- Integração
- Notificação Eletrônica
Preparar o serviço e-NOTUM para sua migração para a nuvem AWS
Do Consórcio AOC estamos finalizando os detalhes de uma nova funcionalidade do e-NOTUM que é o processamento cuidado na exibição e abertura de notificações eletrônicas. Compartilhamos os detalhes com você caso você queira nos enviar comentários e apreciações através do nosso portal de melhoria
Esta funcionalidade permitirá também a sua utilização para a prática de notificações através de comparecimento espontâneo, com rastreio eletrónico do seu preenchimento. Esta nova funcionalidade permitirá aos trabalhadores públicos o acesso apenas às notificações do órgão em questão (e não a todas as notificações que o interessado possui). Esta funcionalidade permitirá que funcionários públicos qualificados consultem e abram notificação eletrónica em nome do interessado, mediante autorização prévia. Desta forma, avançar-se-á na transformação digital das nossas organizações sem deixar os cidadãos para trás, lutando contra a lacuna digital e promovendo uma administração inclusiva, garantindo aos cidadãos o seu direito de se relacionarem digitalmente com a administração graças à possibilidade de ir pessoalmente a um escritório de atenção ao cidadão (OAC) e coleta de notificação eletrônica.
O que é processamento assistido?
Em virtude do art. 12 e 13 da Lei 39/2015 é o serviço pelo qual um funcionário público, com formação para se identificar e assinar em nome dos interessados, facilita aos interessados o relacionamento eletrónico com a administração pública; no caso de notificações eletrônicas, o atendimento e suporte consiste na abertura da notificação em nome do interessado.
O que é aparição espontânea?
Em virtude do art. 41 da Lei 39/2015 a notificação por comparecimento espontâneo consiste na prática de notificações por meios não eletrônicos, decorrentes da presença do interessado ou de seu representante perante uma administração pública e, nesse momento, solicitar ser notificado ou comunicado.
Quem pode realizar esta assistência?
De acordo com o art. 12 da Lei 39/2015 apenas funcionários qualificados podem prestar assistência e assinar em nome do interessado. Desta forma, é necessário registar-se em Registro de funcionários qualificados aos funcionários públicos que prestam serviços deste tipo.
Neste sentido, portanto, os funcionários dos Gabinetes de Apoio ao Registo são funcionários habilitados a auxiliar os interessados na identificação ou assinatura electrónica e na apresentação de pedidos correspondentes a um procedimento.
Quais são os casos de uso?
Uma pessoa física (PF) comparece a um OAC e solicita acesso a uma notificação específica (processo atendido e comparecimento espontâneo).
Casos que envolvam representação serão abordados posteriormente, como:
Nesse sentido, então, os processos de representação ficam pendentes, aguardando que essa representação seja corretamente recolhida nas provas.
Por que é útil para pessoas físicas e jurídicas?
Como vimos na seção anterior, esta nova funcionalidade pode ser aplicada nos seguintes casos:
Neste sentido, o artigo 41.º da Lei 39/2015 prevê a notificação por comparecimento espontâneo dos interessados, sem nuances quanto à sua natureza de PF ou PJ. É importante não confundir isto com o tratamento prestado (onde existe de facto uma distinção entre sujeitos obrigados e não obrigados).
O comparecimento espontâneo constitui, portanto, exceção à notificação por meio eletrônico, seja quem for o interessado.
Como coletamos autorização ou consentimento?
O funcionário deve solicitar que a pessoa física preencha e assine a autorização para abertura da notificação, tanto no caso de processamento presencial quanto no caso de comparecimento espontâneo e deve inscrevê-la no registro de entrada do organismo. Uma proposta foi preparada pelo AOC modelo de autorização, mas cada um de nós poderá utilizar aqueles que considerar relevantes.
Como validamos a representação?
Caso o comparecimento não seja o destinatário da notificação, esta representação deverá ser comprovada. A representação poderá ser comprovada por qualquer meio legalmente válido que forneça prova fidedigna de sua existência (autorização, procuração, escritura de constituição da sociedade ou estatuto social).
A validação da representação é realizada fora do e-NOTUM, desta forma, o funcionário autorizado pode verificar a existência desta representação realizando a consulta em Representa manualmente, através do acesso a esta plataforma e da verificação da subsistência da representação , ou revisando a documentação fornecida pela pessoa presente.
Esta validação deverá constar da autorização assinada pelo comparecimento.
A nível operacional, ao aceder ao e-NOTUM para consultar a notificação, será necessário indicar o nome e o documento de identidade da pessoa que aparece se quisermos que esta informação apareça nas provas.
Como funciona a operação?
O funcionário público (com título de trabalhador ou de funcionário público) e tendo a qualidade de servidor habilitado e com capacidade assistencial, deverá acessar o portal de cidadania e-NOTUM do órgão em questão.
O e-NOTUM, ao verificar as credenciais, permitirá o acesso na qualidade de funcionário autorizado, prestando atendimento à pessoa física comparecida.
O trabalhador deve identificar o NIF/NIE da pessoa singular comparecente ou, o NIF/IVA da pessoa singular ou coletiva que representa, e os dados da pessoa comparecente (no caso de representantes) bem como a autorização de registo de entrada número.
Ao premir “Aceitar”, o e-NOTUM irá verificar as credenciais e o colaborador acederá à caixa de correio de notificações da pessoa filtrada pela entidade e o colaborador poderá aceder à notificação ou notificações específicas.
Que evidências do procedimento temos?
Ao acessar a notificação, serão informados os comprovantes dos dados do servidor autorizado bem como do registro da autorização; Serão também incluídos os dados do destinatário da notificação e da pessoa que compareceu (se for um representante e não um destinatário). Você pode verificar um exemplo de evidência.
Que benefícios isso traz para a administração?
Esta nova funcionalidade permitirá:
De que outras maneiras podemos fornecer assistência aos indivíduos?
O tratamento assistido é apenas uma das formas de prestar assistência às pessoas singulares no acesso ao tratamento eletrónico.
Desta forma, a Lei 39/2015, de 1 de outubro, no artigo 12.º prevê um duplo nível de assistência:
Neste sentido, uma prática muito boa, em vez de autorizar o funcionário a aceder à notificação, optar por prestar assistência ao cidadão para que este obtenha o Mobile idCAT (caso ainda não o tenha) e saiba como aceder às notificações. . Esta assistência pode significar um maior investimento de tempo, mas significa fazê-lo apenas uma vez para aquela pessoa e assumir a formação dessa pessoa não só para a recolha de notificações, mas para qualquer outro processamento electrónico.
Exemplos de outras administrações que trabalham na mesma linha quanto à prática de notificações por comparecimento espontâneo: