El Ayuntamiento de Mont-roig del Camp ha desplegado el servicio Representa con una estrategia eficiente y centrada en el usuario, que ha favorecido un uso extensivo y consolidado.
Los trámites en representación son habituales en la administración local, especialmente por parte de empresas, gestorías y personas que actúan en nombre de otras. Sin una herramienta específica, estos trámites generan errores y desconfianza. Ahora bien, la implantación de una herramienta digital como Representa puede ser compleja o quedarse en una activación sin impacto real si no se acompaña de una metodología adecuada. Mont-roig del Camp ha superado este reto con una implantación ejemplar, que combina comunicación, formación, soporte directo y reorganización de procesos internos.
Esta buena práctica está documentada en elObservatorio de los DigiCanvis.
¿En qué consiste?
El Ayuntamiento ha desplegado el servicio Representa con una metodología adaptada a sus dimensiones y recursos, priorizando la eficiencia, la claridad informativa y la implicación del personal.
La implantación se ha basado en tres líneas de actuación:
- Informar y acompañar a la ciudadanía: publicación de noticias y contenidos en la web municipal, incluida la página de la OMAC, y visitas presenciales a gestorías, arquitectos y profesionales para explicar la herramienta y sus ventajas.
- Preparar y capacitar al personal municipal: información a todo el personal y cargos electos, con acceso habilitado para la consulta, así como sesiones presenciales con las empresas locales.
- Revisar los circuitos internos y adaptarlos a la herramienta: integración de la validación de la representación a los flujos internos, con supervisión semanal y apoyo proactivo a las personas con dudas.
¿Cuáles son los beneficios?
- Mejora de la seguridad jurídica. El uso de Representa garantiza que sólo las personas autorizadas de forma registrada y verificable pueden actuar en nombre de otros.
- Ahorro de tiempo y recursos. La consulta en Representa es inmediata y los datos están actualizados en tiempo real.
- Mejor experiencia de usuario. La claridad de los canales de información y el soporte personalizado generan confianza y satisfacción.
El proyecto está en funcionamiento desde abril de 2022. A pesar de tener poco más de 14.000 habitantes, Mont-roig del Camp se ha situado entre los diez entes más activos en el uso de Representa.
Puede conocer los aspectos clave a tener en cuenta para implantar esta solución en la ficha Buenas prácticas en la implantación del servicio Representa.
