In vielen kleinen und mittelgroßen Gemeinden bedeutet Informationsaustausch immer noch, eine Excel-Datei zu senden, eine PDF-Datei anzuhängen oder um eine Anfrage zu bitten. còpia Wir können Dokumente einsehen, per E-Mail anfragen oder eine andere Behörde anrufen, um Informationen zu bestätigen. Diese Arbeitsweise hat uns oft geholfen, alltägliche Probleme zu lösen, insbesondere in kleinen Teams, wenn schnelle Reaktionen gefragt sind. Sie hat aber auch wichtige Grenzen.
Dateien können veralten. Daten können fehlerhaft kopiert werden. Verschiedene Versionen desselben Dokuments können im Umlauf sein. Die Nachvollziehbarkeit, wer welche Dokumente zu welchem Zweck eingesehen hat, kann verloren gehen. Bürgerinnen und Bürger können um Dokumente gebeten werden, die der Verwaltung bereits vorliegen. Und es kann viel manuelle Arbeit entstehen, die keinen öffentlichen Nutzen bringt.
Deshalb sprechen wir bei Interoperabilität nicht nur von Technologie. Wir sprechen von einer effizienteren, sichereren und garantierten Methode zum Datenaustausch zwischen Behörden. Datenaustausch sollte nicht bedeuten, Dateien hin und her zu verschieben. Er sollte bedeuten, die benötigten Daten zum richtigen Zeitpunkt, für den jeweiligen Zweck, mit rechtlichen Garantien, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit abzurufen.
Was bedeutet Interoperabilität?
Interoperabilität bezeichnet die Fähigkeit von Behörden und ihren Systemen, Informationen auszutauschen und korrekt zu interpretieren. Vereinfacht ausgedrückt: Eine Behörde kann Daten von einer anderen Behörde abrufen oder erhalten, ohne die Bürger erneut befragen zu müssen, ohne Doppelarbeit zu leisten und ohne Garantien zu verlieren.
Ein Stadtrat muss möglicherweise Steuerdaten, Identitätsdaten, Wohnsitzdaten, Daten zu Behinderungen, Daten zu kinderreichen Familien, Katasterdaten, Daten zum Berufsleben oder andere Informationen einsehen, die sich bereits im Besitz einer anderen Verwaltung befinden. Wenn diese Informationen von Bürgern in Form einer Bescheinigung, Quittung oder còpia Mit der Dokumentation wird dem Einzelnen eine administrative Last aufgebürdet.
Wenn der Stadtrat die Behörde direkt konsultieren kann, sofern er dazu befugt ist und im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens, ist der Service flexibler, einfacher und besser mit dem Recht der Bürger vereinbar, keine Dokumente vorlegen zu müssen, die sich bereits im Besitz der öffentlichen Verwaltung befinden.
Interoperabilität ist nicht nur eine technische Verbindung.
Wenn man über Interoperabilität spricht, denkt man leicht nur an Plattformen, Integrationen, Webdienste oder den automatischen Informationsaustausch. All das ist wichtig, aber nicht ausreichend.
Damit zwei Verwaltungen Daten sinnvoll austauschen können, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein.
- Sie müssen wissen, welche Daten benötigt werden.
- Es ist notwendig zu wissen, zu welchem Verfahren und zu welchem Zweck die Konsultation durchgeführt wird.
- Sie benötigen eine Berechtigung, um darauf zugreifen zu können.
- Es ist notwendig zu verstehen, was die Daten bedeuten.
- Es muss sichergestellt werden, dass es für den vorgesehenen Zweck ausreichend zuverlässig ist.
- Es muss angemessen geschützt werden.
- Der Zugang muss registriert sein.
- Unnötige Wiederverwendung muss vermieden werden.
Interoperabilität ist daher nicht nur eine technische Frage, sondern auch eine rechtliche, organisatorische, semantische und vertrauensbezogene.
In früheren Artikeln dieser Reihe haben wir erklärt, dass
- Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, welche Daten wir haben. Die Bestandsaufnahme hilft uns, die wichtigsten Datensätze einer Gemeinde zu identifizieren.
- Wir haben über Metadaten gesprochen: die Informationen, die Daten erklären. Ohne Metadaten ist es schwer zu wissen, was ein Datensatz bedeutet, wer dafür verantwortlich ist, woher er stammt, wie oft er aktualisiert wird oder welche Einschränkungen er hat.
- Wir haben außerdem festgestellt, dass die Datenqualität von entscheidender Bedeutung ist. Falsche Daten können zu mangelhaftem Service, fehlerhaften Benachrichtigungen, unzuverlässigen Berichten oder falschen Entscheidungen führen.
- Und wir haben Stammdaten eingeführt, wie zum Beispiel Personen, Gebiete, Adressen, Einrichtungen, Organisationen oder Lieferanten. Dies sind grundlegende und gemeinsam genutzte Daten, die für die Kohärenz innerhalb des Stadtrats sorgen sollen.
All dies ist unerlässlich, um ernsthaft über Interoperabilität sprechen zu können.
- Wenn wir nicht wissen, welche Daten wir haben, wissen wir auch nicht, welche wir teilen können.
