In einem zunehmend digitalisierten Umfeld und mit einem vollständig etablierten hybriden Arbeitsmodell treibt die AOC ihre interne Transformation weiter voran und ist Vorreiterin der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung. Das Ziel ist klar: eine effizientere und strukturiertere Arbeitsweise zu schaffen, die gleichzeitig agil, kollaborativ, offen und sicher ist.
Innerhalb dieses Rahmens wurde Folgendes entwickelt und umgesetzt: Adressmodell 2.0, das wir nun als Innovationsblatt veröffentlichen. mit dem Ziel, es zu dokumentieren, es offen zu teilen und anderen Verwaltungen die Möglichkeit zu geben, es an ihre eigenen Gegebenheiten anzupassen.
Es geht nicht nur um die Einführung neuer Tools, sondern um die Transformation der Arbeitskultur: ein einziges Dokument und eine einzige Version, von überall zugänglich und in Echtzeit bearbeitbar; gemeinsame Bereiche zum Chatten, Treffen, Überwachen und Entscheiden; und gemeinsame Kriterien, die allem, was wir tun, Kohärenz, Sicherheit und Sinn verleihen.
Von Adresse 1.0 zu Adresse 2.0
Endreça 2.0 ist die Weiterentwicklung des Projekts Endreça 1.0, das ursprünglich zur Organisation von Informationen und zur Unterstützung digitaler Arbeit nach der Einführung von Telearbeit entwickelt wurde. Mit der weitverbreiteten Nutzung von Fernarbeit während der Pandemie und der darauffolgenden Definition der Das hybride und flexible Arbeitsmodell von AOCDaher wurde die Notwendigkeit deutlich, noch einen Schritt weiter zu gehen und ein vollständiges Modell zu definieren, das die alltägliche Zusammenarbeit strukturieren würde.
In der Praxis wiederholten sich in einer digitalen Organisation mit einem hybriden Arbeitsmodell eine Reihe von typischen Problemen des Informationsmanagements: Schwierigkeiten, verlässliche Informationen zu finden und schnell aufzufinden; doppelte Dokumente und mehrere Versionen derselben Datei, ohne zu wissen, welche die endgültige ist; geringe Nachvollziehbarkeit von Änderungen mit wenig Klarheit darüber, wer was wann geändert hat; Schwierigkeiten beim agilen und sicheren Austausch von Dokumenten mit externen Partnern; uneinheitliche Nomenklaturen, die die Suche erschwerten; unterschiedliche Arbeitskriterien zwischen den Teams, die zu Inkonsistenzen führten; und Informationen, die auf E-Mails, lokale Computer und Dateiserver verteilt waren.
Endreça 2.0 wurde genau zu dem Zweck entwickelt, diese Schwächen in Stärken zu verwandeln.
Die Säulen, die dies ermöglichen
Das Modell basiert auf einem kohärenten digitalen Ökosystem:
- ein Firmenintranet als zentraler Zugangspunkt zu Ressourcen, Links und geteiltem Wissen;
- Dokumente in der Cloud (SharePoint und OneDrive) als einzige Arbeitsquelle;
- Teams als zentraler Raum für Kommunikation und Zusammenarbeit, der stabile Teams von einfachen Chatgruppen unterscheidet, um eine unnötige Verbreitung solcher Räume zu vermeiden;
- Echtzeit-ZusammenarbeitWir teilen keine Dokumente, sondern Links zu Dokumenten in der Cloud.
- JIRA zur Steuerung und Überwachung von Projekten und Aufgaben mit vollständiger Rückverfolgbarkeit: Alle Arbeiten werden protokolliert;
- gemeinsame Nutzungs- und Steuerungskriterien um Kohärenz innerhalb der gesamten Organisation zu gewährleisten und der Arbeit Sinn zu verleihen;
- die offenen Tagesordnungen als Hebel zur Koordination zwischen Teams;
- und, in jüngerer Zeit, die fortschreitende Einbeziehung künstlicher Intelligenz um Arbeitsabläufe zu optimieren und die tägliche Arbeit zu unterstützen.
