- Integrazione
- Notifica elettronica
Preparare il servizio e-NOTUM per la sua migrazione nel cloud AWS
Dal Consorzio AOC stiamo finalizzando i dettagli di una nuova funzionalità di e-NOTUM ovvero l'elaborazione curata nella visualizzazione e apertura delle notifiche elettroniche. Condividiamo con te i dettagli nel caso in cui desideri inviarci commenti e apprezzamenti a riguardo tramite il ns portale di miglioramento
Questa funzionalità ne consentirà l'utilizzo anche per esercitarsi nella notifica tramite comparsa spontanea, con traccia elettronica del suo completamento. Questa nuova funzionalità consentirà ai lavoratori pubblici di accedere solo alle notifiche dell'ente in questione (non a tutte le notifiche di cui dispone l'interessato). Questa funzionalità consentirà ai dipendenti pubblici qualificati di consultare e aprire una notifica elettronica per conto dell'interessato, previa sua autorizzazione. In questo modo si progredirà nella trasformazione digitale delle nostre organizzazioni senza lasciare indietro i cittadini, lottando contro il divario digitale e promuovendo un'amministrazione inclusiva, garantendo ai cittadini il diritto di relazionarsi digitalmente con l'amministrazione grazie alla possibilità di recarsi di persona in sede. un ufficio di attenzione al cittadino (OAC) e la raccolta di una notifica elettronica.
Che cos'è il trattamento assistito?
In virtù dell'art. 12 e 13 della Legge 39/2015 è il servizio mediante il quale un lavoratore pubblico, dotato di formazione per identificarsi e firmare per conto degli interessati, facilita gli interessati a relazionarsi per via telematica con la pubblica amministrazione; nel caso delle notifiche elettroniche, l'assistenza e il supporto consistono nell'apertura della notifica da parte dell'interessato.
Cos'è l'apparenza spontanea?
In virtù dell'art. 41 della Legge 39/2015 la notifica per comparizione spontanea consiste nella pratica di notifiche con mezzi non elettronici, derivanti dalla presenza dell'interessato o del suo rappresentante davanti ad una pubblica amministrazione e, in quel momento, richiesta di essere notificata o comunicata.
Chi può svolgere questa assistenza?
Secondo l'art. 12 della Legge 39/2015 solo i funzionari abilitati possono prestare assistenza e firma per conto dell'interessato. In questo modo è necessario registrarsi a Registro dei funzionari specializzati ai lavoratori pubblici che forniscono servizi di questo tipo.
In questo senso, quindi, il personale degli Uffici di assistenza all'iscrizione è un funzionario abilitato ad assistere gli interessati all'identificazione o alla firma elettronica e alla presentazione di richieste corrispondenti ad una procedura.
Quali sono i casi d'uso?
Una persona fisica (PF) si presenta ad un VAO e richiede l'accesso ad una specifica notifica (processo assistito e comparizione spontanea).
I casi che coinvolgono la rappresentanza verranno affrontati in seguito, come ad esempio:
- una persona fisica che rappresenta una persona fisica si presenta presso un VAO per accedere ad una notifica del suo rappresentante (trattamento notificato) oppure, il dipendente pubblico è a conoscenza dell'esistenza di tale notifica (comparsa spontanea).
- una persona fisica che rappresenta una persona giuridica (PJ) si presenta all'OAC e il dipendente pubblico è a conoscenza che il PJ ha una notifica pendente.
In questo senso, dunque, le cause di rappresentanza sono pendenti, in attesa che tale rappresentazione venga correttamente raccolta in prova.
Perché è utile sia per le persone fisiche che per le persone giuridiche?
Come abbiamo visto nella sezione precedente, questa nuova funzionalità può essere applicata nei seguenti casi:
- Persone fisiche: in caso di comparsa spontanea e trattamento curato.
- Persone giuridiche: in caso di comparizione spontanea.
In tal senso, l'articolo 41 della Legge 39/2015 prevede la notifica mediante comparizione spontanea degli interessati, senza sfumature circa la loro natura di PF o PJ. È importante non confondere questo con i trattamenti previsti (dove esiste infatti una distinzione tra soggetti obbligati e non obbligati).
La comparizione spontanea costituisce quindi un'eccezione alla notifica tramite mezzi elettronici, qualunque sia l'interessato.
Come raccogliamo l'autorizzazione o il consenso?
Il pubblico dipendente deve richiedere alla persona fisica di compilare e firmare l'autorizzazione all'apertura della notifica, sia nel caso di trattamento assistito che nel caso di comparizione spontanea e deve trascriverla nel registro di ingresso dell'organismo. L'AOC ha elaborato una proposta modello di autorizzazione, ma ognuno di noi potrà utilizzare quelli che ritiene rilevanti.
Come convalidiamo la rappresentazione?
Nel caso in cui il comparente non sia il destinatario della notifica, tale rappresentazione dovrà essere provata. La rappresentanza può essere provata con qualsiasi mezzo giuridicamente valido che fornisca prova attendibile della sua esistenza (autorizzazione, procura, atto costitutivo della società o statuto sociale).
La convalida della rappresentanza viene effettuata all'esterno di e-NOTUM, in questo modo il funzionario autorizzato può verificare l'esistenza di tale rappresentanza eseguendo manualmente la query in Rappresenta, attraverso l'accesso a questa piattaforma e la verifica della sussistenza della rappresentanza ovvero esaminando la documentazione fornita dal comparente.
Tale convalida dovrà essere riportata nella procura firmata dal comparente.
A livello operativo, quando si accede a e-NOTUM per consultare la notifica, sarà necessario indicare il nome e l'ID della persona che compare se vogliamo che queste informazioni compaiano tra le prove.
Come funziona l'operazione?
Il dipendente pubblico (munito di attestato di lavoratore o di dipendente pubblico) ed avente la qualifica di dipendente pubblico qualificato con capacità di assistenza, deve accedere al portale di cittadinanza e-NOTUM dell'ente in questione.
e-NOTUM, previa verifica delle credenziali, ti consentirà di accedere con il ruolo di funzionario autorizzato, fornendo assistenza alla persona fisica che si presenta.
Il dipendente pubblico deve identificare il NIF/NIE della persona fisica comparente o, il NIF/IVA della persona fisica o giuridica che rappresenta, e i dati del comparente (in caso di rappresentanti) nonché la registrazione dell'autorizzazione all'iscrizione numero.
Premendo "Accetta", e-NOTUM controllerà le credenziali e il dipendente accederà alla casella di posta delle notifiche della persona filtrata dall'entità e il dipendente potrà accedere alla notifica o alle notifiche specifiche.
Quali prove abbiamo della procedura?
All'atto dell'accesso alla notifica verranno informati i dati del dipendente pubblico autorizzato nonché la registrazione dell'autorizzazione; saranno inoltre riportate le generalità del destinatario della notifica e del comparente (se trattasi di rappresentante e non destinatario). Puoi controllarne uno esempio di prova.
Quali vantaggi comporta per l’amministrazione?
Questa nuova funzionalità consentirà:
- Servizio pubblico per l'attenzione ai cittadini
- Elaborazione attesa e comparsa spontanea
- tracce elettroniche
In quali altri modi forniamo assistenza alle persone?
Il trattamento assistito è solo una delle modalità a nostra disposizione per fornire assistenza alle persone fisiche nell'accesso al trattamento elettronico.
In questo modo, la Legge 39/2015, del 1° ottobre, all'articolo 12 prevede un doppio livello di assistenza:
- Assistenza generale nell'uso dei media elettronici: deve essere intesa come supporto e informazione da parte del personale ufficiale. In particolare, per quanto riguarda l'identificazione e la firma elettronica, mezzi esistenti e modalità di utilizzo.
- Assistenza specifica: qualora qualcuno degli interessati non disponga dei mezzi elettronici necessari, la sua identificazione o firma elettronica nel procedimento amministrativo può essere validamente effettuata da personale ufficiale qualificato, utilizzando il sistema di firma elettronica a tal fine attrezzato.
In questo senso, un'ottima pratica, invece di autorizzare il funzionario ad accedere alla notifica, scegliere di fornire assistenza al cittadino affinché ottenga il Mobile idCAT (se non lo ha ancora) e sappia come accedere alle notifiche . Questa assistenza può significare un maggiore investimento di tempo, ma significa farlo una sola volta per quella persona e farsi carico della formazione di quella persona non solo per la raccolta delle notifiche ma per qualsiasi altro trattamento elettronico.
Esempi di altre amministrazioni che stanno lavorando sulla stessa linea per quanto riguarda la pratica delle notifiche per comparizione spontanea: