In un contesto sempre più digitale e con un modello di lavoro ibrido pienamente consolidato, l'AOC prosegue il suo percorso di trasformazione interna e si pone all'avanguardia della digitalizzazione della pubblica amministrazione. L'obiettivo è chiaro: costruire un modo di lavorare più efficiente e strutturato, ma al contempo agile, collaborativo, aperto e sicuro.
In questo contesto, sono state sviluppate e implementate le seguenti iniziative: Modello Address 2.0, che ora pubblichiamo come scheda di innovazione con l'obiettivo di documentarlo, condividerlo apertamente e facilitare la capacità di altre amministrazioni di adattarlo ai propri contesti.
Non si tratta solo di adottare nuovi strumenti, ma di trasformare la cultura del lavoro: un unico documento e un'unica versione, accessibili ovunque e modificabili in tempo reale; spazi comuni per chattare, incontrarsi, monitorare e decidere; e criteri condivisi che diano coerenza, sicurezza e significato a tutto ciò che facciamo.
Dall'indirizzo 1.0 all'indirizzo 2.0
Endreça 2.0 è l'evoluzione del progetto Endreça 1.0, nato per organizzare le informazioni e supportare il lavoro digitale a seguito dell'implementazione del telelavoro. Con l'ampia diffusione del lavoro a distanza durante la pandemia e la successiva definizione del Il modello di lavoro ibrido e flessibile di AOC, è emersa chiaramente la necessità di andare oltre e definire un modello completo che strutturasse il lavoro collaborativo quotidiano.
In pratica, una serie di problemi comuni nella gestione delle informazioni si sono ripresentati in un'organizzazione digitale con un modello di lavoro ibrido: difficoltà nell'individuare e reperire rapidamente informazioni affidabili; documenti duplicati e versioni multiple dello stesso file, senza sapere quale fosse quella definitiva; scarsa tracciabilità delle modifiche, con poca chiarezza su chi avesse modificato cosa e quando; difficoltà nella condivisione agile e sicura dei documenti con soggetti esterni; nomenclature non omogenee che rendevano difficile la ricerca; criteri di lavoro differenti tra i team, che generavano incongruenze; e informazioni disperse tra e-mail, computer locali e server di file.
Endreça 2.0 è stata creata proprio per trasformare questi punti deboli in punti di forza.
I pilastri che lo rendono possibile
Il modello si basa su un ecosistema digitale coerente:
- una intranet aziendale come punto di accesso unico a risorse, collegamenti e conoscenze condivise;
- documenti nel cloud (SharePoint e OneDrive) come unica fonte di lavoro;
- Teams come spazio principale per la comunicazione e la collaborazione, che distingue i team stabili dai semplici gruppi di chat, evitando così l'inutile proliferazione di spazi;
- collaborazione in tempo realeNon condividiamo documenti, condividiamo link a documenti presenti nel cloud;
- JIRA per la gestione e il monitoraggio di progetti e attività, con completa tracciabilità: tutto il lavoro viene registrato;
- criteri comuni di utilizzo e di governance per garantire coerenza in tutta l'organizzazione e dare significato al lavoro;
- le agende aperte come leva per il coordinamento tra i team;
- e, più recentemente, la progressiva integrazione dell'intelligenza artificiale per snellire le attività e supportare il lavoro quotidiano.
Risultati che parlano
L'impatto dell'implementazione di Endreça 2.0 è evidente e misurabile. L'utilizzo di documenti allegati si è drasticamente ridotto, quasi tutta la documentazione risiede nel cloud, la gestione dei progetti è strutturata e il coordinamento avviene tramite spazi di lavoro condivisi. Ma forse il risultato più prezioso è intangibile: un metodo di lavoro che i team apprezzano e hanno fatto proprio.
Con il nuovo modello abbiamo raggiunto, in larga misura, gli obiettivi che ci eravamo prefissati:
- Maggiore efficienza: Meno tempo dedicato ad attività di scarso valore e meno duplicazioni. Le informazioni vengono trovate, non cercate. Le energie dei team sono concentrate su ciò che apporta valore reale.
- Migliore coordinamento: I team lavorano in modo condiviso, con tracciabilità e visibilità di ciò che fa ciascuno. Il lavoro cessa di essere un insieme di compartimenti stagni e diventa uno sforzo comune.
- Mese transparència: Agende aperte e conversazioni contestualizzate sostituiscono email chiuse e allegati persi. Tutti sanno dove trovare ciò di cui hanno bisogno.
- Maggiore sicurezza e governance: Le informazioni centralizzate nel cloud, con autorizzazioni e controlli di accesso chiari, sono più facili da proteggere, verificare e condividere con garanzie, anche con collaboratori esterni.
- Una cultura digitale viva: La collaborazione non è più l'eccezione, ma diventa la modalità di lavoro naturale, supportata da buone prassi che si aggiornano con l'esperienza concreta dei team.
Un modello in costante evoluzione
Endreça 2.0 non è una meta, ma un percorso. Oggi, integra progressivamente l'intelligenza artificiale per snellire le attività e generare conoscenza, sempre con prudenza, tutela dei dati e supervisione umana, e rimane aperta a nuove funzionalità che ne migliorino le prestazioni. Il modello cresce con l'organizzazione e si adatta alle nuove esigenze e opportunità tecnologiche.
Progettato per essere condiviso
E soprattutto, è un modello pensato per essere condiviso. È stato implementato in un'organizzazione di medie dimensioni – 85 professionisti – altamente digitalizzata e con una consolidata cultura collaborativa, ma i suoi principi sono trasferibili. La sua applicazione in altri contesti potrebbe richiedere adattamenti a seconda delle dimensioni, dei servizi e del grado di maturità digitale di ciascuna amministrazione. È proprio per questo che lo documentiamo e lo mettiamo a disposizione di chiunque voglia adattarlo. Perché il modo migliore per progredire nella trasformazione del settore pubblico è farlo insieme: spiegando ciò che impariamo e facilitando il percorso per gli altri. Lavorare meglio è anche una forma di servizio pubblico..
Maggiori informazioni
La scheda di innovazione comprende il modello, i suoi pilastri e le conoscenze acquisite, con l'obiettivo di facilitarne la comprensione, il trasferimento e il riutilizzo da parte di altre amministrazioni.
👉 Puoi dare un'occhiata qui: Modello di lavoro collaborativo, efficiente e sicuro di AOC (Entreça 2.0)