Ergebnisse, die für sich sprechen
Die Auswirkungen der Implementierung von Endreça 2.0 sind deutlich und messbar. Die Verwendung von Anhängen wurde drastisch reduziert, fast die gesamte Dokumentation befindet sich in der Cloud, das Projektmanagement erfolgt strukturiert und die Koordination läuft über gemeinsame Arbeitsbereiche. Doch das vielleicht wertvollste Ergebnis ist immateriell: eine Arbeitsweise, die von den Teams positiv bewertet und verinnerlicht wurde.
Mit dem neuen Modell haben wir die von uns gesteckten Ziele weitgehend erreicht:
- Mehr Effizienz: Weniger Zeitaufwand für wenig wertvolle Aufgaben und weniger Doppelarbeit. Informationen werden gefunden, nicht gesucht. Die Energie der Teams konzentriert sich auf das, was echten Mehrwert schafft.
- Bessere Koordination: Die Teams arbeiten auf einer gemeinsamen Basis, wobei die Aufgaben jedes Einzelnen nachvollziehbar und transparent sind. Die Arbeit ist nicht länger die Summe voneinander getrennter Bereiche, sondern wird zu einer gemeinsamen Anstrengung.
- Monat transparència: Offene Agenden und kontextbezogene Gespräche ersetzen geschlossene E-Mails und verlorene Anhänge. Jeder weiß, wo er findet, was er braucht.
- Mehr Sicherheit und bessere Kontrolle: Zentralisierte Informationen in der Cloud mit klaren Berechtigungen und Zugriffskontrollen lassen sich leichter schützen, prüfen und mit Garantien teilen, auch mit externen Kooperationspartnern.
- Eine lebendige digitale Kultur: Zusammenarbeit ist nicht länger die Ausnahme, sondern wird zur natürlichen Arbeitsweise, unterstützt durch bewährte Verfahren, die anhand der realen Erfahrungen der Teams aktualisiert werden.
Ein Modell in ständiger Evolution
Endreça 2.0 ist kein Ziel, sondern ein Weg. Heute integriert es schrittweise künstliche Intelligenz, um Aufgaben zu optimieren und Wissen zu generieren – stets unter Berücksichtigung von Umsicht, Datenschutz und menschlicher Aufsicht – und bleibt offen für neue, verbesserungsfähige Funktionen. Das Modell wächst mit dem Unternehmen und passt sich neuen technologischen Bedürfnissen und Möglichkeiten an.
Zum Teilen entwickelt
Und vor allem ist es ein Modell, das zur Weitergabe gedacht ist. Es wurde in einer mittelständischen Organisation mit 85 Mitarbeitenden implementiert, die hochgradig digitalisiert ist und über eine gefestigte Kollaborationskultur verfügt. Seine Prinzipien sind jedoch übertragbar. Die Anwendung in anderen Kontexten erfordert möglicherweise Anpassungen, abhängig von Größe, Dienstleistungen und digitalem Reifegrad der jeweiligen Verwaltung. Genau deshalb dokumentieren wir das Modell und stellen es allen zur Verfügung, die es adaptieren möchten. Denn der beste Weg, den öffentlichen Wandel voranzutreiben, ist, ihn gemeinsam zu gestalten: indem wir unsere Erkenntnisse teilen und anderen den Weg erleichtern. Besser arbeiten ist auch eine Form des öffentlichen Dienstes..
Weitere Informationen
Das Innovationsblatt umfasst das Modell, seine Säulen und die gesammelten Erkenntnisse mit dem Ziel, dessen Verständnis, Transfer und Wiederverwendung durch andere Verwaltungen zu erleichtern.
👉 Sie können es hier überprüfen: Das kollaborative, effiziente und sichere Arbeitsmodell von AOC (Entreça 2.0)
