Guida alla gestione delle fatture

La presente guida si propone di offrire una serie di raccomandazioni pratiche affinché le amministrazioni locali possano ottimizzare la gestione delle fatture elettroniche ricevute tramite il servizio. Efact. 

L'adozione di queste linee guida da parte dell'amministrazione non solo garantisce il rispetto delle normative vigenti, ma favorisce anche un rapporto più trasparente e agile con i fornitori. 

La corretta gestione delle fatture è un elemento fondamentale per garantire un processo efficiente, comprensibile e facilmente tracciabile, che facilita il monitoraggio da parte delle aziende e rafforza la fiducia nel settore pubblico.

Allo stesso tempo, l'implementazione di buone pratiche interne, come la definizione dei flussi di lavoro, la designazione dei responsabili o la formazione continua dei team di gestione, contribuisce a migliorare l'efficienza organizzativa e a consolidare una cultura della qualità nella gestione economica e finanziaria comunale.

1. Diagnosi della situazione

Analisi dei dati di utilizzo del servizio eFACT (primo semestre 2025) evidenzia diverse criticità: l'esistenza di comuni (14%) che non segnalano gli stati obbligatori in più della metà delle fatture che gestiscono, e altri (6%) che continuano a riceverle tramite il portale dei destinatari.EACAT, che limita la gestione degli stati tramite attività manuali. 

Inoltre, in un gruppo significativo di comuni (38%), le informazioni su alcune fatture sono ridotte al solo stato finale – pagamento o rifiuto – senza offrire alcuna tracciabilità del percorso seguito. Ciò è aggravato dal fatto che non vengono comunicati stati intermedi, come il registro contabile delle fatture (RCF) o l'ordine di pagamento, essenziali per garantire transparència e monitoraggio. 

Nel complesso, queste carenze evidenziano la necessità di rafforzare l'uso appropriato del servizio. Efact e potenziare l'automazione, per garantire che le fatture vengano elaborate in modo più efficiente, trasparente e tracciabile.

2. Raccomandazioni

Data la situazione attuale, è fondamentale adottare misure concrete per convertire la gestione delle fatture elettroniche in un processo più agile, trasparente e automatizzato. L'adozione di questi miglioramenti non solo aumenterà l'efficienza, ma rafforzerà anche la fiducia dei fornitori e la qualità del servizio pubblico.

• Siamo utenti del portale del destinatario.Eacat che hanno un software di gestione contabile: hanno bisogno di effettuare la connessione software al servizio EfactCiò consente l'automazione sia nella ricezione delle fatture che nella gestione del loro stato. Ciò evita di dover eseguire azioni manuali su ogni fattura, come scaricarla, modificarne lo stato o verificare se include file allegati, e riduce significativamente la possibilità di errori nel processo.

• Ens utenti con l'integrazione del loro software di contabilità nelEfact: è necessario controllare che il stati obbligatori vengono correttamente segnalati alla casella di posta di consegna che Efact mette a disposizione dei fornitori delle pubbliche amministrazioni catalane. Nel caso in cui tali informazioni non vengano trasmesse, sarà necessario contattare il fornitore del software di gestione contabile per verificarne la configurazione, in conformità con documentazione tecnica per l'integrazione delEfact.

Allo stesso modo, sono consigliate altre revisioni per garantire una gestione efficiente delle fatture:

• Aggiorna i codici DIR3 (ufficio contabilità, unità di elaborazione e organo di gestione) per garantire che i fornitori dispongano sempre delle informazioni corrette.
• Comunicazione agile dei rifiuti: se una fattura presenta errori gestionali o commerciali, deve essere respinta tempestivamente e il motivo deve essere chiaramente indicato. Sottolineare che il servizio Efact Esegue una serie di convalide tecniche e formali di base (struttura del file, formato della fattura, presenza di campi obbligatori, ecc.), ma è responsabilità del destinatario verificarlo affinché non vi siano errori e incongruenze di natura amministrativa, contrattuale o di identificazione duplicata, tra gli altri.

Oltre alle indicazioni sopra riportate, è opportuno che le pubbliche amministrazioni adottino un insieme di buone pratiche organizzative e gestionali che contribuiscano a garantire efficienza, transparència e la conformità normativa nell'elaborazione delle fatture elettroniche. Queste misure, che vanno dalla chiara definizione dei ruoli interni al miglioramento della comunicazione con i fornitori e alla formazione continua dei team, consentono il consolidamento di un sistema di fatturazione più robusto e affidabile.

• Designare responsabilità chiare per la ricezione e la convalida delle fatture all'interno dell'organizzazione.
• Flussi di lavoro definiti: stabilire scadenze e passaggi interni per la revisione, la convalida e l'approvazione delle fatture.
• Transparència e comunicazione con i fornitori: fornire guide e istruzioni chiare sul portale web dell'ente pubblico su come emettere correttamente una fattura, nonché sui canali di supporto a disposizione dei fornitori per domande e/o problemi.
• Monitoraggio e conformità normativa: È necessario stabilire un rigoroso controllo sui termini di pagamento per garantire il rispetto delle normative vigenti. A tal fine, è molto utile disporre di dashboard e report periodici che consentano di monitorare il volume delle fatture ricevute, accettate e rifiutate, nonché i tempi di elaborazione associati a ciascuna di queste fasi. Inoltre, è consigliabile effettuare audit interni periodici per rivedere le procedure, individuare possibili inefficienze e garantire in ogni momento il corretto funzionamento del sistema. transparència e la corretta applicazione delle normative.
• Apprendimento e miglioramento continui:  È fondamentale promuovere buone pratiche di gestione tra i team di contabilità e di intervento, con protocolli interni e formazione specifica. È inoltre necessario rimanere aggiornati sulle ultime novità. aggiornamenti del servizio Efact, che spesso incorporano nuovi stati intermedi e funzionalità che migliorano la visualizzazione e il monitoraggio delle fatture, contribuendo a una gestione più trasparente, efficiente e allineata alle esigenze dei fornitori e dell'amministrazione.

3. Consulenza e supporto

Per qualsiasi domanda relativa all'attuazione di queste raccomandazioni, gli enti locali possono contattare l' Unità di dinamizzazione e consulenza territoriale del Consorzio AOC tramite posta dinamizzacio@aoc.cat, o con il tuo rappresentante regionale del Consiglio Regionale, che può offrirti consigli e guida diretta.