In molti comuni di piccole e medie dimensioni, la condivisione delle informazioni significa ancora inviare un file Excel, allegare un PDF, richiedere un còpia di un documento, fare una richiesta via e-mail o chiamare un altro ufficio per confermare un'informazione. È un modo di lavorare che spesso ci ha permesso di risolvere i problemi quotidiani, soprattutto quando i team sono piccoli e dobbiamo rispondere rapidamente. Ma presenta anche importanti limiti.
I file possono diventare obsoleti. I dati possono essere copiati in modo errato. Possono circolare versioni diverse dello stesso documento. Si può perdere la tracciabilità di chi ha consultato cosa e per quale scopo. Ai cittadini possono essere richiesti documenti che l'amministrazione è già in possesso. E si può generare un'enorme quantità di lavoro manuale che non apporta alcun valore pubblico.
Ecco perché, quando parliamo di interoperabilità, non ci riferiamo solo alla tecnologia. Parliamo di un modo più efficiente, sicuro e garantito di condividere i dati tra le amministrazioni. Condividere i dati non dovrebbe significare spostare file avanti e indietro. Dovrebbe significare accedere ai dati necessari, al momento opportuno, per lo scopo appropriato, con garanzie legali, con sicurezza e con tracciabilità.
Che cosa significa interoperabilità?
L'interoperabilità è la capacità delle amministrazioni e dei loro sistemi di scambiarsi informazioni e di interpretarle correttamente. In parole semplici: significa che un'amministrazione può consultare o ricevere dati da un'altra amministrazione senza doverli richiedere nuovamente ai cittadini, senza duplicare il lavoro e senza perdere garanzie.
Un consiglio comunale potrebbe aver bisogno di consultare dati fiscali, dati di identità, dati di residenza, dati sulla disabilità, dati sulle famiglie numerose, dati catastali, dati sulla vita lavorativa o altre informazioni che sono già in possesso di un'altra amministrazione. Se queste informazioni vengono richieste ai cittadini sotto forma di certificato, ricevuta o còpia Nel caso di un documento, stiamo trasferendo un onere amministrativo alla persona.
Se il consiglio comunale può consultarlo direttamente, quando è autorizzato a farlo e nell'ambito di una procedura amministrativa, il servizio risulta più agile, più semplice e più coerente con il diritto dei cittadini a non fornire documenti già in possesso delle pubbliche amministrazioni.
L'interoperabilità non è solo connessione tecnica
Quando si parla di interoperabilità, è facile pensare solo a piattaforme, integrazioni, servizi web o scambio automatico di informazioni. Tutto ciò è importante, ma non è sufficiente.
Affinché due amministrazioni possano condividere i dati in modo utile, è necessario che siano soddisfatte diverse condizioni.
- È necessario sapere quali dati sono necessari.
- È necessario sapere per quale procedura e per quale scopo viene effettuata la consultazione.
- È necessaria l'autorizzazione per accedervi.
- È necessario comprendere il significato dei dati.
- È necessario assicurarsi che sia sufficientemente affidabile per l'uso previsto.
- Deve essere protetto adeguatamente.
- L'accesso deve essere registrato.
- Occorre evitare un riutilizzo eccessivo.
Pertanto, l'interoperabilità non è solo una questione tecnica. È anche una questione legale, organizzativa, semantica e di fiducia.
Nei precedenti articoli di questa serie abbiamo spiegato che
- Il primo passo è sapere quali dati abbiamo a disposizione. L'inventario ci aiuta a identificare i principali insiemi di dati di un comune.
- Abbiamo parlato di metadati: le informazioni che spiegano i dati. Senza metadati, è difficile capire cosa significhi un dato, chi ne sia responsabile, da dove provenga, con quale frequenza venga aggiornato o quali siano i suoi limiti.
- Abbiamo inoltre constatato che la qualità dei dati è fondamentale. Dati errati possono portare a servizi scadenti, notifiche inesatte, report inaffidabili o decisioni sbagliate.
- Abbiamo inoltre introdotto dati master, come persone, territorio, indirizzi, strutture, enti o fornitori, che sono dati di base e condivisi e che dovrebbero garantire la coerenza all'interno del consiglio comunale.
Tutto ciò è essenziale per poter parlare seriamente di interoperabilità.
- Se non sappiamo quali dati possediamo, non sapremo quali possiamo condividere.
- Se non ne comprendiamo il significato, altre amministrazioni potrebbero interpretarli erroneamente.
- Se non sono di buona qualità, condividerle può moltiplicare gli errori.
- Se i dati anagrafici non sono coerenti, l'integrazione tra i sistemi risulterà molto più difficile.
L'interoperabilità non inizia quando colleghiamo i sistemi. Inizia quando diamo ordine, criteri e responsabilità ai dati.
Perché l'invio di file Excel non è una buona soluzione strutturale?
Un foglio di calcolo Excel può essere utile per un compito specifico, ma non dovrebbe essere la base abituale per lo scambio di dati tra le amministrazioni.
Quando condividiamo i dati tramite file, sorgono rischi e inefficienze,
- Potrebbero circolare informazioni obsolete.
- Possono verificarsi errori còpia o manipolazione.
- Non è sempre chiaro da dove provengano i dati.
- Può essere difficile sapere se la persona che riceve il file può accedere a tutte le informazioni in esso contenute.
- Potrebbero essere condivisi più dati del necessario.
- Può essere difficile dimostrare chi ha consultato le informazioni e per quale scopo.
- È possibile generare diverse versioni dello stesso set di dati.
- Potresti ritrovarti a dipendere da persone specifiche che sanno come preparare o interpretare il file.
Questo modo di lavorare può sembrare veloce, ma spesso finisce per generare più lavoro, più rischi e meno fiducia. L'interoperabilità deve contribuire a superare proprio questa logica.
Via Oberta: un elemento chiave per l'interoperabilità in Catalogna
In Catalogna, Via Oberta Si tratta di uno strumento fondamentale per rendere efficace l'interoperabilità tra le amministrazioni. Via Oberta Consente agli enti pubblici di consultare dati e documenti di altre amministrazioni nell'ambito di una procedura amministrativa, a condizione che vi sia autorizzazione e uno scopo legittimo.
Ciò favorisce un principio molto importante: non chiedere ai cittadini ciò che l'amministrazione può già ottenere attraverso mezzi interoperabili.
Via Oberta Offre un grande valore aggiunto perché evita la gestione manuale di numerosi certificati e documenti giustificativi. Riduce inoltre gli oneri per i cittadini, migliora l'efficienza amministrativa e rafforza la certezza del diritto nelle consultazioni. Tuttavia, richiede anche dati accurati e procedure ben definite.
Per sfruttare appieno l'interoperabilità, il consiglio comunale deve:
- Siate chiari riguardo alle vostre procedure, ai dati di cui avete bisogno e agli scopi per cui li consultate.
- È necessario che le persone coinvolte nel processo sappiano a quali servizi possono rivolgersi, in quali casi, con quali garanzie e con quale responsabilità.
L'interoperabilità non dipende solo dall'accesso a una piattaforma. Dipende anche dal sapere chi può effettuare una consultazione, quando può farlo, per quale motivo e come tale consultazione deve essere documentata o giustificata.
Interoperabilità semantica: parlare la stessa lingua
Una delle principali sfide dell'interoperabilità è che le amministrazioni non solo si scambino dati, ma li interpretino anche allo stesso modo. Questo è ciò che viene spesso definito interoperabilità semantica. Ad esempio, quando si parla di beneficiario, fascicolo attivo, struttura comunale, attività, proprietà o ente, i concetti devono essere chiari.
Se ogni amministrazione utilizza definizioni diverse, codici diversi o classificazioni diverse, sarà più difficile condividere i dati e costruire indicatori comuni. Ecco perché modelli di dati comuni, vocabolari condivisi, metadati e dati masterNon è sufficiente che i sistemi siano connessi. Le informazioni che circolano devono essere comprensibili e coerenti.
Interoperabilità organizzativa: sapere chi decide e chi gestisce i dati
Ciò significa che le amministrazioni devono avere responsabilità chiare: chi è responsabile dei dati, chi li gestisce, chi può consultarli, chi autorizza l'accesso, chi risolve gli incidenti e chi garantisce che l'utilizzo sia corretto.
In un comune di piccole o medie dimensioni, questo potrebbe sembrare complicato, ma si può iniziare con semplici passi.
- Individuare i dati più consultati.
- È importante conoscere in quali procedure vengono utilizzati.
- Assegnare persone di riferimento.
- Documentare i criteri di utilizzo di base.
- Formazione del personale addetto all'elaborazione delle informazioni.
- Rivedere periodicamente le richieste e le esigenze.
Questo lavoro aiuta a utilizzare meglio servizi come Via Oberta e prepara il consiglio comunale a nuovi scenari di condivisione dei dati.
Interoperabilità e diritti digitali
L'interoperabilità non riguarda solo l'efficienza amministrativa. È anche una questione di diritti.
- Quando un'amministrazione non richiede ai cittadini documenti che già possiede o può consultare, riduce gli oneri amministrativi.
- Evitare che una persona debba ripetere le stesse informazioni più volte significa migliorare l'esperienza del cittadino.
- Garantire che i dati vengano consultati in modo sicuro e tracciabile significa tutelare al meglio i diritti delle persone.
- Condividendo i dati con giudizio, si evitano errori e si migliora la qualità dei servizi pubblici.
Pertanto, l'interoperabilità deve essere accompagnata da garanzie: protezione dei dati, sicurezza, minimizzazione, finalità, tracciabilità e transparènciaL'interoperabilità non significa aprire tutto. Significa condividere ciò che è necessario, con chi è necessario, quando è necessario e con le garanzie necessarie.
Lo spazio dati AOC: un ulteriore passo avanti verso l'interoperabilità.
Via Oberta Si tratta di un documento consolidato per la consultazione di dati e documenti nell'ambito delle procedure amministrative. Ma la sfida dei dati a livello locale va oltre. Anche le amministrazioni comunali devono organizzare i propri dati interni, costruire modelli comuni, elaborare indicatori, riutilizzare le informazioni, condividere le conoscenze e sviluppare servizi basati su dati e intelligenza artificiale.
È qui che lo Spazio dati e la piattaforma dati globale locale possono contribuire a fare un ulteriore passo avanti. Devono contribuire a creare le condizioni affinché gli enti locali possano condividere e riutilizzare i dati con criteri, qualità, sicurezza e affidabilità più rigorosi.
Ciò implica lavorare su inventari, metadati, modelli comuni, qualità, dati anagrafici, cataloghi, servizi condivisi e casi d'uso. In questo modo, i comuni di piccole e medie dimensioni non dovranno più sviluppare da soli tutte queste capacità.
L'interoperabilità del futuro non si limiterà alla consultazione di un documento o di un dato specifico. Si tratterà anche di poter costruire servizi pubblici più intelligenti, basati su dati ben gestiti e condivisi, con garanzie adeguate.
Condividere meglio per servire meglio
L'interoperabilità è un elemento essenziale per un'amministrazione più efficiente, semplice e orientata al cittadino. Ma interoperare non significa scambiarsi file Excel. Significa condividere dati secondo criteri di qualità, sicurezza, tracciabilità e interesse pubblico. Via Oberta Da anni agevola questo modo di lavorare, consentendo agli enti locali di consultare dati e documenti di altre amministrazioni nell'ambito delle procedure amministrative ed evitando oneri inutili per i cittadini.
Ora, l'AOC Local World Data Space deve contribuire ad ampliare questa visione, favorendo una migliore organizzazione, descrizione, gestione e riutilizzo dei dati locali.
La rete per gli enti locali intelligenti: modelli e soluzioni comuni
Per promuovere l'interoperabilità, gli enti locali non possono essere lasciati soli. La Smart Local Governments Network sta lavorando a un modello e a soluzioni comuni in materia di dati e intelligenza artificiale. Questo lavoro dovrebbe consentire la definizione di criteri condivisi, modelli di governance dei dati, inventari minimi, metadati comuni, dati master, casi d'uso e servizi riutilizzabili per il mondo locale nel suo complesso. Questo approccio è fondamentale per evitare che ogni ente locale debba risolvere gli stessi problemi individualmente.
L'interoperabilità non è solo una connessione tra sistemi, ma è anche un modo per migliorare la cooperazione tra le amministrazioni.
