In een steeds digitaler wordende context en met een volledig geïntegreerd hybride werkmodel zet de AOC haar interne transformatie voort en loopt zij voorop in de digitale transformatie van het openbaar bestuur. Het doel is duidelijk: een efficiëntere en gestructureerdere manier van werken creëren, die tegelijkertijd wendbaar, collaboratief, open en veilig is.
Binnen dit kader zijn de volgende zaken ontwikkeld en geïmplementeerd: Het Address 2.0-model, dat we nu publiceren als een innovatieblad. met als doel het te documenteren, openlijk te delen en het voor andere overheden gemakkelijker te maken het aan te passen aan hun eigen context.
Het gaat niet alleen om het invoeren van nieuwe tools, maar om het transformeren van de werkcultuur: één document en één versie, overal toegankelijk en in realtime bewerkbaar; gemeenschappelijke ruimtes om te chatten, te vergaderen, te monitoren en beslissingen te nemen; en gedeelde criteria die samenhang, zekerheid en betekenis geven aan alles wat we doen.
Van adres 1.0 naar adres 2.0
Endreça 2.0 is de evolutie van het Endreça 1.0-project, dat is ontstaan om informatie te organiseren en digitaal werken te ondersteunen na de invoering van telewerken. Met de wijdverspreide toepassing van thuiswerken tijdens de pandemie en de daaropvolgende definitie van de Het hybride en flexibele werkmodel van AOCDaardoor werd de noodzaak duidelijk om verder te gaan en een compleet model te definiëren dat de dagelijkse samenwerking zou structureren.
In de praktijk herhaalden zich een aantal veelvoorkomende problemen in informatiebeheer in een digitale organisatie met een hybride werkmodel: moeite met het vinden van betrouwbare informatie en het snel terugvinden ervan; dubbele documenten en meerdere versies van hetzelfde bestand, zonder te weten welke de definitieve versie was; gebrekkige traceerbaarheid van wijzigingen, met weinig duidelijkheid over wie wat wanneer had gewijzigd; problemen met het snel en veilig delen van documenten met externe partijen; inconsistente terminologie die het zoeken bemoeilijkte; verschillende werkcriteria tussen teams, wat tot inconsistenties leidde; en informatie verspreid over e-mail, lokale computers en bestandsservers.
Endreça 2.0 is juist ontwikkeld om deze zwakke punten om te zetten in sterke punten.
De pijlers die het mogelijk maken
Het model is gebaseerd op een samenhangend digitaal ecosysteem:
- een bedrijfsintranet als centraal toegangspunt tot bronnen, links en gedeelde kennis;
- documenten in de cloud (SharePoint en OneDrive) als enige bron voor werk;
- Teams als de belangrijkste ruimte voor communicatie en samenwerking, die stabiele teams onderscheidt van simpele chatgroepen en zo de onnodige wildgroei aan ruimtes voorkomt;
- realtime samenwerkingWij delen geen documenten, maar links naar documenten in de cloud;
- JIRA Voor het beheer en de bewaking van projecten en taken, met volledige traceerbaarheid: alle werkzaamheden worden geregistreerd;
- gemeenschappelijke criteria voor gebruik en governance om samenhang binnen de hele organisatie te garanderen en betekenis te geven aan het werk;
- de open agenda's als middel voor coördinatie tussen teams;
- en, meer recentelijk, de geleidelijke integratie van kunstmatige intelligentie. Om taken te stroomlijnen en het dagelijkse werk te ondersteunen.
Resultaten die voor zich spreken
De impact van de implementatie van Endreça 2.0 is duidelijk en meetbaar. Het gebruik van bijlagen is drastisch verminderd, bijna alle documentatie bevindt zich in de cloud, projectmanagement verloopt gestructureerd en de coördinatie verloopt via gedeelde werkruimtes. Maar misschien wel het meest waardevolle resultaat is immaterieel: een manier van werken die teams positief waarderen en zich eigen hebben gemaakt.
Met het nieuwe model hebben we de doelstellingen die we onszelf hadden gesteld, grotendeels bereikt:
- Meer efficiëntie: Minder tijd besteed aan taken met weinig toegevoegde waarde en minder dubbel werk. Informatie wordt gevonden in plaats van gezocht. De energie van teams is gericht op wat echt waarde oplevert.
- Betere coördinatie: Teams werken op een gedeelde basis, met traceerbaarheid en inzicht in wat ieder individu doet. Werk is niet langer een optelsom van afzonderlijke, geïsoleerde taken, maar een gezamenlijke inspanning.
- Maand transparència: Open agenda's en contextuele gesprekken vervangen gesloten e-mails en verloren bijlagen. Iedereen weet waar hij of zij de benodigde informatie kan vinden.
- Meer veiligheid en bestuur: Gecentraliseerde informatie in de cloud, met duidelijke machtigingen en toegangscontrole, is gemakkelijker te beschermen, te controleren en te delen met garanties, ook met externe samenwerkingspartners.
- Een levende digitale cultuur: Samenwerking is niet langer de uitzondering, maar de natuurlijke manier van werken, ondersteund door goede werkwijzen die worden bijgewerkt met de daadwerkelijke ervaringen van de teams.
Een model in constante evolutie
Endreça 2.0 is geen eindbestemming, maar een traject. Het integreert steeds meer kunstmatige intelligentie om taken te stroomlijnen en kennis te genereren – altijd met zorg, gegevensbescherming en menselijk toezicht – en blijft openstaan voor nieuwe mogelijkheden die het verbeteren. Het model groeit mee met de organisatie en past zich aan nieuwe technologische behoeften en kansen aan.
Ontworpen om te delen
En bovenal is het een model dat bedoeld is om te delen. Het is geïmplementeerd in een middelgrote organisatie – 85 professionals –, sterk gedigitaliseerd en met een gevestigde samenwerkingscultuur, maar de principes zijn overdraagbaar. De toepassing ervan in andere contexten vereist mogelijk aanpassingen, afhankelijk van de omvang, de diensten en de mate van digitale volwassenheid van elke organisatie. Juist daarom documenteren we het en stellen we het beschikbaar aan iedereen die het wil aanpassen. Want de beste manier om vooruitgang te boeken in de publieke sector is door het samen te doen: door uit te leggen wat we leren en het voor anderen gemakkelijker te maken om ons voorbeeld te volgen. Beter functioneren is ook een vorm van publieke dienstverlening..
meer informatie
Het innovatiedocument bevat het model, de pijlers ervan en de opgedane kennis, met als doel het begrip, de overdracht en het hergebruik ervan door andere overheden te vergemakkelijken.
👉 Je kunt het hier bekijken: Het samenwerkingsgerichte, efficiënte en veilige werkmodel van AOC (Entreça 2.0)
