- Hoofdkantoor en elektronisch bord
- Elektronische verwerking
Bekijk de praktische hulpmiddelen om de publicatie van elektronische procedures met eTRAM te verbeteren
De gemeenteraad van Mont-roig del Camp, met iets meer dan 12.000 inwoners, behoort tot de tien meest actieve entiteiten in het gebruik van de tool Het vertegenwoordigt. Dit resultaat is het resultaat van de sterke inzet van de gemeenteraad om het gebruik van elektronische representatie te bevorderen als een efficiënte, veilige en transversale manier om met burgers en professionals in contact te komen.
De implementatiestrategie is uitputtend en combineert communicatieacties, training, directe ondersteuning en reorganisatie van interne processen. Enkele van de belangrijkste acties die dit succes mogelijk hebben gemaakt, zijn:
- Actieve communicatie naar burgers: Op de website van de gemeente is een nieuwsbericht geplaatst waarin de Representa-tool en de voordelen ervan worden uitgelegd. Ook is er een vaste informatieruimte op de OMAC-pagina ingericht.
- Prominente aanwezigheid op het elektronische hoofdkantoor: De gemeenteraad heeft op Representa een specifieke informatieve procedure opgesteld en zowel in het onderdeel procedures als in de ‘Interessante links’ duidelijke links geplaatst.
- Directe actie op sleutelgroepen: Er is een aangepaste actie uitgevoerd. porta a porta, bezoekende bureaus, makelaars in onroerend goed, vastgoedbeheerders, architecten en andere professionals die regelmatig opmerkingen moeten maken. Ter plekke werd uitgelegd hoe Representa werkt en welke voordelen het biedt, zowel voor hen als voor de administratie. Deze actie werd per e-mail aangevuld om ervoor te zorgen dat het maximale aantal geïnteresseerden werd bereikt.
- Interne drive en coördinatie: Alle medewerkers en gekozen functionarissen van de dienst zijn geïnformeerd en kregen toegang tot Representa. Ook met gemeentelijke bedrijven zijn persoonlijke sessies gehouden om de kennis en het juiste gebruik te waarborgen. OMAC promoot en ondersteunt actief Representa als de voorkeursoptie voor het uitvoeren van welke procedure dan ook.
- Continue supervisie en continue verbetering: In behandeling zijnde zienswijzen worden wekelijks gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze juist zijn. Indien er fouten worden geconstateerd, wordt contact opgenomen met de belanghebbende om te helpen de procedure correct af te ronden. Ook de gemeentewerkers krijgen voortdurend ondersteuning, zodat zij bij twijfels altijd een aanspreekpunt hebben.
Deze reeks acties, geleid door de overtuiging dat Representa een belangrijk instrument is voor digitale transformatie en het verbeteren van publieke diensten, heeft geleid tot een uitgebreid gebruik van het platform, wat ook andere lokale instanties kan inspireren om het instrument te verbeteren.