Guía gestión facturas

Esta guía tiene como objetivo ofrecer un conjunto de recomendaciones prácticas para que las administraciones locales puedan optimizar la gestión de las facturas electrónicas recibidas a través del servicio Efact. 

La adopción de estas directrices por parte de la administración no sólo garantiza el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también fomenta una relación más transparente y ágil con sus proveedores. 

La adecuada gestión de los estados de las facturas constituye un elemento clave para asegurar un proceso eficiente, comprensible y fácilmente trazable, que facilite el seguimiento por parte de las empresas y refuerce la confianza en el sector público.

Paralelamente, la implantación de buenas prácticas internas -como la definición de flujos de trabajo, la designación de responsables o la formación continuada de los equipos de gestión- contribuye a mejorar la eficiencia organizativa ya consolidar una cultura de calidad en la gestión económica y financiera municipal.

1. Diagnóstico de la situación

El análisis de los datos de uso del servicio eFACT (primer semestre de 2025) pone de manifiesto varios puntos críticos: la existencia de ayuntamientos (14%) que no informan de los estados obligatorios en más de la mitad de las facturas que gestionan, y otros (6%) que siguen recibiéndolas a través del portal del receptor deEACAT, lo que limita la gestión de los estados a través de tareas manuales. 

Además, en un conjunto significativo de ayuntamientos (38%), la información de algunas de sus facturas se reduce únicamente al estado final —ya sea de pago o de rechazo— sin ofrecer trazabilidad alguna del recorrido que han seguido. Esto se ve agravado por el hecho de que no se comunican los estados intermedios, como el registro contable de facturas (RCF) o el orden de pago, que son imprescindibles para asegurar transparència y seguimiento. 

En conjunto, estas carencias evidencian la necesidad de reforzar el uso adecuado del servicio Efact y de potenciar su automatización, a fin de garantizar que las facturas sean tramitadas de manera más eficiente, transparente y trazable.

2. Recomendaciones

Ante la situación actual es fundamental que les adopten medidas concretas para convertir la gestión de las facturas electrónicas en un proceso más ágil, transparente y automatizado. Adoptar estas mejoras no sólo incrementará la eficiencia, sino que también reforzará la confianza de los proveedores y la calidad del servicio público.

• Nos usuarios del portal del receptor deEacat que dispongan de software de gestión contable: deben realizar la conexión del software al servicio Efact. Esto permite la automatización tanto en la recepción de facturas como en la gestión de sus estados. De esta forma, se evita tener que realizar acciones manuales sobre cada factura —como descargarla, modificar su estado o comprobar si incorpora ficheros adjuntos— y se reduce significativamente la posibilidad de errores en el proceso.

• Etc usuarios con integración de su software contable en elEfact: es necesario revisar que los estados obligatorios se están informando correctamente en el buzón de entrega que Efact pone a disposición de los proveedores de las administraciones públicas catalanas. En caso de que esta información no se esté transmitiendo, deberá contactar con el proveedor del software de gestión contable para que verifique su configuración, de acuerdo con la documentación técnica de integración delEfact.

Asimismo, existen otras revisiones recomendables para garantizar una gestión eficiente de las facturas:

• Actualizar los códigos DIR3 (oficina contable, unidad tramitadora y órgano gestor) para asegurar que los proveedores dispongan siempre de la información correcta.
• Comunicación ágil de desechos: si una factura presenta errores de gestión o negocio, es necesario rechazarla con celeridad e indicar el motivo de forma clara. Señalar que el servicio Efact realiza una serie de validaciones técnicas y formales básicas (estructura del archivo, formato Facturae, presencia de campos obligatorios…), pero es responsabilidad del receptor la revisión para que no haya errores de identificación administrativa, contractuales o duplicados e incoherencias, entre otros.

Aparte de las anteriores indicaciones, es aconsejable que las administraciones públicas adopten un conjunto de buenas prácticas organizativas y de gestión que contribuyan a garantizar la eficiencia, la transparència y el cumplimiento normativo en el tratamiento de las facturas electrónicas. Estas medidas, que van desde la definición clara de roles internos hasta la mejora de la comunicación con los proveedores y la formación continua de los equipos, permiten consolidar un sistema de facturación más robusto y fiable.

• Designar responsables claros para la recepción y validación de facturas en la organización.
• Flujos de trabajo definidos: establecer plazos y pasos internos para la revisión, validación y aprobación de facturas.
• Transparència y comunicación con proveedores: facilitar guías e instrucciones claras en el portal web del ente público sobre cómo emitirle una factura correctamente, así como los canales de soporte que disponen los proveedores para consultas y/o incidencias.
• Seguimiento y cumplimiento normativo: es necesario establecer un control estricto de los plazos de pago para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Para ello, resulta muy útil disponer de cuadros de mando e informes periódicos que permitan monitorizar el volumen de facturas recibidas, aceptadas y rechazadas, así como los tiempos de tramitación asociados a cada una de estas fases. Además, es recomendable llevar a cabo auditorías internas de forma regular para revisar los procedimientos, identificar posibles ineficiencias y asegurar en todo momento la transparència y la correcta aplicación de la normativa.
• Aprendizaje y mejora continua:  es fundamental promover buenas prácticas de gestión entre equipos de contabilidad e intervención, con protocolos internos y formación específica. Asimismo, es necesario mantenerse al día de las actualizaciones del servicio Efact, que con frecuencia incorporan nuevos estados intermedios y funcionalidades que mejoran la visualización y el seguimiento de las facturas, contribuyendo a una gestión más transparente, eficiente y alineada con las necesidades de los proveedores y de la administración.

3. Asesoramiento y acompañamiento

Para cualquier consulta relacionada con la implantación de estas recomendaciones, los entes locales pueden contactar con la Unidad de Dinamización y Asesoramiento en el Territorio del Consorci AOC a través del correo dinamitzacio@aoc.cat, o bien con el suyo referente comarcal del Consejo Comarcal, que le puede ofrecer asesoramiento y orientación directa.