Les données sont un outil pour une meilleure gouvernance, même sans grandes équipes techniques. Quand on parle de transformation numérique, on pense souvent aux applications, aux procédures électroniques, aux notifications, aux fichiers numériques ou aux portails. transparènciaMais il y a un élément qui traverse tout cela et qui reste souvent en arrière-plan : les données.
Les données sont les informations qu'un conseil municipal utilise quotidiennement pour fonctionner : le registre, les dossiers, les permis, les recettes, l'aide sociale, les installations, les plaintes et suggestions, les activités, les contrats, les fournisseurs, les rues, les propriétés ou la consommation d'énergie municipale.
Même si nous n'en avons pas toujours conscience, toute municipalité, quelle que soit sa taille, utilise déjà des données. La question n'est pas de savoir si elle en possède ou non, mais si ces données sont suffisamment organisées, fiables et accessibles pour permettre aux citoyens d'offrir de meilleurs services.
Les données ne constituent pas seulement un problème technologique
La gouvernance et la gestion des données peuvent sembler un concept très technique, réservé aux grandes administrations ou aux équipes spécialisées. Mais cela commence en réalité par des questions très simples :
- De quelles données disposons-nous ?
- Où sont?
- Qui les met à jour ?
- Ont-ils raison ?
- Peut-on les réutiliser ?
- Les protégeons-nous suffisamment ?
- Nous aident-ils à prendre des décisions ?
Ces questions ne concernent pas uniquement le personnel informatique. Elles touchent également le secrétariat, l'intervention, les services sociaux, l'urbanisme, le service aux citoyens, les ressources humaines, l'environnement, la promotion économique et tout autre service municipal.
Par exemple, une adresse mal renseignée dans le registre peut entraîner des problèmes lors de la notification. La présence de données en double concernant une même personne peut engendrer des erreurs de traitement. Ignorer le nombre d'équipements municipaux, leur usage et leurs coûts énergétiques complique la planification des investissements. Un mauvais classement des données rend difficile la recherche d'informations pour la reddition de comptes ou le traitement des demandes des citoyens.
Par conséquent, les données ne sont pas de simples « fichiers » ou « enregistrements » au sein d’un programme. Elles constituent une infrastructure de base pour la gestion publique.
Une infrastructure invisible, mais essentielle
Quand on pense aux infrastructures municipales, on pense aux rues, à l'éclairage public, aux réseaux d'eau, aux bâtiments et équipements publics. Ce sont des éléments visibles et indispensables au fonctionnement de la municipalité. Les données constituent une infrastructure moins visible, mais tout aussi essentielle. Sans données fiables, le conseil municipal doit déployer plus d'efforts, effectuer davantage de tâches redondantes et s'exposer à un risque d'erreur accru.
Une bonne gestion des données peut aider :
- réduire les erreurs administratives ;
- éviter de demander aux citoyens des informations que l'administration possède déjà ;
- améliorer la planification des services municipaux;
- faciliter le transparència et la responsabilité ;
- détecter les besoins sociaux ou territoriaux ;
- partager les informations entre administrations avec de plus grandes garanties ;
- mieux se préparer à l'utilisation future de l'intelligence artificielle ;
- mieux protéger les informations sensibles des personnes.
Cela ne signifie pas qu'une petite municipalité doive créer du jour au lendemain un service des données ou intégrer des profils hautement spécialisés. Cela signifie qu'elle peut commencer à travailler de manière plus ordonnée, progressive et collaborative.
Par où commencer ?
La première étape ne consiste pas à acheter un nouvel outil, ni à entreprendre un grand projet technologique. La première étape est de prendre conscience de la valeur des données municipales et de la nécessité de les préserver. Un petit conseil municipal peut commencer par des actions très simples :
- Identifier les principaux ensembles de données utilisés : registres, dossiers, impôts, permis, services sociaux, installations, contrats, activités ou incidents.
- Notez qui est la personne ou le service qui connaît le mieux chaque information.
- Identifiez les données qui génèrent le plus de problèmes : doublons, erreurs, absence de mise à jour, difficulté à les trouver ou critères différents entre les services.
- Concentrez-vous sur deux ou trois points de données importants seulement pour commencer à les améliorer.
- Établir des critères de base : comment écrire une adresse, comment enregistrer une personne, comment classer un fichier, comment mettre à jour les informations ou qui peut y accéder.
Ces actions ne nécessitent pas de ressources importantes : elles requièrent méthode, persévérance et soutien.
L'espace de données du monde local : avancer ensemble
La réalité du monde local est très diverse. Un conseil municipal d'une grande ville est très différent d'une petite commune dotée d'une structure administrative réduite. Par conséquent, il serait absurde que chaque collectivité locale doive inventer de toutes pièces son propre modèle de gouvernance et de gestion des données.
L'Espace de données du monde local Ce dispositif a été créé précisément pour faciliter l'élaboration d'une réponse partagée. Son objectif est de fournir des critères, des modèles, des services communs et un soutien permettant aux entités locales de progresser dans l'utilisation des données sans avoir à en assumer seules toute la complexité.
Dans ce cadre, le Réseau de gouvernement local intelligent Elle souhaite devenir un espace de collaboration entre les administrations locales, les gouvernements provinciaux, les conseils de comté et le Consortium AOC afin de partager les connaissances, les expériences, les besoins, les solutions et les outils de référence qui contribuent à évoluer dans ce contexte.
L'idée est claire : les données doivent être utilisées pour améliorer les services publics, mais la manière d'y parvenir doit être abordable pour tous les conseils municipaux, y compris les plus petits.
Des données à la valeur publique
La gestion des données n'est pas une fin en soi. Il ne s'agit pas de dresser des inventaires pour le simple plaisir d'en dresser, ni de surcharger administrativement les équipes municipales. Il s'agit de rendre les informations dont dispose déjà la mairie plus utiles, plus fiables et plus sûres.
Des données bien gérées permettent d'éviter les doublons. Elles facilitent l'aide sociale, améliorent le système de notification, contribuent à la planification des investissements, rendent les décisions plus transparentes et empêchent qu'une autre administration ne demande à nouveau le même document à une personne.
Voici le véritable sens de la gouvernance des données : transformer l'information municipale en valeur publique.
Commençons par le plus important.
Pour commencer, vous n'avez pas besoin de tout savoir sur la gouvernance des données. Vous n'avez pas besoin d'une équipe spécialisée. Vous n'avez pas besoin de maîtriser tous les outils.
Il faut partir d'une idée simple : les données municipales sont un bien public et doivent être gérées avec la même responsabilité que les ressources financières, les infrastructures ou les services municipaux. À partir de là, la démarche peut être progressive, partagée et adaptée à chaque contexte local.
La première étape consiste à savoir quelles données nous possédons et à comprendre que, si nous en prenons mieux soin, nous serons en mesure de mieux servir les citoyens.
