L’Ajuntament de Mont-roig del Camp ha desplegat el servei Representa amb una estratègia eficient i centrada en l’usuari, que n’ha afavorit un ús extensiu i consolidat.
Els tràmits en representació són habituals a l’administració local, especialment per part d’empreses, gestories i persones que actuen en nom d’altres. Sense una eina específica, aquests tràmits generen errors i desconfiança. Ara bé, la implantació d’una eina digital com Representa pot ser complexa o quedar en una activació sense impacte real si no s’acompanya d’una metodologia adequada. Mont-roig del Camp ha superat aquest repte amb una implantació exemplar, que combina comunicació, formació, suport directe i reorganització de processos interns.
Aquesta bona pràctica està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis.
En què consisteix?
L’Ajuntament ha desplegat el servei Representa amb una metodologia adaptada a les seves dimensions i recursos, prioritzant l’eficiència, la claredat informativa i la implicació del personal.
La implantació s’ha basat en tres línies d’actuació:
- Informar i acompanyar la ciutadania: publicació de notícies i continguts al web municipal, inclòs la pàgina de l’OMAC, i visites presencials a gestories, arquitectes i professionals per explicar l’eina i els seus avantatges.
- Preparar i capacitar el personal municipal: informació a tot el personal i càrrecs electes, amb accés habilitat per a la consulta, així com sessions presencials amb les empreses locals.
- Revisar els circuits interns i adaptar-los a l’eina: integració de la validació de la representació als fluxos interns, amb supervisió setmanal i suport proactiu a les persones amb dubtes.
Quins són els beneficis?
- Millora de la seguretat jurídica. L’ús de Representa garanteix que només les persones autoritzades de manera registrada i verificable poden actuar en nom d’altres.
- Estalvi de temps i recursos. La consulta a Representa és immediata i les dades estan actualitzades en temps real.
- Millor experiència d’usuari. La claredat dels canals d’informació i el suport personalitzat generen confiança i satisfacció.
El projecte està en funcionament des d’abril de 2022. Malgrat tenir poc més de 14.000 habitants, Mont-roig del Camp s’ha situat entre els deu ens més actius en l’ús de Representa.
Podeu conèixer els aspectes clau a tenir en compte per implantar aquesta solució a la fitxa Bones pràctiques en la implantació del servei Representa.
