Guia gestió factures

Aquesta guia té com a objectiu oferir un conjunt de recomanacions pràctiques perquè les administracions locals puguin optimitzar la gestió de les factures electròniques rebudes a través del servei Efact. 

L’adopció d’aquestes directrius per part de l’administració no només garanteix el compliment de la normativa vigent, sinó que també fomenta una relació més transparent i àgil amb els proveïdors. 

La gestió adequada dels estats de les factures constitueix un element clau per assegurar un procés eficient, entenedor i fàcilment traçable, que faciliti el seguiment per part de les empreses i reforci la confiança en el sector públic.

Paral·lelament, la implantació de bones pràctiques internes —com ara la definició de fluxos de treball, la designació de responsables o la formació continuada dels equips de gestió— contribueix a millorar l’eficiència organitzativa i a consolidar una cultura de qualitat en la gestió econòmica i financera municipal.

1. Diagnosi de la situació

L’anàlisi de les dades d’ús del servei eFACT (primer semestre de 2025) posa de manifest diversos punts crítics: l’existència d’ajuntaments (14%)  que no informen dels estats obligatoris en més de la meitat de les factures que gestionen, i d’altres (6%) que continuen rebent-les a través del portal del receptor d’EACAT, la qual cosa limita la gestió dels estats a través de tasques manuals. 

A més, en un conjunt significatiu d’ajuntaments (38%), la informació d’algunes de les seves factures es redueix únicament a l’estat final —ja sigui de pagament o de rebuig— sense oferir cap traçabilitat del recorregut que han seguit. Això es veu agreujat pel fet que no es comuniquen els estats intermedis, com el registre comptable de factures (RCF) o l’ordre de pagament, que són imprescindibles per assegurar transparència i seguiment. 

En conjunt, aquestes mancances evidencien la necessitat de reforçar l’ús adequat del servei Efact i de potenciar-ne l’automatització, per tal de garantir que les factures siguin tramitades de manera més eficient, transparent i traçable.

2. Recomanacions

Davant la situació actual és fonamental que els ens adoptin mesures concretes per convertir la gestió de les factures electròniques en un procés més àgil, transparent i automatitzat. Adoptar aquestes millores no només incrementarà l’eficiència, sinó que també reforçarà la confiança dels proveïdors i la qualitat del servei públic.

• Ens usuaris del portal del receptor d’Eacat que disposin de programari de gestió comptable: cal que realitzin la connexió del programari al servei Efact. Això permet l’automatització tant en la recepció de les factures com en la gestió dels seus estats. D’aquesta manera, s’evita haver de fer accions manuals sobre cada factura —com descarregar-la, modificar-ne l’estat o comprovar si incorpora fitxers adjunts— i es redueix significativament la possibilitat d’errades en el procés.

• Ens usuaris amb integració del seu programari comptable a l’Efact: és necessari revisar que els estats obligatoris s’estan informant correctament a la bústia de lliurament que Efact posa a disposició dels proveïdors de les administracions públiques catalanes. En cas que aquesta informació no s’estigui transmetent, caldrà contactar amb el proveïdor del programari de gestió comptable perquè en verifiqui la configuració, d’acord amb la documentació tècnica d’integració de l’Efact.

Així mateix, hi ha altres revisions recomanables per a garantir una gestió eficient de les factures:

• Actualitzar els codis DIR3 (oficina comptable, unitat tramitadora i òrgan gestor) per assegurar que els proveïdors sempre disposin de la informació correcta.
• Comunicació àgil de rebutjos: si una factura presenta errors de gestió o negoci, cal rebutjar-la amb celeritat i indicar-ne el motiu de forma clara. Assenyalar que el servei Efact realitza una sèrie de validacions tècniques i formals bàsiques (estructura del fitxer, format Facturae, presència de camps obligatoris…), però és responsabilitat del receptor la revisió per a que no hi hagin errors d’identificació administrativa, contractuals o duplicats i incoherències, entre altres.

A banda de les anteriors indicacions, és aconsellable que les administracions públiques adoptin un conjunt de bones pràctiques organitzatives i de gestió que contribueixin a garantir l’eficiència, la transparència i el compliment normatiu en el tractament de les factures electròniques. Aquestes mesures, que van des de la definició clara de rols interns fins a la millora de la comunicació amb els proveïdors i la formació continuada dels equips, permeten consolidar un sistema de facturació més robust i fiable.

• Designar responsables clars per a la recepció i validació de factures dins l’organització.
• Fluxos de treball definits: establir terminis i passos interns per a la revisió, validació i aprovació de factures.
• Transparència i comunicació amb proveïdors: facilitar guies i instruccions clares al portal web de l’ens públic sobre com emitir-li una factura correctament, així com els canals de suport que disposen els proveïdors per a consultes i/o incidències.
• Seguiment i compliment normatiu: cal establir un control estricte dels terminis de pagament per tal de garantir el compliment de la normativa vigent. Per fer-ho possible, resulta molt útil disposar de quadres de comandament i informes periòdics que permetin monitorar el volum de factures rebudes, acceptades i rebutjades, així com els temps de tramitació associats a cadascuna d’aquestes fases. A més, és recomanable dur a terme auditories internes de manera regular per revisar els procediments, identificar possibles ineficiències i assegurar en tot moment la transparència i la correcta aplicació de la normativa.
• Aprenentatge i millora contínua:  és fonamental promoure bones pràctiques de gestió entre els equips de comptabilitat i intervenció, amb protocols interns i formació específica.  Així mateix, cal mantenir-se al dia de les actualitzacions del servei Efact, que sovint incorporen nous estats intermedis i funcionalitats que milloren la visualització i el seguiment de les factures, contribuint a una gestió més transparent, eficient i alineada amb les necessitats dels proveïdors i de l’administració.

3. Assessorament i acompanyament

Per a qualsevol consulta relacionada amb la implantació d’aquestes recomanacions, els ens locals podeu contactar amb la Unitat de Dinamització i Assessorament al Territori del Consorci AOC a través del correu dinamitzacio@aoc.cat, o bé amb el vostre referent comarcal del Consell Comarcal, que us pot oferir assessorament i orientació directa.