Guia de gerenciamento de faturas

Este guia tem como objetivo oferecer um conjunto de recomendações práticas para que as administrações locais possam otimizar a gestão das faturas eletrônicas recebidas por meio do serviço. Efact. 

A adoção dessas diretrizes pela administração não só garante o cumprimento das normas vigentes, como também promove um relacionamento mais transparente e ágil com os fornecedores. 

A gestão adequada dos extratos de faturas é um elemento fundamental para garantir um processo eficiente, compreensível e facilmente rastreável, o que facilita o monitoramento pelas empresas e reforça a confiança no setor público.

Ao mesmo tempo, a implementação de boas práticas internas —como a definição de fluxos de trabalho, a designação de gestores ou a formação contínua das equipas de gestão— contribui para melhorar a eficiência organizacional e consolidar uma cultura de qualidade na gestão económica e financeira municipal.

1. Diagnóstico da situação

Análise dos dados de utilização do serviço eFACT (primeiro semestre de 2025) destaca vários pontos críticos: a existência de municípios (14%) que não informam os estados obrigatórios em mais da metade das faturas que gerenciam, e outros (6%) que continuam a recebê-las através do portal do destinatário.EACAT, o que limita a gestão de estados através de tarefas manuais. 

Além disso, em um grupo significativo de municípios (38%), as informações em algumas de suas faturas se resumem apenas ao status final — pagamento ou rejeição — sem oferecer qualquer rastreabilidade do percurso que seguiram. Isso é agravado pelo fato de que os status intermediários não são comunicados, como o registro contábil de faturas (RCF) ou a ordem de pagamento, que são essenciais para garantir a correta contabilização das faturas. transparència e monitoramento. 

De modo geral, essas deficiências destacam a necessidade de fortalecer o uso adequado do serviço. Efact e para melhorar a automação, a fim de garantir que as faturas sejam processadas de forma mais eficiente, transparente e rastreável.

2. Recomendações

Dada a situação actual, é essencial adoptarmos medidas concretas para converter a gestão das facturas electrónicas numa processo mais ágil, transparente e automatizado. A adoção dessas melhorias não só aumentará a eficiência, mas também fortalecerá a confiança dos provedores e a qualidade do serviço público.

• Somos usuários do portal do destinatário.Eacat que possuem software de gestão contábil: precisam realizar a conexão de software ao serviço EfactIsso permite a automatização tanto do recebimento de faturas quanto da gestão dos seus status. Dessa forma, evita-se a necessidade de ações manuais em cada fatura — como baixá-la, modificar seu status ou verificar se há arquivos anexados — e reduz-se significativamente a possibilidade de erros no processo.

• Ens usuários com integração de seu software de contabilidade noEfact: é necessário verifique se o estados obrigatórios estão sendo corretamente relatadas para a caixa de correio de entrega que Efact disponibiliza aos fornecedores das administrações públicas catalãs. Caso esta informação não esteja a ser transmitida, será necessário contactar o fornecedor do software de gestão contabilística para verificar a sua configuração, de acordo com o disposto no presente regulamento. documentação técnica para integração doEfact.

Da mesma forma, existem outras revisões recomendadas para garantir uma gestão eficiente das faturas:

• Atualizar códigos DIR3 (escritório de contabilidade, unidade de processamento e órgão de gestão) para garantir que os fornecedores tenham sempre as informações corretas.
• Comunicação ágil de rejeiçõesSe uma fatura contiver erros de gestão ou comerciais, deve ser rejeitada imediatamente e o motivo deve ser claramente indicado. Saliente que o serviço Efact O sistema realiza uma série de validações técnicas e formais básicas (estrutura do arquivo, formato da fatura, presença de campos obrigatórios, etc.), mas é responsabilidade do destinatário revisar o documento para garantir que não haja erros e inconsistências administrativas, contratuais ou de identificação duplicada, entre outros.

Além das indicações acima, é aconselhável que as administrações públicas adotem um conjunto de boas práticas de organização e gestão que contribuam para garantir a eficiência. transparència e conformidade regulamentar no processamento de faturas eletrônicas. Essas medidas, que vão desde a definição clara de funções internas até a melhoria da comunicação com fornecedores e o treinamento contínuo das equipes, permitem a consolidação de um sistema de faturamento mais robusto e confiável.

• Designar responsabilidades claras para a recepção e validação de faturas dentro da organização.
• Fluxos de trabalho definidos: estabelecer prazos e etapas internas para revisão, validação e aprovação de notas fiscais.
• Transparència e comunicação com fornecedores: fornecer guias e instruções claras no portal da entidade pública sobre como emitir uma nota fiscal corretamente, bem como os canais de suporte disponíveis aos fornecedores para dúvidas e/ou ocorrências.
• Monitoramento e conformidade regulatória: É necessário estabelecer um controle rigoroso sobre os prazos de pagamento para garantir a conformidade com as normas vigentes. Para isso, é muito útil dispor de painéis de controle e relatórios periódicos que permitam monitorar o volume de faturas recebidas, aceitas e rejeitadas, bem como os tempos de processamento associados a cada uma dessas fases. Além disso, é recomendável realizar auditorias internas regularmente para revisar os procedimentos, identificar possíveis ineficiências e garantir, em todos os momentos, a conformidade com as normas. transparència e a correta aplicação dos regulamentos.
• Aprendizagem e melhoria contínuas:  É fundamental promover boas práticas de gestão entre as equipes de contabilidade e intervenção, com protocolos internos e treinamentos específicos. É também necessário manter-se atualizado com as últimas novidades atualizações de serviço Efact, que frequentemente incorporam novos estados intermediários e funcionalidades que melhoram a visualização e o acompanhamento das notas fiscais, contribuindo para uma gestão mais transparente, eficiente e alinhada às necessidades dos fornecedores e da administração.

3. Aconselhamento e apoio

Para quaisquer dúvidas relacionadas com a implementação destas recomendações, as entidades locais podem contactar o Unidade de Dinamização Territorial e Aconselhamento do Consórcio AOC pelo correio dinamitzacio@aoc.cat, ou com seu representante regional do Conselho Regional, que pode lhe oferecer conselhos e orientação direta.