En molts ajuntaments petits i mitjans, compartir informació encara vol dir enviar un excel, adjuntar un PDF, demanar una còpia d’un document, fer una consulta per correu electrònic o trucar a una altra administració per confirmar una dada. És una manera de treballar que sovint ha permès resoldre el dia a dia, sobretot quan els equips són reduïts i cal donar resposta amb agilitat. Però també té limitacions importants.
Els fitxers es poden desactualitzar. Les dades es poden copiar malament. Poden circular versions diferents del mateix document. Es pot perdre traçabilitat sobre qui ha consultat què i amb quina finalitat. Es poden demanar a la ciutadania documents que l’administració ja té. I es pot generar molta feina manual que no aporta valor públic.
Per això, quan parlem d’interoperabilitat, no parlem només de tecnologia. Parlem d’una manera més eficient, segura i garantista de compartir dades entre administracions. Compartir dades no hauria de voler dir moure fitxers amunt i avall. Hauria de voler dir accedir a la dada necessària, en el moment necessari, amb la finalitat adequada, amb garanties jurídiques, amb seguretat i amb traçabilitat.
Què vol dir interoperabilitat?
La interoperabilitat és la capacitat que tenen les administracions i els seus sistemes per intercanviar informació i entendre-la correctament. Dit d’una manera planera: que una administració pugui consultar o rebre una dada d’una altra administració sense haver de tornar-la a demanar a la ciutadania, sense duplicar feina i sense perdre garanties.
Un ajuntament pot necessitar consultar dades tributàries, dades d’identitat, dades de residència, dades de discapacitat, dades de família nombrosa, dades cadastrals, dades de vida laboral o altres informacions que ja estan en poder d’una altra administració. Si aquesta informació es demana a la ciutadania en forma de certificat, justificant o còpia documental, estem traslladant una càrrega administrativa a la persona.
Si l’ajuntament pot consultar-la directament, quan té habilitació per fer-ho i dins d’un procediment administratiu, el servei és més àgil, més simple i més coherent amb el dret de la ciutadania a no aportar documents que ja són en poder de les administracions públiques.
Interoperabilitat no és només connexió tècnica
Quan es parla d’interoperabilitat, és fàcil pensar només en plataformes, integracions, serveis web o intercanvi automàtic d’informació. Tot això és important, però no és suficient.
Perquè dues administracions puguin compartir dades de manera útil, cal que es compleixin diverses condicions.
- Cal saber quina dada es necessita.
- Cal saber per a quin procediment i amb quina finalitat es consulta.
- Cal tenir habilitació per accedir-hi.
- Cal entendre què significa la dada.
- Cal garantir que és prou fiable per a l’ús previst.
- Cal protegir-la adequadament.
- Cal registrar-ne l’accés.
- Cal evitar reutilitzacions indegudes.
Per això, la interoperabilitat no és només una qüestió tècnica. També és una qüestió jurídica, organitzativa, semàntica i de confiança.
En articles anteriors d’aquesta sèrie hem explicat que
- el primer pas és saber quines dades tenim. L’inventari ens ajuda a identificar els conjunts de dades principals d’un ajuntament.
- hem parlat de les metadades: la informació que explica les dades. Sense metadades, és difícil saber què significa una dada, qui n’és responsable, d’on prové, amb quina freqüència s’actualitza o quines limitacions té.
- Hem vist també que la qualitat de les dades és essencial. Una dada incorrecta pot generar un mal servei, una notificació errònia, un informe poc fiable o una decisió equivocada.
- I hem introduït les dades mestres, com persones, territori, adreces, equipaments, entitats o proveïdors, que són dades bàsiques i compartides que haurien de mantenir coherència dins l’ajuntament.
Tot això és imprescindible per parlar seriosament d’interoperabilitat.
- Si no sabem quines dades tenim, no sabrem quines podem compartir.
- Si no sabem què signifiquen, altres administracions les poden interpretar malament.
- Si no tenen qualitat, compartir-les pot multiplicar errors.
- Si les dades mestres no són coherents, la integració entre sistemes serà molt més difícil.
La interoperabilitat no comença quan connectem sistemes. Comença quan posem ordre, criteri i responsabilitat sobre les dades.
Per què enviar excels no és una bona solució estructural?
Un excel pot ser útil per a una tasca puntual. Però no hauria de ser la base habitual de l’intercanvi de dades entre administracions.
Quan compartim dades mitjançant fitxers, apareixen riscos i ineficiències,
- Pot circular informació desactualitzada.
- Es poden produir errors de còpia o manipulació.
- No sempre queda clar d’on provenen les dades.
- Pot ser difícil saber si la persona que rep el fitxer pot accedir a tota la informació que conté.
- Es poden compartir més dades de les necessàries.
- Pot ser complicat acreditar qui ha consultat la informació i per a quina finalitat.
- Es poden generar versions diferents del mateix conjunt de dades.
- Es pot acabar depenent de persones concretes que saben com preparar o interpretar el fitxer.
Aquesta manera de treballar pot semblar ràpida, però sovint acaba generant més feina, més risc i menys confiança. La interoperabilitat ha d’ajudar precisament a superar aquesta lògica.
Via Oberta: una peça clau de la interoperabilitat a Catalunya
A Catalunya, Via Oberta és una eina fonamental per fer efectiva la interoperabilitat entre administracions. Via Oberta permet que els ens públics puguin consultar dades i documents d’altres administracions dins del marc d’un procediment administratiu, sempre que hi hagi habilitació i finalitat legítima.
Això afavoreix un principi molt important: no demanar a la ciutadania allò que l’administració ja pot obtenir per mitjans interoperables.
