- Integración
- Notificación electrónica
Prepara el servicio e-NOTUM para su migración hacia la nube de AWS
Desde el Consorci AOC estamos ultimando los detalles de una nueva funcionalidad de e-NOTUM que es la tramitación atendida en la visualización y apertura de las notificaciones electrónicas. Os compartimos los detalles por si desea hacernos llegar comentarios y apreciaciones al respecto a través de nuestro portal de mejoras.
Este funcional permitirá también su uso para practicar notificaciones mediante comparecencia espontánea, con trazas electrónicas de su realización. Esta nueva funcionalidad permitirá el acceso de los trabajadores públicos sólo a las notificaciones del ente en cuestión (no a todas las notificaciones que tenga la persona interesada). Esta funcionalidad permitirá a los empleados públicos habilitados consultar y abrir una notificación electrónica en nombre de la persona interesada, previa autorización. De esta forma, se avanzará en la transformación digital de nuestras organizaciones sin dejar atrás a la ciudadanía, luchando contra la brecha digital y fomentando una administración inclusiva, garantizando a la ciudadanía su derecho a relacionarse digitalmente con la administración gracias a la posibilidad de acudir presencialmente a una oficina de atención ciudadana (OAC) y recoger una notificación electrónica.
¿Qué es la tramitación atendida?
En virtud del arte. 12 y 13 de la Ley 39/2015 es el servicio por el que un trabajador público, con capacitación para identificarse y firmar en nombre de las personas interesadas, facilita que las personas interesadas se relacionen electrónicamente con la administración pública; en el caso de las notificaciones electrónicas, la asistencia y acompañamiento consiste en la apertura de la notificación en nombre de la persona interesada.
¿Qué es la comparecencia espontánea?
En virtud del arte. 41 de la Ley 39/2015 la notificación por comparecencia espontánea consiste en la práctica de notificaciones por medios no electrónicos, derivada de la presencia del interesado o de su representante ante una administración pública y, en ese momento, solicite ser notificado o comunicado.
¿Quién puede realizar esta asistencia?
Según el arte. 12 de la Ley 39/2015 sólo los funcionarios habilitados pueden prestar asistencia y firmar en nombre del interesado. De esta manera, es necesario inscribirse en el Registro de Funcionarios Habilitados a los trabajadores públicos que presten servicios de este tipo.
En este sentido, el personal de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros son funcionarios habilitados para asistir a interesados en la identificación o firma electrónica y la presentación de solicitudes correspondientes a un procedimiento.
¿Cuáles son los casos de uso?
Una persona física (PF) comparece en una OAC y pide el acceso a una notificación concreta (tramitación atendida y comparecencia espontánea).
Más adelante se abordarán las casuísticas que impliquen representación, como son:
- una persona física representante de una persona física comparece en una OAC para acceder a una notificación de su representante (tramitación atendida) o bien, el empleado público es conocedor de la existencia de esta notificación (comparecencia espontánea).
- una persona física representante de una persona jurídica (PJ) comparece a una OAC y el empleado público es conocedor de que la PJ tiene una notificación pendiente de acceder.
En este sentido, las casuísticas de representación están pendientes a la espera de que esta representación se pueda recoger correctamente en las evidencias.
¿Por qué resulta útil tanto para personas físicas como para personas jurídicas?
Como hemos visto en el apartado anterior, este nuevo funcional puede aplicarse en los siguientes casos:
- Personas físicas: en caso de comparecencia espontánea y tramitación atendida.
- Personas jurídicas: en caso de comparecencia espontánea.
En este sentido, el artículo 41 de la Ley 39/2015 contempla la notificación por comparecencia espontánea para los interesados, sin matiz respecto a su naturaleza de PF o PJ. Es importante no confundirlo con la tramitación atendida (donde sí existe distinción entre sujetos obligados o no).
La comparecencia espontánea es, pues, una excepción a la notificación por medios electrónicos, sea quien sea el interesado.
