发票管理指南 - AOC 联盟

管理电子发票的建议

圭亚那

本指南旨在提供一系列实用建议，以便地方政府能够优化通过该服务收到的电子发票的管理。 Efact.

政府采用这些指导方针不仅保证遵守现行法规，而且还促进与供应商建立更加透明和灵活的关系。

发票报表的适当管理是确保流程高效、易懂和易于追踪的关键因素，这有助于公司监控并增强对公共部门的信任。

同时，实施良好的内部实践——例如工作流程的定义、管理人员的指定或管理团队的持续培训——有助于提高组织效率并巩固市政经济和金融管理的质量文化。

服务使用数据分析 eFACT （2025 年上半年）报告突出了几个关键点：有 14% 的市政当局在其管理的超过一半的发票中没有报告强制性州信息，而其他一些市政当局（6%）则继续通过接收方门户网站接收这些信息。EACAT这限制了通过人工操作来管理状态。

此外，在相当一部分市政当局（38%）中，部分发票的信息仅包含最终状态——付款或拒付——而没有提供任何关于发票处理路径的可追溯性。更糟糕的是，中间状态信息，例如发票会计登记簿（RCF）或付款单，都没有被传达，而这些信息对于确保发票的完整性至关重要。 transparència 并进行监控。

总的来说，这些不足之处凸显了加强合理使用该服务的必要性。 Efact 为了提高自动化程度，以确保发票处理更加高效、透明和可追溯。

鉴于当前形势，我们必须采取具体措施，将电子发票管理转变为 更加灵活、透明和自动化的过程。 采取这些改进措施不仅会提高效率，还会增强供应商的信任和公共服务的质量。

我们是接收方门户的用户。Eacat 拥有会计管理软件的人：他们需要执行软件连接在服务中 Efact这样一来，发票接收和状态管理都实现了自动化。这避免了对每张发票执行手动操作（例如下载、修改状态或检查是否包含附件），并显著降低了流程中出错的可能性。

ENS 用户可将他们的会计软件集成到Efact：有必要检查 强制状态 已正确报告至投递邮箱 Efact 提供给加泰罗尼亚公共行政部门的供应商。如果未传输此信息，则需要联系会计管理软件供应商，以验证其配置，并遵守集成技术文档Efact.

同样，还有其他建议的修订以确保高效的发票管理：

更新 DIR3 代码 （会计办公室、处理单位和管理机构）以确保供应商始终拥有正确的信息。
敏捷地沟通拒绝如果发票存在管理或业务错误，必须立即拒收，并明确说明原因。指出该服务存在问题。 Efact 它会执行一系列基本的技术和形式验证（文件结构、发票格式、必填字段的存在等），但接收方有责任进行审核，以确保不存在行政、合同或重复识别错误和不一致等问题。

除了上述指示外，建议公共行政部门采取一系列良好的组织和管理措施，以保证效率。 transparència 以及在电子发票处理方面遵守监管规定。这些措施涵盖了从明确内部角色到改善与供应商的沟通以及对团队进行持续培训等各个方面，有助于建立一个更强大、更可靠的发票系统。

明确职责 用于组织内部发票的接收和验证。
定义的工作流程：制定发票审查、验证和批准的期限和内部步骤。
Transparència 与供应商的沟通： 提供清晰的指南和说明在公共实体的门户网站上了解如何正确开具发票，以及供应商在遇到疑问和/或事件时可用的支持渠道。
监管监控与合规： 为确保符合现行法规，必须对付款条款进行严格控制。为此，建立仪表盘和定期报告非常有用，这些工具可以监控已接收、已接受和已拒绝的发票数量，以及每个阶段的处理时间。此外，建议定期开展内部审计，审查流程，识别潜在的低效环节，并始终确保…… transparència 以及正确应用相关法规。
持续学习和改进： 必须在会计和干预团队中推广良好的管理实践，制定内部规程并进行专门培训。此外，还必须及时了解最新的服务更新 Efact，它通常包含新的中间状态和功能，以改善发票的可视化和监控，从而有助于实现更透明、更高效的管理，满足供应商和管理层的需求。

对于与这些建议实施相关的任何疑问，地方实体可以联系 AOC联盟区域活力与咨询单位 通过邮件 dinamitzacio@aoc.cat或使用你的 区域理事会区域代表，他们可以为您提供建议和直接指导。