- Wenn wir nicht wissen, was sie bedeuten, könnten andere Regierungen sie falsch interpretieren.
- Sind sie von minderer Qualität, kann ihre Weitergabe zu einer Vervielfachung von Fehlern führen.
- Sind die Stammdaten nicht konsistent, gestaltet sich die Integration zwischen den Systemen deutlich schwieriger.
Interoperabilität beginnt nicht erst mit der Verbindung von Systemen. Sie beginnt erst, wenn wir Daten Ordnung, Kriterien und Verantwortlichkeiten geben.
Warum ist das Versenden von Excel-Dateien keine gute strukturelle Lösung?
Eine Excel-Tabelle kann für eine bestimmte Aufgabe nützlich sein, sollte aber nicht die übliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen Behörden sein.
Wenn wir Daten über Dateien austauschen, entstehen Risiken und Ineffizienzen.
- Es können veraltete Informationen im Umlauf sein.
- Es können Fehler auftreten còpia oder Manipulation.
- Es ist nicht immer klar, woher die Daten stammen.
- Es kann schwierig sein, festzustellen, ob die Person, die die Datei erhält, auf alle darin enthaltenen Informationen zugreifen kann.
- Es werden möglicherweise mehr Daten weitergegeben als nötig.
- Es kann schwierig sein, nachzuweisen, wer die Informationen konsultiert hat und zu welchem Zweck.
- Es können verschiedene Versionen desselben Datensatzes generiert werden.
- Möglicherweise sind Sie am Ende auf bestimmte Personen angewiesen, die wissen, wie man die Datei aufbereitet oder interpretiert.
Diese Arbeitsweise mag zwar schnell erscheinen, führt aber oft zu mehr Arbeit, höheren Risiken und weniger Vertrauen. Interoperabilität muss genau diese Logik überwinden helfen.
Via Oberta: ein Schlüsselelement der Interoperabilität in Katalonien
In Katalonien, Via Oberta Es ist ein grundlegendes Instrument, um die Interoperabilität zwischen den Verwaltungen effektiv zu gestalten. Via Oberta Es erlaubt öffentlichen Stellen, im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens Daten und Dokumente anderer Verwaltungen einzusehen, sofern eine entsprechende Genehmigung und ein legitimer Zweck vorliegen.
Dies begünstigt ein sehr wichtiges Prinzip: die Bürger nicht nach dem zu fragen, was die Verwaltung bereits durch interoperable Mittel erhalten kann.
Via Oberta Es bietet einen großen Mehrwert, da die manuelle Verwaltung zahlreicher Zertifikate und Begleitdokumente entfällt. Zudem reduziert es den Aufwand für die Bürger, verbessert die Verwaltungseffizienz und stärkt die Rechtssicherheit von Konsultationen. Allerdings erfordert es auch gute Daten und geeignete Verfahren.
Um die Interoperabilität voll auszuschöpfen, muss der Stadtrat Folgendes tun:
- Machen Sie sich Ihre Vorgehensweise, die benötigten Daten und die Zwecke, zu denen Sie diese konsultieren, klar.
- Es ist notwendig, dass die mit dem Prozess betrauten Personen wissen, welche Dienste sie in welchen Fällen, mit welchen Garantien und unter welcher Verantwortung in Anspruch nehmen können.
Interoperabilität hängt nicht allein vom Zugang zu einer Plattform ab. Sie setzt auch voraus, dass bekannt ist, wer wann und aus welchem Grund Rückfragen stellen kann und wie diese Rückfragen zu protokollieren oder zu begründen sind.
Semantische Interoperabilität: die gleiche Sprache sprechen
Eine der größten Herausforderungen der Interoperabilität besteht darin, dass Behörden nicht nur Daten austauschen, sondern diese auch einheitlich interpretieren. Dies wird häufig als semantische Interoperabilität bezeichnet. Wenn wir beispielsweise von einem Leistungsempfänger, einer aktiven Akte, einer kommunalen Einrichtung, einer Aktivität, einem Grundstück oder einer Organisation sprechen, müssen die Konzepte eindeutig sein.
Wenn jede Verwaltung unterschiedliche Definitionen, Codes oder Klassifizierungen verwendet, wird der Datenaustausch und die Entwicklung gemeinsamer Indikatoren erschwert. Deshalb gemeinsame Datenmodelle, gemeinsame Vokabulare, Metadaten und StammdatenEs genügt nicht, dass Systeme miteinander verbunden sind. Die zirkulierenden Informationen müssen verständlich und kohärent sein.
Organisatorische Interoperabilität: Wissen, wer entscheidet und wer die Daten verwaltet
Dies bedeutet, dass die Verwaltungen klare Verantwortlichkeiten haben müssen: Wer ist für die Daten verantwortlich, wer pflegt sie, wer kann sie einsehen, wer autorisiert den Zugriff, wer behebt Störungen und wer gewährleistet die korrekte Verwendung?
In einer kleinen oder mittelgroßen Gemeinde mag dies kompliziert erscheinen, aber man kann mit einfachen Schritten beginnen.
