- Siège social et carte électronique
- Traitement électronique
Découvrez les ressources pratiques pour améliorer la publication des procédures électroniques avec eTRAM
La Mairie de Mont-roig del Camp, avec un peu plus de 12.000 XNUMX habitants, a été parmi les dix entités les plus actives dans l'utilisation de l'outil Cela représente. Ce résultat est le fruit de l'engagement ferme du Conseil municipal à promouvoir l'utilisation de la représentation électronique comme moyen efficace, sûr et transversal de relation avec les citoyens et les professionnels.
La stratégie de déploiement a été exhaustive, combinant actions de communication, formation, support direct et réorganisation des processus internes. Certaines des actions clés qui ont permis ce succès ont été :
- Communication active auprès des citoyens : Une nouvelle a été publiée sur le site Internet municipal expliquant l'outil Representa et ses avantages, ainsi qu'un espace d'information fixe sur la page OMAC.
- Présence importante au siège électronique : Le Conseil municipal a créé une procédure informative spécifique sur Representa et a placé des liens clairs à la fois dans la section procédures et dans les « Liens d'intérêt ».
- Action directe sur les groupes clés : Une action personnalisée a été effectuée. porte à porte, en visitant des agences, des agents immobiliers, des gestionnaires immobiliers, des architectes et d'autres professionnels qui ont souvent besoin de faire des représentations. Sur place, on leur a expliqué comment fonctionne Representa et les avantages qu'il apporte, tant pour eux que pour l'administration. Cette action a été complétée par un courrier électronique afin de garantir que le nombre maximum de personnes intéressées soit atteint.
- Motivation et coordination internes : Tous les travailleurs et élus du service ont été informés et l'accès a été activé pour qu'ils puissent consulter Representa. Des séances en face à face ont également été organisées avec les entreprises municipales pour garantir la connaissance et l'utilisation correcte. OMAC promeut et soutient activement Representa comme l'option privilégiée pour la réalisation de toute procédure.
- Supervision constante et amélioration continue : Les représentations en attente sont examinées chaque semaine pour garantir leur exactitude. Si des erreurs sont identifiées, la personne concernée est contactée pour l’aider à réaliser correctement la procédure. Un soutien constant est également apporté aux travailleurs municipaux afin qu'ils disposent toujours d'un point de référence en cas de doute.
Cet ensemble d’actions, mené par la conviction que Representa est un outil clé pour la transformation numérique et l’amélioration des services publics, a généré une large utilisation de la plateforme qui peut également inspirer d’autres entités locales à améliorer l’outil.