В условиях все более цифровой среды и полностью консолидированной гибридной модели работы, AOC продолжает продвигаться в своей внутренней трансформации и находится в авангарде цифровой трансформации государственного управления. Цель ясна: построить более эффективный и структурированный способ работы, но в то же время гибкий, основанный на сотрудничестве, открытый и безопасный.
В рамках этой системы были разработаны и внедрены следующие меры: Модель Address 2.0, которую мы теперь публикуем в виде информационного листа об инновациях. с целью его документирования, открытого распространения и содействия адаптации другими администрациями к своим собственным условиям.
Речь идёт не просто о внедрении новых инструментов, а о трансформации рабочей культуры: единый документ и единая версия, доступные из любого места и редактируемые в режиме реального времени; общие пространства для общения, встреч, мониторинга и принятия решений; и общие критерии, которые придают согласованность, безопасность и смысл всему, что мы делаем.
С адреса 1.0 на адрес 2.0
Endreça 2.0 — это развитие проекта Endreça 1.0, созданного для организации информации и поддержки цифровой работы после внедрения удаленной работы. Широкое распространение удаленной работы во время пандемии и последующее определение Гибридная и гибкая модель работы AOCТаким образом, стала очевидной необходимость пойти дальше и разработать полную модель, которая бы структурировала повседневную совместную работу.
На практике в цифровой организации с гибридной моделью работы повторялся ряд распространенных проблем управления информацией: трудности с определением местонахождения достоверной информации и ее быстрым поиском; дублирование документов и наличие нескольких версий одного и того же файла без понимания, какая из них является окончательной; низкая отслеживаемость изменений, с недостаточной ясностью относительно того, кто что изменил и когда; трудности с гибким и безопасным обменом документами с внешними агентами; неоднородная номенклатура, затрудняющая поиск; различные критерии работы между командами, порождающие несоответствия; и разрозненная информация, распределенная между электронной почтой, локальными компьютерами и файловыми серверами.
Endreça 2.0 была создана именно для того, чтобы превратить эти слабые места в сильные стороны.
Столпы, которые делают это возможным
Данная модель основана на целостной цифровой экосистеме:
- корпоративный интранет в качестве единой точки доступа к ресурсам, ссылкам и общим знаниям;
- документы в облаке (SharePoint и OneDrive) как единственный источник работы;
- Команды в качестве основного пространства для общения и сотрудничества, что отличает стабильные команды от простых чат-групп, позволяя избежать ненужного разрастания подобных пространств;
- сотрудничество в режиме реального времениМы не обмениваемся документами, мы делимся ссылками на документы в облаке;
- JIRA для управления и мониторинга проектов и задач с обеспечением полной отслеживаемости: вся работа регистрируется;
- общие критерии использования и управления гарантировать согласованность действий во всей организации и придать смысл работе;
- открытые повестки дня в качестве рычага для координации действий между командами;
- а в последнее время – постепенное внедрение искусственного интеллекта. для оптимизации задач и поддержки повседневной работы.
Результаты говорят сами за себя.
Влияние внедрения Endreça 2.0 очевидно и измеримо. Использование прикрепленных документов значительно сократилось, почти вся документация хранится в облаке, управление проектами осуществляется структурированным образом, а координация происходит через общие рабочие пространства. Но, пожалуй, наиболее ценный результат — нематериальный: способ работы, который команды высоко ценят и который они приняли как свой собственный.
Благодаря новой модели мы в значительной степени достигли поставленных перед собой целей:
- Повышение эффективности: Меньше времени на задачи низкой ценности и меньше дублирования. Информация находится, а не ищется. Энергия команд сосредоточена на том, что приносит реальную пользу.
- Лучшая координация: Команды работают сообща, обеспечивая отслеживаемость и прозрачность действий каждого участника. Работа перестает быть совокупностью отдельных элементов и становится общим усилием.
- Месяц transparència: Открытая повестка дня и содержательные беседы заменяют закрытые электронные письма и потерянные вложения. Каждый знает, где найти то, что ему нужно.
- Повышение уровня безопасности и управления: Централизованная информация в облаке с четкими разрешениями и контролем доступа упрощает защиту, аудит и гарантированный обмен данными, в том числе с внешними партнерами.
- Живая цифровая культура: Сотрудничество перестало быть исключением и стало естественным способом работы, поддерживаемым передовыми практиками, обновляемыми с учетом реального опыта команд.
Модель, находящаяся в постоянной эволюции.
Endreça 2.0 — это не конечная цель, а путь. Сегодня она постепенно внедряет искусственный интеллект для оптимизации задач и генерации знаний — всегда с осторожностью, защитой данных и контролем со стороны человека — и остается открытой для новых возможностей, которые ее улучшают. Модель растет вместе с организацией и адаптируется к новым технологическим потребностям и возможностям.
Создано для обмена информацией.
И, прежде всего, это модель, предназначенная для совместного использования. Она была внедрена в организации среднего размера — 85 специалистов — с высоким уровнем цифровизации и устоявшейся культурой сотрудничества, но ее принципы применимы и в других условиях. Применение в других контекстах может потребовать адаптации в зависимости от размера, предоставляемых услуг и степени цифровой зрелости каждой администрации. Именно поэтому мы документируем ее и предоставляем в распоряжение всех, кто хочет ее адаптировать. Потому что лучший способ продвижения в государственных преобразованиях — это делать это вместе: объясняя то, чему мы учимся, и облегчая другим следование по этому пути. Повышение качества работы также является формой служения обществу..
Больше информации
Инновационный документ включает в себя модель, ее основные составляющие и накопленный опыт с целью облегчения ее понимания, передачи и повторного использования другими администрациями.
👉 Вы можете проверить это здесь: Модель совместной, эффективной и безопасной работы AOC (Entreça 2.0)
