في ظلّ بيئة رقمية متنامية، ومع نموذج عمل هجين متكامل، تواصل هيئة تنظيم الاتصالات (AOC) مسيرتها في التحوّل الداخلي، وتتبوّأ مكانة رائدة في مجال التحوّل الرقمي للإدارة العامة. والهدف واضح: بناء أسلوب عمل أكثر كفاءة وتنظيماً، وفي الوقت نفسه يتّسم بالمرونة والتعاون والانفتاح والأمان.
في إطار هذا التوجه، تم تطوير وتنفيذ ما يلي: نموذج العنوان 2.0، الذي ننشره الآن كصفحة ابتكار بهدف توثيقها ومشاركتها بشكل مفتوح وتسهيل قدرة الإدارات الأخرى على تكييفها مع سياقاتها الخاصة.
الأمر لا يتعلق فقط باعتماد أدوات جديدة، بل يتعلق بتحويل ثقافة العمل: مستند واحد ونسخة واحدة، يمكن الوصول إليها من أي مكان وقابلة للتعديل في الوقت الفعلي؛ مساحات مشتركة للدردشة والاجتماع والمراقبة واتخاذ القرارات؛ ومعايير مشتركة تمنح التماسك والأمان والمعنى لكل ما نقوم به.
من العنوان 1.0 إلى العنوان 2.0
إندريكا 2.0 هو تطور لمشروع إندريكا 1.0، الذي أُنشئ لتنظيم المعلومات ودعم العمل الرقمي بعد تطبيق العمل عن بُعد. ومع الانتشار الواسع للعمل عن بُعد خلال الجائحة والتعريف اللاحق لـ نموذج العمل الهجين والمرن لشركة AOC، وقد باتت الحاجة إلى المضي قدماً وتحديد نموذج كامل من شأنه أن ينظم العمل التعاوني اليومي واضحة.
في الواقع، تكررت سلسلة من المشكلات الشائعة في إدارة المعلومات في منظمة رقمية ذات نموذج عمل هجين: صعوبة معرفة مكان وجود المعلومات الموثوقة والعثور عليها بسرعة؛ وجود مستندات مكررة وإصدارات متعددة من الملف نفسه، دون معرفة أيها هو الإصدار النهائي؛ ضعف إمكانية تتبع التغييرات، مع قلة الوضوح بشأن من قام بتعديل ماذا ومتى؛ صعوبات في مشاركة المستندات مع جهات خارجية بطريقة مرنة وآمنة؛ تسميات غير متجانسة جعلت البحث صعبًا؛ معايير عمل مختلفة بين الفرق، مما أدى إلى حدوث تناقضات؛ ومعلومات متناثرة بين البريد الإلكتروني وأجهزة الكمبيوتر المحلية وخوادم الملفات.
تم إنشاء Endreça 2.0 تحديدًا لتحويل نقاط الضعف هذه إلى نقاط قوة.
الركائز التي تجعل ذلك ممكناً
يعتمد النموذج على نظام بيئي رقمي متماسك:
- شبكة داخلية للشركات كنقطة وصول واحدة للموارد والروابط والمعرفة المشتركة؛
- المستندات في السحابة (SharePoint و OneDrive) كمصدر وحيد للعمل؛
- الفرق باعتبارها المساحة الرئيسية للتواصل والتعاون، وهو ما يميز الفرق المستقرة عن مجموعات الدردشة البسيطة لتجنب الانتشار غير الضروري للمساحات؛
- التعاون في الوقت الفعلي: نحن لا نشارك المستندات، بل نشارك روابط للمستندات الموجودة في السحابة؛
- جيرة لإدارة ومراقبة المشاريع والمهام، مع إمكانية التتبع الكاملة: يتم تسجيل جميع الأعمال؛
- معايير الاستخدام والحوكمة المشتركة لضمان التماسك في جميع أنحاء المنظمة وإضفاء معنى على العمل؛
- جداول الأعمال المفتوحة كأداة للتنسيق بين الفرق؛
- وفي الآونة الأخيرة، الإدماج التدريجي للذكاء الاصطناعي لتبسيط المهام ودعم العمل اليومي.