¿Cómo recogemos la autorización o el consentimiento?
El empleado público deberá pedir que la persona física rellene y firme la autorización para la apertura de la notificación, tanto en el caso de tramitación atendida como en el caso de comparecencia espontánea y deberá entrar en el registro de entrada del organismo. Desde la AOC se han elaborado una propuesta de modelo de autorización, pero cada uno podrá utilizar las que considere pertinentes.
¿Cómo validamos la representación?
En caso de que el compareciente no sea el destinatario de la notificación es necesario acreditar esta representación. La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia (autorización, poder notarial, escritura de constitución de la sociedad o estatutos sociales).
La validación de la representación se realiza fuera de e-NOTUM, de esta forma, el funcionario habilitado puede comprobar la subsistencia de esta representación realizando la consulta a Representa manualmente, a través del acceso a esta plataforma y la comprobación de la subsistencia de la representación, o bien, revisando la documentación aportada por el compareciente.
Esta validación deberá constar en la autorización firmada por el compareciente.
A nivel operativo, cuando se realice el acceso a e-NOTUM para la consulta de la notificación, será necesario indicar el nombre y DNI del compareciente si queremos que esta información figure en las evidencias.
¿Cómo funciona la operativa?
El empleado público (con un certificado de trabajador o empleado público) y disponiendo del rol de funcionario habilitado con capacidad de asistencia, deberá acceder al portal de ciudadanía e-NOTUM del ente en cuestión.
e-NOTUM, al comprobar las credenciales, le permitirá acceder con el rol de funcionario habilitado, prestando asistencia a la persona física compareciendo.
El empleado público deberá identificar el NIF/NIE de la persona física compareciendo o bien, el NIF/VAT de la persona física o persona jurídica a quien representa, y los datos del compareciendo (en el caso de representantes) así como el número del registro de entrada de la autorización.
Al pulsar “Aceptar”, e-NOTUM comprobará credenciales y el empleado accederá al buzón de notificaciones de la persona filtrada por el ente y el empleado podrá acceder a la notificación o notificaciones concretas.
¿Qué evidencias del procedimiento tenemos?
Al acceder a la notificación, en las evidencias se informará de los datos del empleado público habilitado así como del registro de entrada de la autorización; también constarán los datos del destinatario de la notificación y del compareciente (en caso de que éste sea un representante y no un destinatario). Puede consultar un ejemplo de evidencia.
¿Qué beneficios aporta para la administración?
Este nuevo funcional permitirá:
- Servicio público de atención a la ciudadanía
- Tramitación atendida y comparecencia espontánea
- trazas electrónicas
¿Qué otras formas tenemos de prestar asistencia a las personas físicas?
La tramitación dada es sólo una de las vías que tenemos para prestar asistencia a las personas físicas en el acceso a la tramitación electrónica.
De esta forma, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en el artículo 12 prevé un doble nivel de asistencia:
- Asistencia general en el uso de medios electrónicos: debe entenderse como soporte e información por parte del personal funcionario. En particular, en lo que se refiere a la identificación y firma electrónica, medios existentes y forma de utilización.
- Asistencia específica: si alguna de las personas interesadas no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por el personal funcionario habilitado, mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado por ello .
En este sentido, una muy buena práctica, en lugar de realizar la habilitación del funcionario para acceder a la notificación, optar por realizar asistencia al ciudadano para que obtenga el idCAT Móvil (si no lo tiene todavía) y sepa acceder él mismo a las notificaciones. Esta asistencia supone quizá una inversión superior de tiempo, pero supone hacerlo una sola vez por esa persona y suponiendo la capacitación de esa persona no sólo para la recogida de notificaciones sino para cualquier otra tramitación electrónica.
Ejemplos de otras administraciones que están trabajando en la misma línea con respecto a la práctica de notificaciones por comparecencia espontánea: