- Notification électronique
Mettre à jour e-NOTUM vers la version 4.0
Du Consortium AOC, nous finalisons les détails d'une nouvelle fonctionnalité d'e-NOTUM qui est le traitement pris en charge dans l'affichage et l'ouverture des notifications électroniques. Nous partageons les détails avec vous au cas où vous souhaiteriez nous envoyer des commentaires et des appréciations à ce sujet via notre portail d'amélioration
Cette fonctionnalité permettra également son utilisation pour pratiquer des notifications par apparition spontanée, avec des traces électroniques de son achèvement. Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux agents publics d'accéder uniquement aux notifications de l'organisme en question (et non à toutes les notifications dont dispose l'intéressé). Cette fonctionnalité permettra aux agents publics qualifiés de consulter et d'ouvrir une notification électronique au nom de la personne concernée, avec son autorisation préalable. De cette manière, nous progresserons dans la transformation numérique de nos organisations sans laisser les citoyens de côté, en luttant contre la fracture numérique et en promouvant une administration inclusive, en garantissant aux citoyens leur droit d'avoir des relations numériques avec l'administration grâce à la possibilité de se rendre en personne à un bureau d’attention aux citoyens (OAC) et collecter une notification électronique.
Qu’est-ce que le traitement assisté ?
En vertu de l'art. 12 et 13 de la loi 39/2015 est le service par lequel un agent public, formé pour s'identifier et signer au nom des personnes intéressées, facilite la relation électronique entre les personnes intéressées et l'administration publique ; dans le cas de notifications électroniques, l'assistance et le support consistent en l'ouverture de la notification au nom de la personne intéressée.
Qu’est-ce que l’apparition spontanée ?
En vertu de l'art. 41 de la loi 39/2015, la notification par comparution spontanée consiste en la pratique de notifications par des moyens non électroniques, dérivées de la présence de l'intéressé ou de son représentant devant une administration publique et, à ce moment-là, demande d'être notifiée ou communiquée.
Qui peut réaliser cette assistance ?
Selon l'art. 12 de la loi 39/2015, seuls les fonctionnaires qualifiés peuvent prêter assistance et signer au nom de l'intéressé. De cette façon, il est nécessaire de s'inscrire à Registre des compétences des officiels aux agents publics qui fournissent des services de ce type.
En ce sens, le personnel des Bureaux d'Assistance à l'Enregistrement sont donc des fonctionnaires qualifiés pour assister les personnes intéressées par l'identification ou la signature électronique et la présentation de demandes correspondant à une procédure.
Quels sont les cas d’utilisation ?
Une personne physique (PF) se présente à un OAC et demande accès à une notification spécifique (procédure suivie et comparution spontanée).
Les cas impliquant une représentation seront abordés ultérieurement, tels que :
- une personne physique représentant une personne physique se présente à un OAC pour accéder à une notification de son représentant (traitement signifié) ou, l'agent public a connaissance de l'existence de cette notification (comparution spontanée).
- une personne physique représentant une personne morale (PJ) se présente à un OAC et l'agent public sait que la PJ a une notification en attente.
En ce sens, les cas de représentation sont donc pendants, attendant que cette représentation soit correctement recueillie dans les preuves.
Pourquoi est-il utile aussi bien aux personnes physiques qu’aux personnes morales ?
Comme nous l'avons vu dans la section précédente, cette nouvelle fonctionnalité peut être appliquée dans les cas suivants :
- Personnes physiques : en cas de comparution spontanée et de traitement pris en charge.
- Personnes morales : en cas de comparution spontanée.
En ce sens, l'article 41 de la loi 39/2015 prévoit la notification par comparution spontanée des intéressés, sans nuance quant à leur nature de PF ou PJ. Il est important de ne pas confondre cela avec le traitement effectué (où il existe effectivement une distinction entre sujets obligés et non obligés).
La comparution spontanée constitue donc une exception à la notification par voie électronique, quelle que soit la personne intéressée.
Comment recueillons-nous l’autorisation ou le consentement ?
L'agent public doit demander à la personne physique de remplir et de signer l'autorisation d'ouverture de la notification, aussi bien en cas de traitement assisté qu'en cas de comparution spontanée et doit l'inscrire dans le registre d'entrée de l'organisme. Une proposition a été élaborée par l'AOC modèle d'autorisation, mais chacun de nous pourra utiliser ceux qu’il juge pertinents.
Comment valider la représentation ?
Dans le cas où le comparant n'est pas destinataire de la notification, cette représentation doit être prouvée. La représentation peut être prouvée par tout moyen juridiquement valable apportant une preuve fiable de son existence (autorisation, procuration, acte constitutif de la société ou statuts).
La validation de la représentation est effectuée en dehors de e-NOTUM, de cette manière, le responsable autorisé peut vérifier l'existence de cette représentation en effectuant la requête dans Représente manuellement, à travers l'accès à cette plateforme et la vérification de la subsistance de la représentation. , ou en examinant la documentation fournie par le témoin.
Cette validation doit être incluse dans l'autorisation signée par la personne comparante.
Au niveau opérationnel, lors de l'accès à e-NOTUM pour consulter la notification, il sera nécessaire d'indiquer le nom et l'identité de la personne comparaissante si l'on souhaite que ces informations apparaissent dans les preuves.
Comment se déroule l’opération ?
L'agent public (titulaire d'un brevet de travailleur ou d'agent public) et ayant la qualité de fonctionnaire qualifié avec capacité d'assistance, doit accéder au portail de citoyenneté e-NOTUM de l'organisme en question.
e-NOTUM, après vérification des informations d'identification, vous permettra d'accéder avec le rôle d'un fonctionnaire autorisé, apportant une assistance à la personne physique qui se présente.
L'agent public doit identifier le NIF/NIE de la personne physique se présentant ou, le NIF/TVA de la personne physique ou morale qu'il représente, et les données de la personne se présentant (dans le cas des représentants) ainsi que l'autorisation d'enregistrement d'entrée. nombre.
En appuyant sur « Accepter », e-NOTUM vérifiera les informations d'identification et l'employé accédera à la boîte aux lettres de notification de la personne filtrée par l'entité et l'employé pourra accéder à la ou aux notifications spécifiques.
De quelles preuves disposons-nous de la procédure ?
Lors de l'accès à la notification, le justificatif sera informé des données de l'agent public autorisé ainsi que de l'enregistrement de l'autorisation ; les coordonnées du destinataire de la notification et de la personne comparaissant (s'il s'agit d'un représentant et non d'un destinataire) seront également incluses. Vous pouvez en cocher un exemple de preuve.
Quels bénéfices cela apporte-t-il à l’administration ?
Cette nouvelle fonctionnalité permettra :
- Service public d'attention aux citoyens
- Traitement assisté et apparition spontanée
- traces électroniques
De quelles autres manières pouvons-nous fournir une assistance aux individus ?
Le traitement assisté n'est qu'un des moyens dont nous disposons pour aider les personnes physiques à accéder au traitement électronique.
Ainsi, la loi 39/2015 du 1er octobre, dans son article 12, prévoit un double niveau d'assistance :
- Assistance générale à l'utilisation des médias électroniques : doit être comprise comme un soutien et une information de la part du personnel officiel. Notamment en ce qui concerne l'identification et la signature électronique, les moyens existants et la forme d'utilisation.
- Assistance spécifique : si l'une des personnes intéressées ne dispose pas des moyens électroniques nécessaires, son identification ou sa signature électronique dans la procédure administrative peut être valablement effectuée par du personnel officiel qualifié, en utilisant le système de signature électronique équipé à cet effet.
En ce sens, une très bonne pratique, au lieu d'autoriser le fonctionnaire à accéder à la notification, opte pour assister le citoyen afin qu'il obtienne l'idCAT mobile (s'il ne l'a pas encore) et sache comment accéder aux notifications. . Cette assistance peut nécessiter un investissement de temps plus élevé, mais cela implique de ne le faire qu'une seule fois pour cette personne et d'assumer la formation de cette personne non seulement pour la collecte des notifications mais pour tout autre traitement électronique.
Exemples d'autres administrations qui travaillent dans la même direction concernant la pratique des notifications par comparution spontanée :