten, contracten, leveranciers, straten, eigendommen of het gemeentelijk energieverbruik.
Hoewel we ons daar niet altijd van bewust zijn, werkt elke gemeenteraad, hoe klein ook, al met data. De vraag is niet of de raad data heeft of niet. De vraag is of de data georganiseerd, betrouwbaar en toegankelijk genoeg is om betere diensten aan de burgers te kunnen leveren.
Data is niet alleen een technologisch probleem.
Het beheren en besturen van data lijkt misschien een erg technisch concept, voorbehouden aan grote organisaties of gespecialiseerde teams. Maar het begint eigenlijk met heel eenvoudige vragen:
- Welke gegevens hebben we?
- Waar zijn ze?
- Wie voert de updates uit?
- Hebben ze gelijk?
- Kunnen we ze hergebruiken?
- Beschermen we ze wel goed?
- Helpen ze ons bij het nemen van beslissingen?
Deze vragen zijn niet alleen relevant voor IT-personeel. Ze raken ook secretariaatswerk, hulpverlening, sociale diensten, stadsplanning, burgerzaken, personeelszaken, milieu, economische ontwikkeling en alle andere gemeentelijke diensten.
Als bijvoorbeeld een adres in het register niet correct is ingevuld, kan dat gevolgen hebben voor een melding. Dubbele gegevens van een persoon kunnen verwarring veroorzaken bij de verwerking. Als we niet weten hoeveel gemeentelijke voorzieningen we hebben, waarvoor ze worden gebruikt of welke energiekosten ze genereren, wordt het lastiger om investeringen te plannen. Als de gegevens in de bestanden niet goed zijn geclassificeerd, is het moeilijk om informatie terug te vinden wanneer het nodig is om verantwoording af te leggen of een verzoek van een burger te beantwoorden.
Data zijn dus niet zomaar "bestanden" of "records" binnen een programma. Ze vormen een fundamentele infrastructuur voor openbaar bestuur.
Een onzichtbare, maar essentiële infrastructuur
Als we aan gemeentelijke infrastructuur denken, denken we aan straten, verlichting, waterleidingen, openbare gebouwen of voorzieningen. Dit zijn zichtbare en noodzakelijke elementen voor het functioneren van de gemeente. Data is een minder zichtbare, maar even essentiële infrastructuur. Zonder betrouwbare data werkt de gemeenteraad met meer moeite, meer dubbel werk en een groter risico op fouten.
Goed gegevensbeheer kan helpen:
- administratieve fouten verminderen;
- Vermijd het vragen aan burgers om informatie die de overheid al bezit;
- de planning van gemeentelijke diensten verbeteren;
- vergemakkelijken de transparència en verantwoording;
- sociale of territoriale behoeften detecteren;
- Informatie delen tussen overheden met betere garanties;
- beter voorbereid zijn op het toekomstige gebruik van kunstmatige intelligentie;
- De gevoelige informatie van mensen beter beschermen.
Dit betekent niet dat een kleine gemeenteraad van de ene op de andere dag een data-afdeling moet oprichten of zeer gespecialiseerde profielen moet implementeren. Het betekent wel dat er op een meer geordende, geleidelijke en gedeelde manier gewerkt kan worden.
Waar kun je beginnen?
De eerste stap is niet het aanschaffen van een nieuw instrument, noch het uitvoeren van een grootschalig technologisch project. De eerste stap is het besef dat gemeentelijke data waardevol zijn en dat er zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Een kleine gemeenteraad kan al beginnen met zeer eenvoudige acties:
- Identificeer de belangrijkste gebruikte datasets: register, gegevens, belastingen, vergunningen, sociale diensten, voorzieningen, contracten, activiteiten of incidenten.
- Noteer wie de persoon of afdeling is die het beste over elk stukje informatie beschikt.
- Identificeer welke gegevens de meeste problemen veroorzaken: duplicaten, fouten, gebrek aan updates, moeilijk vindbare gegevens of verschillende criteria tussen services.
- Geef prioriteit aan slechts twee of drie belangrijke gegevenspunten om te beginnen met de verbetering ervan.
- Stel basiscriteria vast: hoe schrijf je een adres, hoe registreer je een persoon, hoe classificeer je een bestand, hoe werk je informatie bij of wie heeft er toegang toe?
Deze acties vergen geen grote middelen: ze vereisen methode, doorzettingsvermogen en steun.
De lokale werelddata-ruimte: samen vooruit!
De realiteit van de lokale wereld is zeer divers. Een grote gemeenteraad is niet hetzelfde als een kleine gemeente met weinig administratieve structuur. Het zou daarom niet logisch zijn als elke lokale entiteit een eigen model voor bestuur en gegevensbeheer helemaal vanaf nul zou moeten ontwikkelen.
deLokale wereldgegevensruimte Het is juist ontwikkeld om een gezamenlijke aanpak te bevorderen. Het doel is om criteria, modellen, gemeenschappelijke diensten en ondersteuning te bieden, zodat lokale entiteiten vooruitgang kunnen boeken in het gebruik van data zonder alle complexiteit alleen te hoeven dragen.
Binnen dit kader, de Slim lokaal overheidsnetwerk Het is de bedoeling dat het een platform wordt voor samenwerking tussen lokale overheden, provinciale raden, districtsraden, Localret en het AOC-consortium om kennis, ervaringen, behoeften, oplossingen en referentie-instrumenten te delen die helpen om in deze context vooruit te komen.
Het idee is duidelijk: data moeten worden gebruikt om de publieke dienstverlening te verbeteren, maar de weg ernaartoe moet betaalbaar zijn voor alle gemeenteraden, ook de kleinste.
Van data naar publieke waarde
Het beheren van data is geen doel op zich. Het gaat er niet om inventarissen te maken omwille van het inventariseren, noch om gemeentelijke teams met meer administratief werk op te zadelen. Het gaat erom de informatie waarover de gemeenteraad al beschikt nuttiger, betrouwbaarder en veiliger te maken.
Goed beheerde gegevens kunnen dubbel beheer voorkomen. Het kan sociale hulpverlening vergemakkelijken. Het kan de communicatie verbeteren. Het kan helpen bij het plannen van investeringen. Het kan besluitvorming transparanter maken. Het kan voorkomen dat een andere instantie hetzelfde document opnieuw van iemand opvraagt.
Dit is de ware betekenis van databeheer: Gemeentelijke informatie omzetten in maatschappelijke waarde.
Laten we beginnen met het belangrijkste.
Om te beginnen hoef je niet alles te weten over databeheer. Je hebt geen gespecialiseerd team nodig. Je hoeft niet alle tools onder de knie te hebben.
We moeten beginnen met een eenvoudig idee: gemeentelijke data zijn publiek bezit en moeten met dezelfde verantwoordelijkheid worden beheerd als financiële middelen, faciliteiten of gemeentelijke diensten. Van daaruit kan de weg geleidelijk, gezamenlijk en aangepast aan elke lokale situatie worden bewandeld.
De eerste stap is om te weten welke gegevens we hebben en te begrijpen dat we, door er beter mee om te gaan, de burgers beter van dienst kunnen zijn.
