Le conseil municipal de Viladecans a établi un ensemble dedes assistants qui offrent un accompagnement personnalisé avant de commencer une procédureCette solution permet d'identifier la procédure appropriée, réduit les erreurs et évite les déplacements et les consultations inutiles.
Certaines démarches administratives, comme l'inscription au registre de la population ou l'obtention des permis de construire, présentent de multiples casuistiques qui engendrent des incertitudes et conduisent souvent à des demandes incomplètes ou erronées. Pour pallier ce problème, Viladecans a mis en place un système d'assistants qui accompagnent chaque personne dans ses démarches, en précisant les documents requis et les pièces justificatives nécessaires avant même de commencer.
Cette solution est documentée dans leObservatoire DigiCanvis comme une initiative innovante de l'administration locale.
En quoi cela consiste-t-il ?
La solution consiste en des assistants numériques, basés sur des diagrammes de décision et intégrés au centre de contrôle électronique municipal.
Actuellement, la mairie de Viladecans propose un service d'assistance dans trois domaines : les démarches d'immatriculation et la gestion administrative, les permis de construire et d'urbanisme, et l'identité numérique. Pour les démarches les plus complexes, un premier accompagnement permet d'identifier la situation de la personne et de l'orienter vers le référent le plus adapté.
L'opération est très simple :
- La personne accède à l'assistant depuis le bureau électronique.
- Répondez à quelques questions qui vous permettront d'identifier votre situation.
- L'assistant indique la procédure à suivre, les documents nécessaires et la manière de les soumettre.
- Le cas échéant, il fournit également des indications sur le système d'identification numérique le plus approprié pour mener à bien la procédure électronique.
La création et la maintenance des assistants s'effectuent via une plateforme intégrant des fonctionnalités d'IA pour faciliter l'élaboration de diagrammes de décision et la traduction multilingue des contenus. Dans tous les cas, les assistants sont vérifiés et validés par les services municipaux avant leur publication.
Quels sont les bénéfices?
- Réduction des erreurs. Les directives préalables réduisent les exigences de modification et améliorent la qualité des demandes.
- Réduction du soutien en personne et par téléphone. Les demandes qui nécessitaient auparavant une assistance sont désormais traitées de manière autonome, ce qui libère du temps pour les services d'aide aux citoyens.
- Amélioration de la qualité des services publics. Les connaissances d'experts sont structurées et disponibles 24h/24 et 7j/7, ce qui rend les démarches municipales plus accessibles.
Ce service est opérationnel depuis mars 2025 et compte actuellement 14 assistants référencés. Depuis son lancement, il enregistre en moyenne 39 consultations par jour, ce qui témoigne de son succès et de son potentiel pour alléger la charge des consultations en présentiel.
Vous trouverez dans la fiche des informations sur les aspects clés de la mise en œuvre de cette initiative. Des assistants guidés par l'IA pour guider les processus municipaux de l'observatoire DigiCanvis.
