Num contexto cada vez mais digital e com um modelo de trabalho híbrido totalmente consolidado, a AOC continua a avançar na sua transformação interna e está na vanguarda da transformação digital da administração pública. O objetivo é claro: construir uma forma de trabalho mais eficiente e estruturada, mas simultaneamente ágil, colaborativa, aberta e segura.
Nesse contexto, foram desenvolvidos e implementados os seguintes itens: Modelo de endereço 2.0, que agora publicamos como uma ficha de inovação. com o objetivo de documentá-lo, compartilhá-lo abertamente e facilitar a capacidade de outras administrações adaptá-lo aos seus próprios contextos.
Não se trata apenas de adotar novas ferramentas, mas de transformar a cultura de trabalho: um único documento e uma única versão, acessíveis de qualquer lugar e editáveis em tempo real; espaços comuns para conversar, reunir, monitorar e decidir; e critérios compartilhados que dão coerência, segurança e significado a tudo o que fazemos.
Do endereço 1.0 ao endereço 2.0
Endreça 2.0 é a evolução do projeto Endreça 1.0, criado para organizar informações e apoiar o trabalho digital após a implementação do teletrabalho. Com a ampla adoção do trabalho remoto durante a pandemia e a consequente definição do Modelo de trabalho híbrido e flexível da AOC, tornou-se evidente a necessidade de ir mais longe e definir um modelo completo que estruturasse o trabalho colaborativo do dia a dia.
Na prática, uma série de problemas comuns na gestão da informação se repetiu em uma organização digital com um modelo de trabalho híbrido: dificuldade em saber onde encontrar informações confiáveis e em localizá-las rapidamente; documentos duplicados e múltiplas versões do mesmo arquivo, sem saber qual era a versão definitiva; baixa rastreabilidade das alterações, com pouca clareza sobre quem modificou o quê e quando; dificuldades em compartilhar documentos com agentes externos de forma ágil e segura; nomenclaturas heterogêneas que dificultavam a busca; critérios de trabalho diferentes entre as equipes, o que gerava inconsistências; e informações dispersas entre e-mails, computadores locais e servidores de arquivos.
Endreça 2.0 foi criada precisamente para reverter esses pontos fracos e transformá-los em pontos fortes.
Os pilares que tornam isso possível
O modelo baseia-se num ecossistema digital coerente:
- uma intranet corporativa como um ponto de acesso único a recursos, links e conhecimento compartilhado;
- documentos na nuvem (SharePoint e OneDrive) como única fonte de trabalho;
- Seleções como o principal espaço de comunicação e colaboração, que distingue equipes estáveis de simples grupos de bate-papo, evitando a proliferação desnecessária de espaços;
- colaboração em tempo realNão compartilhamos documentos, compartilhamos links para documentos na nuvem;
- JIRA Para a gestão e monitorização de projetos e tarefas, com rastreabilidade completa: todo o trabalho é registado;
- critérios comuns de uso e governança Garantir a coerência em toda a organização e dar sentido ao trabalho;
- as agendas abertas como alavanca para a coordenação entre equipes;
- e, mais recentemente, a incorporação progressiva da inteligência artificial. Para agilizar tarefas e dar suporte ao trabalho diário.
Resultados que falam por si.
O impacto da implementação do Endreça 2.0 é evidente e mensurável. O uso de documentos anexados foi drasticamente reduzido, quase toda a documentação reside na nuvem, a gestão de projetos é feita de forma estruturada e a coordenação flui por meio de espaços de trabalho compartilhados. Mas talvez o resultado mais valioso seja intangível: uma forma de trabalho que as equipes valorizam positivamente e incorporaram à sua rotina.
Com o novo modelo, alcançamos, em grande medida, os objetivos que havíamos estabelecido:
- Mais eficiência: Menos tempo gasto em tarefas de baixo valor e menos duplicação. A informação é encontrada, não buscada. A energia das equipes é focada no que traz valor real.
- Melhor coordenação: As equipes trabalham de forma compartilhada, com rastreabilidade e visibilidade do trabalho de cada pessoa. O trabalho deixa de ser a soma de compartimentos estanques e se torna um esforço conjunto.
- Mês transparència: Agendas abertas e conversas contextualizadas substituem e-mails fechados e anexos perdidos. Todos sabem onde encontrar o que precisam.
- Mais segurança e governança: Informações centralizadas na nuvem, com permissões claras e controle de acesso, são mais fáceis de proteger, auditar e compartilhar com garantias, inclusive com colaboradores externos.
- Uma cultura digital viva: A colaboração deixou de ser exceção e tornou-se a forma natural de trabalho, apoiada por boas práticas atualizadas com a experiência real das equipes.
Um modelo em constante evolução
Endreça 2.0 não é um destino, mas um caminho. Hoje, incorpora progressivamente inteligência artificial para otimizar tarefas e gerar conhecimento — sempre com prudência, proteção de dados e supervisão humana — e permanece aberta a novas capacidades que a aprimorem. O modelo cresce com a organização e se adapta às novas necessidades e oportunidades tecnológicas.
Projetado para compartilhar
E, acima de tudo, é um modelo concebido para ser partilhado. Foi implementado numa organização de média dimensão — 85 profissionais —, altamente digitalizada e com uma cultura de colaboração consolidada, mas os seus princípios são transponíveis. A sua aplicação noutros contextos poderá exigir adaptações, dependendo da dimensão, dos serviços e do grau de maturidade digital de cada administração. É precisamente por isso que o documentamos e o disponibilizamos a todos os que queiram adaptá-lo. Porque a melhor forma de avançar na transformação do setor público é fazê-lo em conjunto: explicando o que aprendemos e facilitando o processo para que outros sigam o mesmo caminho. Trabalhar melhor também é uma forma de serviço público..
Mais Informações
A ficha de inovação inclui o modelo, seus pilares e o aprendizado acumulado, com o objetivo de facilitar sua compreensão, transferência e reutilização por outras administrações.
👉 Você pode conferir aqui: Modelo de trabalho colaborativo, eficiente e seguro da AOC (Entreça 2.0)
