Leitfaden zur Rechnungsverwaltung

Ziel dieses Leitfadens ist es, eine Reihe praktischer Empfehlungen anzubieten, damit die lokalen Verwaltungen die Verwaltung der über den Dienst empfangenen elektronischen Rechnungen optimieren können. Efact. 

Die Übernahme dieser Richtlinien durch die Verwaltung garantiert nicht nur die Einhaltung der geltenden Vorschriften, sondern fördert auch eine transparentere und flexiblere Beziehung zu den Lieferanten. 

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Rechnungsauszügen ist ein Schlüsselelement für einen effizienten, verständlichen und leicht nachvollziehbaren Prozess, der die Kontrolle durch Unternehmen erleichtert und das Vertrauen in den öffentlichen Sektor stärkt.

Gleichzeitig trägt die Umsetzung guter interner Praktiken – wie etwa die Definition von Arbeitsabläufen, die Benennung von Führungskräften oder die kontinuierliche Schulung von Führungsteams – zur Verbesserung der organisatorischen Effizienz und zur Festigung einer Qualitätskultur im kommunalen Wirtschafts- und Finanzmanagement bei.

1. Diagnose der Situation

Analyse der Service-Nutzungsdaten eFACT (erstes Halbjahr 2025) hebt mehrere kritische Punkte hervor: die Existenz von Gemeinden (14%), die die obligatorischen Staaten in mehr als der Hälfte der von ihnen verwalteten Rechnungen nicht melden, und andere (6%), die sie weiterhin über das Empfängerportal erhalten.EACAT, was die Verwaltung von Staaten durch manuelle Aufgaben einschränkt. 

Darüber hinaus beschränkt sich in einem erheblichen Teil der Gemeinden (38 %) die Information auf einigen Rechnungen auf den Endstatus – Zahlung oder Ablehnung –, ohne den Bearbeitungsweg nachvollziehbar zu machen. Verschärft wird dies dadurch, dass Zwischenstatus wie das Rechnungsregister oder der Zahlungsauftrag nicht übermittelt werden, die jedoch für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Zustellung unerlässlich sind. transparència und Überwachung. 

Insgesamt verdeutlichen diese Mängel die Notwendigkeit, die sachgemäße Nutzung des Dienstes zu verbessern. Efact und um die Automatisierung zu verbessern, damit Rechnungen effizienter, transparenter und nachvollziehbarer verarbeitet werden können.

2. Empfehlungen

Angesichts der aktuellen Situation ist es unerlässlich, dass wir konkrete Maßnahmen ergreifen, um die Verwaltung elektronischer Rechnungen in eine agilerer, transparenterer und automatisierterer Prozess. Die Einführung dieser Verbesserungen wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Vertrauen der Anbieter und die Qualität der öffentlichen Dienste stärken.

• Wir sind Nutzer des Empfängerportals.Eacat die über eine Buchhaltungssoftware verfügen: Sie müssen die Softwareanbindung beim Gottesdienst EfactDies ermöglicht die Automatisierung sowohl des Rechnungseingangs als auch der Rechnungsverwaltung. Dadurch entfallen manuelle Aktionen für jede einzelne Rechnung – wie das Herunterladen, Ändern des Status oder Prüfen auf Anhänge – und die Fehlerwahrscheinlichkeit im Prozess wird deutlich reduziert.

• Ens Benutzer mit Integration ihrer Buchhaltungssoftware in dieEfact: es ist notwendig überprüfen Sie, ob die obligatorische Zustände werden korrekt an das Zustell-Postfach gemeldet, Efact stellt den Lieferanten der katalanischen öffentlichen Verwaltungen zur Verfügung. Falls diese Informationen nicht übermittelt werden, ist es notwendig, sich an den Lieferanten der Buchhaltungssoftware zu wenden, um deren Konfiguration gemäß den technische Dokumentation für die Integration derEfact.

Darüber hinaus gibt es weitere empfohlene Überarbeitungen, um ein effizientes Rechnungsmanagement zu gewährleisten:

• DIR3-Codes aktualisieren (Buchhaltungsstelle, Verarbeitungseinheit und Verwaltungsorgan), um sicherzustellen, dass die Lieferanten immer über die richtigen Informationen verfügen.
• Agile Kommunikation von AbsagenWenn eine Rechnung Management- oder Geschäftsfehler enthält, muss sie unverzüglich zurückgewiesen werden, und der Grund dafür muss klar angegeben werden. Weisen Sie darauf hin, dass die Dienstleistung Efact Es führt eine Reihe grundlegender technischer und formaler Prüfungen durch (Dateistruktur, Rechnungsformat, Vorhandensein von Pflichtfeldern usw.), es liegt jedoch in der Verantwortung des Empfängers, die Dokumente zu überprüfen, um unter anderem administrative, vertragliche oder doppelte Identifikationsfehler und Inkonsistenzen auszuschließen.

Zusätzlich zu den oben genannten Hinweisen ist es für öffentliche Verwaltungen ratsam, eine Reihe bewährter Organisations- und Managementpraktiken anzuwenden, die zur Gewährleistung der Effizienz beitragen. transparència und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Diese Maßnahmen, die von der klaren Definition interner Rollen über die Verbesserung der Kommunikation mit Lieferanten bis hin zur kontinuierlichen Schulung der Teams reichen, ermöglichen die Konsolidierung eines robusteren und zuverlässigeren Rechnungssystems.

• Klare Verantwortlichkeiten festlegen für den Empfang und die Validierung von Rechnungen innerhalb der Organisation.
• Definierte Arbeitsabläufe: Legen Sie Fristen und interne Schritte für die Überprüfung, Validierung und Genehmigung von Rechnungen fest.
• Transparència und die Kommunikation mit Lieferanten: klare Anleitungen und Anweisungen bereitstellen auf dem Webportal der öffentlichen Stelle Informationen zur korrekten Rechnungsstellung sowie zu den Support-Kanälen, die Lieferanten bei Fragen und/oder Störungen zur Verfügung stehen.
• Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Um die Einhaltung geltender Vorschriften zu gewährleisten, ist eine strikte Kontrolle der Zahlungsbedingungen unerlässlich. Hierfür sind Dashboards und regelmäßige Berichte sehr hilfreich, die die Überwachung des Volumens eingehender, akzeptierter und abgelehnter Rechnungen sowie der jeweiligen Bearbeitungszeiten ermöglichen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, regelmäßig interne Audits durchzuführen, um Abläufe zu überprüfen, mögliche Ineffizienzen aufzudecken und jederzeit die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. transparència und die korrekte Anwendung der Vorschriften.
• Kontinuierliches Lernen und Verbessern:  Es ist wichtig, gute Managementpraktiken in den Buchhaltungs- und Interventionsteams durch interne Protokolle und spezifische Schulungen zu fördern. Es ist auch notwendig, über die neuesten Service-Updates Efact, die häufig neue Zwischenzustände und Funktionen beinhalten, die die Visualisierung und Überwachung von Rechnungen verbessern und so zu einem transparenteren, effizienteren Management beitragen, das auf die Bedürfnisse der Lieferanten und der Verwaltung abgestimmt ist.

3. Beratung und Unterstützung

Bei Fragen zur Umsetzung dieser Empfehlungen können sich lokale Stellen an die AOC-Konsortium – Einheit für territoriale Dynamisierung und Beratung per Post dinamitzacio@aoc.catoder mit Ihrem regionaler Vertreter des Regionalrates, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.