Via Oberta aporta molt valor perquè evita haver de gestionar manualment molts certificats i justificants. També redueix càrregues a la ciutadania, millora l’eficiència administrativa i reforça la seguretat jurídica de les consultes. Però també requereix de bones dades i bons procediments.
Per aprofitar bé la interoperabilitat, cal que l’ajuntament:
- tingui clars els seus procediments, les dades que necessita i les finalitats per a les quals les consulta.
- cal que les persones que tramiten coneguin quins serveis poden consultar, en quins casos, amb quines garanties i amb quina responsabilitat.
La interoperabilitat no depèn només de tenir accés a una plataforma. Depèn també de saber qui pot consultar, quan ho pot fer, per quin motiu i com s’ha de registrar o justificar aquesta consulta.
Interoperabilitat semàntica: parlar el mateix idioma
Un dels grans reptes de la interoperabilitat és que les administracions no només s’intercanviïn dades, sinó que les entenguin de la mateixa manera. Això és el que sovint s’anomena interoperabilitat semàntica. Per exemple, quan parlem d’una persona beneficiària, d’un expedient actiu, d’un equipament municipal, d’una activitat, d’un immoble o d’una entitat, cal que els conceptes siguin clars.
Si cada administració utilitza definicions diferents, codis diferents o classificacions diferents, serà més difícil compartir dades i construir indicadors comuns. Per això són tan importants els models comuns de dades, els vocabularis compartits, les metadades i les dades mestres. No n’hi ha prou que els sistemes es connectin. Cal que la informació que circula sigui comprensible i coherent.
Interoperabilitat organitzativa: saber qui decideix i qui manté la dada
Això vol dir que les administracions han de tenir clares les responsabilitats: qui és responsable de la dada, qui la manté, qui la pot consultar, qui autoritza l’accés, qui resol incidències i qui garanteix que l’ús és correcte.
En un ajuntament petit o mitjà, això pot semblar complicat, però es pot començar amb passos simples.
- Identificar les dades més consultades.
- Saber en quins procediments s’utilitzen.
- Assignar persones de referència.
- Documentar criteris bàsics d’ús.
- Formar les persones tramitadores.
- Revisar periòdicament consultes i necessitats.
Aquesta feina ajuda a utilitzar millor serveis com Via Oberta i prepara l’ajuntament per a nous escenaris de compartició de dades.
Interoperabilitat i drets digitals
La interoperabilitat no és només eficiència administrativa. També és una qüestió de drets.
- Quan una administració no demana a la ciutadania documents que ja té o que pot consultar, està reduint càrregues administratives.
- Quan evita que una persona hagi de repetir la mateixa informació diverses vegades, està millorant l’experiència ciutadana.
- Quan garanteix que les dades es consulten amb seguretat i traçabilitat, està protegint millor els drets de les persones.
- Quan comparteix dades amb criteri, evita errors i millora la qualitat del servei públic.
Per això, la interoperabilitat ha d’anar acompanyada de garanties: protecció de dades, seguretat, minimització, finalitat, traçabilitat i transparència. Interoperar no vol dir obrir-ho tot. Vol dir compartir el que cal, amb qui cal, quan cal i amb les garanties necessàries.
L’Espai de Dades de l’AOC: un pas més per contribuir a la interoperabilitat
Via Oberta és una peça consolidada per a la consulta de dades i documents en el marc de procediments administratius. Però el repte de les dades al món local va més enllà. Els ajuntaments també necessiten ordenar les seves dades internes, construir models comuns, preparar indicadors, reutilitzar informació, compartir coneixement i desenvolupar serveis basats en dades i intel·ligència artificial.
Aquí és on l’Espai de Dades i la plataforma de dades del món local pot contribuir a fer un pas més.Ha d’ajudar a crear les condicions perquè els ens locals puguin compartir i reutilitzar dades amb més criteri, qualitat, seguretat i confiança.
Això implica treballar en inventaris, metadades, models comuns, qualitat, dades mestres, catàlegs, serveis compartits i casos d’ús. Facilitar que els ajuntaments petits i mitjans no hagin de construir sols tota aquesta capacitat.
La interoperabilitat del futur no serà només consultar un document o una dada puntual. També serà poder construir serveis públics més intel·ligents a partir de dades ben governades i compartides amb garanties.
Compartir millor per servir millor
La interoperabilitat és una peça essencial d’una administració més eficient, més simple i més orientada a la ciutadania. Però interoperar no és enviar excels. És compartir dades amb criteri, qualitat, seguretat, traçabilitat i sentit públic. Via Oberta ja facilita des de fa anys aquesta manera de treballar, permetent que els ens locals consultin dades i documents d’altres administracions dins dels procediments administratius i evitant càrregues innecessàries a la ciutadania.
Ara, l’Espai de Dades del Món Local de l’AOC ha d’ajudar a ampliar aquesta visió, contribuint a ordenar, descriure, governar i reutilitzar millor les dades del món local.
La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents: models i solucions comunes
Per avançar en interoperabilitat, els ajuntaments no poden quedar sols. La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents està treballant en el model i en solucions comunes al voltant de les dades i la intel·ligència artificial. Aquest treball ha de permetre definir criteris compartits, models de govern de la dada, inventaris mínims, metadades comunes, dades mestres, casos d’ús i serveis reutilitzables per al conjunt del món local. Aquest enfocament és clau per evitar que cada ajuntament hagi de resoldre individualment els mateixos problemes.
La interoperabilitat no és només una connexió entre sistemes, sinó també és una manera de cooperar millor entre administracions.
