Handleiding voor factuurbeheer

Deze handleiding biedt een aantal praktische aanbevelingen waarmee lokale overheden het beheer van elektronische facturen die via de dienst worden ontvangen, kunnen optimaliseren. Efact. 

Door deze richtlijnen door de overheid te implementeren, wordt niet alleen de naleving van de huidige regelgeving gewaarborgd, maar wordt ook een transparantere en flexibelere relatie met leveranciers bevorderd. 

Een goed beheer van factuuroverzichten is essentieel voor een efficiënt, begrijpelijk en gemakkelijk traceerbaar proces. Dit vergemakkelijkt de controle door bedrijven en versterkt het vertrouwen in de publieke sector.

Tegelijkertijd draagt ​​de implementatie van goede interne praktijken, zoals het definiëren van werkstromen, het aanwijzen van managers of de voortdurende opleiding van managementteams, bij aan het verbeteren van de organisatorische efficiëntie en het consolideren van een kwaliteitscultuur in het economisch en financieel beheer van de gemeente.

1. Diagnose van de situatie

Analyse van gegevens over servicegebruik eFACT (eerste helft van 2025) benadrukt een aantal kritieke punten: het bestaan ​​van gemeenten (14%) die de verplichte staten niet rapporteren in meer dan de helft van de facturen die ze verwerken, en andere (6%) die deze blijven ontvangen via het portaal voor ontvangers.EACAT, wat het beheer van staten door middel van handmatige taken beperkt. 

Bovendien wordt in een aanzienlijk deel van de gemeenten (38%) de informatie op sommige facturen beperkt tot de eindstatus – betaling of afwijzing – zonder dat de gevolgde route traceerbaar is. Dit wordt verergerd door het feit dat tussenliggende statussen, zoals het factuurregister (RCF) of de betalingsopdracht, niet worden gecommuniceerd. Deze zijn essentieel voor de waarborging van de correcte afhandeling van de betaling. transparència en monitoring. 

Al met al benadrukken deze tekortkomingen de noodzaak om het juiste gebruik van de dienst te versterken. Efact en om de automatisering te verbeteren, zodat facturen efficiënter, transparanter en traceerbaarder worden verwerkt.

2. Aanbevelingen

Gezien de huidige situatie is het essentieel dat we concrete maatregelen nemen om het beheer van elektronische facturen om te zetten in een flexibeler, transparanter en geautomatiseerd proces. Door deze verbeteringen door te voeren, wordt niet alleen de efficiëntie vergroot, maar worden ook het vertrouwen van de aanbieders en de kwaliteit van de publieke dienstverlening versterkt.

• Wij maken gebruik van het ontvangersportaal.Eacat die over boekhoudsoftware beschikken: zij moeten de boekhouding uitvoeren softwareverbinding bij de dienst EfactDit maakt automatisering mogelijk, zowel bij de ontvangst van facturen als bij het beheer van hun status. Hierdoor hoeven handmatige handelingen per factuur niet meer te worden uitgevoerd – zoals het downloaden, wijzigen van de status of controleren of er bijlagen bij zitten – en wordt de kans op fouten in het proces aanzienlijk verkleind.

• Ens gebruikers met integratie van hun boekhoudsoftware in deEfact: het is noodzakelijk controleer of de verplichte staten worden correct gerapporteerd aan de bezorgmailbox die Efact beschikbaar wordt gesteld aan leveranciers van de Catalaanse overheidsdiensten. Indien deze informatie niet wordt doorgegeven, dient contact te worden opgenomen met de leverancier van de boekhoudsoftware om de configuratie ervan te verifiëren, conform de technische documentatie voor de integratie van deEfact.

Er zijn ook andere aanbevolen revisies om efficiënt factuurbeheer te garanderen:

• DIR3-codes bijwerken (boekhoudkantoor, verwerkingseenheid en bestuursorgaan) om ervoor te zorgen dat leveranciers altijd over de juiste informatie beschikken.
• Agile communicatie bij afwijzingenAls een factuur management- of bedrijfsfouten bevat, moet deze onmiddellijk worden afgewezen en moet de reden duidelijk worden vermeld. Wijs erop dat de service Efact Het voert een reeks basiscontroles uit op technisch en formeel gebied (bestandsstructuur, factuurformaat, aanwezigheid van verplichte velden, enz.), maar het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger om te controleren of er geen administratieve, contractuele of dubbele identificatiefouten en inconsistenties zijn.

Naast de bovengenoemde aanwijzingen is het raadzaam voor overheidsinstanties om een ​​reeks goede organisatorische en managementpraktijken te hanteren die bijdragen aan het waarborgen van efficiëntie. transparència en het voldoen aan de wettelijke voorschriften bij de verwerking van elektronische facturen. Deze maatregelen, variërend van een duidelijke omschrijving van interne rollen tot verbeterde communicatie met leveranciers en continue training van teams, maken de consolidatie van een robuuster en betrouwbaarder facturatiesysteem mogelijk.

• Wijs duidelijke verantwoordelijkheden aan voor de ontvangst en validatie van facturen binnen de organisatie.
• Gedefinieerde workflows: deadlines en interne stappen vaststellen voor het beoordelen, valideren en goedkeuren van facturen.
• Transparència en de communicatie met leveranciers: duidelijke handleidingen en instructies geven op het webportaal van de overheidsinstantie hoe u op de juiste manier een factuur opstelt en welke ondersteuningskanalen leveranciers kunnen gebruiken bij vragen en/of incidenten.
• Regelgevingstoezicht en naleving: Het is noodzakelijk om strikte controle uit te oefenen op de betalingsvoorwaarden om te garanderen dat aan de huidige regelgeving wordt voldaan. Hiervoor zijn dashboards en periodieke rapporten zeer nuttig. Deze rapporten maken het mogelijk om het volume van ontvangen, geaccepteerde en afgewezen facturen te monitoren, evenals de verwerkingstijden die bij elk van deze fasen horen. Daarnaast is het raadzaam om regelmatig interne audits uit te voeren om procedures te evalueren, mogelijke inefficiënties op te sporen en te allen tijde te waarborgen dat de processen correct verlopen. transparència en de correcte toepassing van de regelgeving.
• Continue ontwikkeling en verbetering:  Het is essentieel om goede managementpraktijken te bevorderen binnen de boekhoud- en interventieteams, met interne protocollen en specifieke trainingen. Het is ook noodzakelijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. service-updates Efact, die vaak nieuwe tussentoestanden en functionaliteiten bevatten die de visualisatie en controle van facturen verbeteren en zo bijdragen aan een transparanter en efficiënter beheer dat is afgestemd op de behoeften van leveranciers en de administratie.

3. Advies en ondersteuning

Voor vragen over de implementatie van deze aanbevelingen kunnen lokale instanties contact opnemen met de Territoriale Dynamisering en Advieseenheid van het AOC Consortium via de post dinamitzacio@aoc.cat, of met uw regionale vertegenwoordiger van de Regionale Raad, die u advies en directe begeleiding kan bieden.