- Ermitteln Sie die am häufigsten konsultierten Daten.
- Wissen, in welchen Verfahren sie verwendet werden.
- Weisen Sie Referenzpersonen zu.
- Grundlegende Nutzungskriterien dokumentieren.
- Schulung der Mitarbeiter im Bearbeitungsprozess.
- Anfragen und Bedürfnisse regelmäßig überprüfen.
Diese Arbeit trägt dazu bei, Dienste wie beispielsweise Via Oberta und bereitet den Stadtrat auf neue Szenarien des Datenaustauschs vor.
Interoperabilität und digitale Rechte
Interoperabilität ist nicht nur eine Frage der administrativen Effizienz. Es geht auch um Rechte.
- Wenn eine Verwaltung von den Bürgern keine Dokumente verlangt, die sie bereits besitzt oder einsehen kann, verringert sie den Verwaltungsaufwand.
- Wenn man verhindert, dass eine Person dieselben Informationen mehrmals wiederholen muss, verbessert man das Bürgererlebnis.
- Wenn Sie gewährleisten, dass Daten sicher und nachvollziehbar abgerufen werden, schützen Sie die Rechte der Menschen besser.
- Wer Daten umsichtig weitergibt, vermeidet Fehler und verbessert die Qualität öffentlicher Dienstleistungen.
Daher muss Interoperabilität mit Garantien einhergehen: Datenschutz, Sicherheit, Datenminimierung, Zweckmäßigkeit, Rückverfolgbarkeit und transparènciaInteroperabilität bedeutet nicht, alles offenzulegen. Es bedeutet, das Notwendige mit den jeweiligen Personen zum benötigten Zeitpunkt und mit den erforderlichen Garantien zu teilen.
Der AOC-Datenraum: ein weiterer Schritt hin zur Interoperabilität
Via Oberta ist ein zentrales Instrument zur Abfrage von Daten und Dokumenten im Rahmen von Verwaltungsverfahren. Doch die Herausforderungen im Umgang mit Daten auf lokaler Ebene reichen weiter. Stadtverwaltungen müssen auch ihre internen Daten organisieren, gemeinsame Modelle entwickeln, Indikatoren erstellen, Informationen wiederverwenden, Wissen austauschen und daten- und KI-gestützte Dienstleistungen entwickeln.
Hier können der Datenraum und die lokale Weltdatenplattform einen wichtigen Beitrag leisten. Sie müssen dazu beitragen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass lokale Akteure Daten unter strengeren Kriterien hinsichtlich Qualität, Sicherheit und Vertrauen austauschen und wiederverwenden können.
Dies umfasst die Bearbeitung von Inventaren, Metadaten, gemeinsamen Modellen, Qualitätssicherung, Stammdaten, Katalogen, gemeinsamen Diensten und Anwendungsfällen. Dadurch wird es kleinen und mittleren Kommunen erleichtert, diese Kapazitäten nicht allein aufbauen zu müssen.
Die Interoperabilität der Zukunft wird sich nicht nur auf das Abrufen von Dokumenten oder bestimmten Daten beschränken. Sie wird auch die Möglichkeit bieten, intelligentere öffentliche Dienstleistungen auf der Grundlage gut verwalteter und gemeinsam genutzter Daten mit entsprechenden Garantien zu entwickeln.
Besser teilen, um besser dienen zu können
Interoperabilität ist ein wesentlicher Bestandteil einer effizienteren, einfacheren und bürgernäheren Verwaltung. Interoperabilität bedeutet jedoch nicht einfach nur das Versenden von Excel-Tabellen. Es geht vielmehr um den Austausch von Daten unter Berücksichtigung von Kriterien wie Qualität, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und öffentlichem Interesse. Via Oberta hat diese Arbeitsweise seit Jahren ermöglicht und es lokalen Einrichtungen erlaubt, Daten und Dokumente anderer Verwaltungen im Rahmen von Verwaltungsverfahren einzusehen und so unnötige Belastungen für die Bürger zu vermeiden.
Nun muss der AOC Local World Data Space dazu beitragen, diese Vision zu erweitern und eine bessere Ordnung, Beschreibung, Verwaltung und Wiederverwendung lokaler Weltdaten zu ermöglichen.
Das Netzwerk intelligenter Kommunalverwaltungen: Gemeinsame Modelle und Lösungen
Um die Interoperabilität zu verbessern, dürfen Kommunen nicht isoliert betrachtet werden. Das Smart Local Governments Network arbeitet an einem Modell und gemeinsamen Lösungen für Daten und künstliche Intelligenz. Diese Arbeit soll die Definition gemeinsamer Kriterien, Daten-Governance-Modelle, Mindestbestände, gemeinsamer Metadaten, Stammdaten, Anwendungsfälle und wiederverwendbarer Dienste für den gesamten kommunalen Bereich ermöglichen. Dieser Ansatz ist entscheidend, um zu vermeiden, dass jede Kommune dieselben Probleme einzeln lösen muss.
Interoperabilität ist nicht nur eine Verbindung zwischen Systemen, sondern auch ein Weg zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen.
