Dans un contexte de plus en plus numérique et avec un modèle de travail hybride pleinement consolidé, l’AOC poursuit sa transformation interne et se positionne à l’avant-garde de la transformation numérique de l’administration publique. L’objectif est clair : construire un mode de travail plus efficace et structuré, tout en restant agile, collaboratif, ouvert et sécurisé.
Dans ce cadre, les éléments suivants ont été développés et mis en œuvre : Modèle Address 2.0, que nous publions désormais sous forme de fiche d'innovation dans le but de le documenter, de le partager ouvertement et de faciliter la capacité d'autres administrations à l'adapter à leurs propres contextes.
Il ne s'agit pas seulement d'adopter de nouveaux outils, mais de transformer la culture du travail : un document unique et une version unique, accessibles de partout et modifiables en temps réel ; des espaces communs pour discuter, se réunir, suivre et décider ; et des critères partagés qui donnent cohérence, sécurité et sens à tout ce que nous faisons.
De l'adresse 1.0 à l'adresse 2.0
Endreça 2.0 est l'évolution du projet Endreça 1.0, conçu pour organiser l'information et soutenir le travail numérique suite à la mise en place du télétravail. Avec le déploiement massif du travail à distance pendant la pandémie et la définition subséquente du Le modèle de travail hybride et flexible d'AOCLa nécessité d'aller plus loin et de définir un modèle complet qui structurerait le travail collaboratif au quotidien est devenue évidente.
En pratique, une série de problèmes courants de gestion de l'information se sont répétés au sein d'une organisation numérique dotée d'un modèle de travail hybride : difficulté à identifier et à trouver rapidement des informations fiables ; documents dupliqués et multiples versions d'un même fichier, sans savoir laquelle était la version définitive ; faible traçabilité des modifications, avec peu de clarté sur les personnes ayant modifié quoi et quand ; difficultés à partager des documents avec des acteurs externes de manière agile et sécurisée ; nomenclatures hétérogènes rendant la recherche difficile ; critères de travail différents entre les équipes, générant des incohérences ; et informations dispersées entre les courriels, les ordinateurs locaux et les serveurs de fichiers.
Endreça 2.0 a été créé précisément pour transformer ces points faibles en atouts.
Les piliers qui le rendent possible
Le modèle repose sur un écosystème numérique cohérent :
- un intranet d'entreprise comme point d'accès unique aux ressources, aux liens et aux connaissances partagées ;
- documents dans le cloud (SharePoint et OneDrive) comme seule source de travail ;
- Teams comme principal espace de communication et de collaboration, ce qui distingue les équipes stables des simples groupes de discussion afin d'éviter la prolifération inutile d'espaces ;
- collaboration en temps réel: nous ne partageons pas de documents, nous partageons des liens vers des documents dans le cloud ;
- JIRA pour la gestion et le suivi des projets et des tâches, avec une traçabilité complète : tout le travail est enregistré ;
- critères communs d'utilisation et de gouvernance garantir la cohérence au sein de l’organisation et donner du sens au travail ;
- les ordres du jour ouverts comme levier de coordination entre les équipes ;
- et, plus récemment, l'intégration progressive de l'intelligence artificielle rationaliser les tâches et faciliter le travail quotidien.
Des résultats qui parlent d'eux-mêmes
L'impact de la mise en œuvre d'Endreça 2.0 est évident et mesurable. L'utilisation de pièces jointes a été drastiquement réduite, la quasi-totalité de la documentation est désormais hébergée dans le cloud, la gestion de projet est structurée et la coordination s'effectue via des espaces de travail partagés. Mais le résultat le plus précieux est peut-être immatériel : une méthode de travail que les équipes apprécient et se sont appropriée.
Avec ce nouveau modèle, nous avons atteint, dans une large mesure, les objectifs que nous nous étions fixés :
- Plus d'efficacité : Moins de temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée et moins de duplication. L'information est trouvée, non recherchée. L'énergie des équipes est concentrée sur ce qui apporte une réelle valeur ajoutée.
- Meilleure coordination : Les équipes travaillent de manière collaborative, avec une traçabilité et une visibilité complètes des actions de chacun. Le travail n'est plus une somme de compartiments étanches, mais un effort collectif.
- Mois transparència: Les ordres du jour ouverts et les conversations contextualisées remplacent les courriels fermés et les pièces jointes perdues. Chacun sait où trouver ce dont il a besoin.
- Plus de sécurité et de gouvernance : Les informations centralisées dans le cloud, avec des autorisations claires et un contrôle d'accès, sont plus faciles à protéger, à auditer et à partager avec des garanties, y compris avec des collaborateurs externes.
- Une culture numérique vivante : La collaboration n'est plus l'exception, mais devient le mode de travail naturel, s'appuyant sur de bonnes pratiques actualisées grâce à l'expérience concrète des équipes.
Un modèle en constante évolution
Endreça 2.0 n'est pas une destination, mais un chemin. Aujourd'hui, elle intègre progressivement l'intelligence artificielle pour rationaliser les tâches et générer des connaissances – toujours avec prudence, protection des données et supervision humaine – et reste ouverte aux nouvelles capacités qui l'améliorent. Ce modèle évolue avec l'organisation et s'adapte aux nouveaux besoins et opportunités technologiques.
Conçu pour être partagé
Et surtout, c’est un modèle conçu pour être partagé. Il a été mis en œuvre au sein d’une organisation de taille moyenne (85 professionnels), fortement numérisée et dotée d’une culture collaborative bien ancrée, mais ses principes sont transposables. Son application dans d’autres contextes peut nécessiter des adaptations en fonction de la taille, des services et du niveau de maturité numérique de chaque administration. C’est précisément pourquoi nous le documentons et le mettons à la disposition de tous ceux qui souhaitent l’adapter. Car la meilleure façon de progresser dans la transformation du secteur public est de le faire ensemble : en partageant nos enseignements et en facilitant la mise en œuvre de cette approche par d’autres. Travailler mieux est aussi une forme de service public.
En savoir plus
La fiche d'innovation comprend le modèle, ses piliers et les enseignements tirés, dans le but de faciliter sa compréhension, son transfert et sa réutilisation par d'autres administrations.
👉 Vous pouvez le vérifier ici : Le modèle de travail collaboratif, efficace et sécurisé d'AOC (Entreça 2.0)
