Guide de gestion des factures

Ce guide vise à proposer un ensemble de recommandations pratiques afin que les administrations locales puissent optimiser la gestion des factures électroniques reçues via ce service. Efact. 

L’adoption de ces lignes directrices par l’administration garantit non seulement le respect de la réglementation en vigueur, mais favorise également une relation plus transparente et plus agile avec les fournisseurs. 

La gestion adéquate des relevés de factures est un élément clé pour garantir un processus efficace, compréhensible et facilement traçable, qui facilite le suivi par les entreprises et renforce la confiance dans le secteur public.

Parallèlement, la mise en œuvre de bonnes pratiques internes — telles que la définition de flux de travail, la désignation de responsables ou la formation continue des équipes de direction — contribue à améliorer l’efficacité organisationnelle et à consolider une culture de qualité dans la gestion économique et financière municipale.

1. Diagnostic de la situation

Analyse des données d'utilisation du service eFACT (premier semestre 2025) met en évidence plusieurs points critiques : l’existence de municipalités (14 %) qui ne signalent pas les états obligatoires dans plus de la moitié des factures qu’elles gèrent, et d’autres (6 %) qui continuent de les recevoir via le portail du destinataire.EACAT, ce qui limite la gestion des États par des tâches manuelles. 

De plus, dans un nombre important de municipalités (38 %), les informations relatives à certaines factures se limitent à leur statut final – paiement ou rejet – sans aucune traçabilité de leur parcours. Ce problème est aggravé par l'absence de communication des statuts intermédiaires, tels que le registre comptable des factures (RCF) ou l'ordre de paiement, pourtant essentiels pour garantir le suivi des factures. transparència et la surveillance. 

Globalement, ces lacunes soulignent la nécessité de renforcer l'utilisation appropriée du service. Efact et d’améliorer l’automatisation, afin de garantir que les factures soient traitées de manière plus efficace, transparente et traçable.

2. Recommandations

Compte tenu de la situation actuelle, il est essentiel d’adopter des mesures concrètes pour transformer la gestion des factures électroniques en une processus plus agile, transparent et automatisé. L’adoption de ces améliorations permettra non seulement d’accroître l’efficacité, mais renforcera également la confiance des prestataires et la qualité du service public.

• Nous sommes utilisateurs du portail récepteur.Eacat qui disposent d'un logiciel de gestion comptable : ils doivent réaliser les connexion logicielle au service EfactCela permet d'automatiser la réception des factures et la gestion de leur statut. On évite ainsi les interventions manuelles sur chaque facture (téléchargement, modification du statut, vérification des pièces jointes, etc.) et on réduit considérablement les risques d'erreurs.

• Ens les utilisateurs avec l'intégration de leur logiciel comptable dans leEfact: il est nécessaire vérifier que le États obligatoires sont correctement signalés à la boîte aux lettres de livraison. Efact Elle met ces informations à la disposition des fournisseurs des administrations publiques catalanes. En cas de non-transmission de ces informations, il sera nécessaire de contacter le fournisseur du logiciel de gestion comptable afin de vérifier sa configuration, conformément aux dispositions de la loi. documentation technique pour l'intégration deEfact.

De même, il existe d’autres révisions recommandées pour assurer une gestion efficace des factures :

• Mettre à jour les codes DIR3 (bureau comptable, unité de traitement et organisme de gestion) pour garantir que les fournisseurs disposent toujours des informations correctes.
• Communication agile des rejetsSi une facture comporte des erreurs de gestion ou commerciales, elle doit être rejetée immédiatement et le motif clairement indiqué. Il convient de préciser que le service Efact Il effectue une série de validations techniques et formelles de base (structure du fichier, format de la facture, présence des champs obligatoires, etc.), mais il incombe au destinataire de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs et d'incohérences administratives, contractuelles ou d'identification en double, entre autres.

En plus des indications ci-dessus, il est conseillé aux administrations publiques d'adopter un ensemble de bonnes pratiques organisationnelles et de gestion qui contribuent à garantir l'efficacité. transparència et la conformité réglementaire dans le traitement des factures électroniques. Ces mesures, qui vont de la définition claire des rôles internes à l'amélioration de la communication avec les fournisseurs et à la formation continue des équipes, permettent de consolider un système de facturation plus robuste et fiable.

• Désigner des responsabilités claires pour la réception et la validation des factures au sein de l'organisation.
• Flux de travail définis:établir des délais et des étapes internes pour la révision, la validation et l'approbation des factures.
• Transparència et la communication avec les fournisseurs : fournir des guides et des instructions clairs sur le portail Web de l'entité publique sur la manière d'émettre correctement une facture, ainsi que les canaux d'assistance disponibles pour les fournisseurs pour les questions et/ou les incidents.
• Suivi et conformité réglementaire : Il est nécessaire d'instaurer un contrôle strict des conditions de paiement afin de garantir le respect de la réglementation en vigueur. À cette fin, il est très utile de disposer de tableaux de bord et de rapports périodiques permettant de suivre le volume des factures reçues, acceptées et refusées, ainsi que les délais de traitement associés à chacune de ces étapes. De plus, il est conseillé de réaliser régulièrement des audits internes afin de revoir les procédures, d'identifier les éventuelles inefficacités et de garantir en permanence… transparència et la bonne application des règlements.
• Apprentissage et amélioration continus :  Il est essentiel de promouvoir de bonnes pratiques de gestion au sein des équipes comptables et d'intervention, grâce à des protocoles internes et à des formations spécifiques. Il est également essentiel de se tenir informé des dernières évolutions. mises à jour du service Efact, qui intègrent souvent de nouveaux états intermédiaires et fonctionnalités qui améliorent la visualisation et le suivi des factures, contribuant à une gestion plus transparente et efficace, alignée sur les besoins des fournisseurs et de l'administration.

3. Conseils et accompagnement

Pour toute question relative à la mise en œuvre de ces recommandations, les entités locales peuvent contacter le Unité de Dynamisation Territoriale et de Conseil du Consortium AOC par courrier dinamitzacio@aoc.cat, ou avec votre représentant régional du Conseil régional, qui peut vous offrir des conseils et une orientation directe.