نتائج تتحدث عن نفسها
إن أثر تطبيق نظام Endreça 2.0 واضح وقابل للقياس. فقد انخفض استخدام المستندات المرفقة بشكل كبير، وأصبحت جميع الوثائق تقريباً موجودة على السحابة، وتتم إدارة المشاريع بطريقة منظمة، وتتم عمليات التنسيق عبر مساحات عمل مشتركة. ولكن ربما تكون النتيجة الأهم غير ملموسة: أسلوب عمل تُقدّره الفرق وتُطبّقه على نفسها.
لقد حققنا، إلى حد كبير، الأهداف التي وضعناها لأنفسنا من خلال النموذج الجديد:
- مزيد من الكفاءة: تقليل الوقت المُهدر على المهام ذات القيمة المنخفضة وتقليل الازدواجية. يتم العثور على المعلومات، لا البحث عنها. تُركز طاقات الفرق على ما يُحقق قيمة حقيقية.
- تحسين التنسيق: تعمل الفرق على أساس مشترك، مع إمكانية تتبع ورؤية ما يقوم به كل فرد. لم يعد العمل مجرد مجموعة من الأقسام المنفصلة، بل أصبح جهداً مشتركاً.
- شهر transparència: تُستبدل الرسائل الإلكترونية المغلقة والمرفقات المفقودة بجداول أعمال مفتوحة ومحادثات سياقية. يعرف الجميع أين يجدون ما يحتاجون إليه.
- مزيد من الأمن والحوكمة: إن المعلومات المركزية في السحابة، مع وجود أذونات واضحة وضوابط وصول، يسهل حمايتها ومراجعتها ومشاركتها مع ضمانات، حتى مع المتعاونين الخارجيين.
- ثقافة رقمية حية: لم يعد التعاون استثناءً، بل أصبح الطريقة الطبيعية للعمل، مدعوماً بممارسات جيدة يتم تحديثها بالتجربة الحقيقية للفرق.
نموذج في تطور مستمر
إندريكا 2.0 ليست وجهةً نهائية، بل هي مسارٌ مستمر. فهي اليوم تُدمج الذكاء الاصطناعي تدريجياً لتبسيط المهام وتوليد المعرفة، مع الحرص الدائم على حماية البيانات والإشراف البشري، وتبقى منفتحةً على القدرات الجديدة التي تُحسّنها. ويتطور هذا النموذج مع نمو المؤسسة، ويتكيف مع الاحتياجات والفرص التكنولوجية الجديدة.
مصمم للمشاركة
والأهم من ذلك كله، أنه نموذج مصمم ليتم مشاركته. تم تطبيقه في مؤسسة متوسطة الحجم تضم 85 متخصصًا، تتميز برقمنة عالية وثقافة تعاون راسخة، إلا أن مبادئه قابلة للتطبيق في سياقات أخرى. قد يتطلب تطبيقه في سياقات أخرى تعديلات تبعًا لحجم كل إدارة وخدماتها ومستوى نضجها الرقمي. لهذا السبب تحديدًا نوثقه ونجعله متاحًا لأي شخص يرغب في تكييفه. لأن أفضل طريقة للتقدم في التحول العام هي العمل معًا: شرح ما نتعلمه وتسهيل اتباع الآخرين لهذا النهج. يُعد تحسين الأداء أيضاً شكلاً من أشكال الخدمة العامة.
معلومات اكثر
تتضمن ورقة الابتكار النموذج وأركانه والتعلم المتراكم، بهدف تسهيل فهمه ونقله وإعادة استخدامه من قبل الإدارات الأخرى.
👉 يمكنك الاطلاع عليه هنا: نموذج العمل التعاوني والفعال والآمن لشركة AOC (Entreça 2.0)
