Il Consiglio comunale di Viladecans ha adottato una serie diassistenti guidati che offrono una guida personalizzata prima di iniziare una proceduraLa soluzione aiuta a individuare la procedura appropriata, riduce gli errori ed evita viaggi e consulti non necessari.
Alcune procedure comunali, come quelle per l'anagrafe o i permessi edilizi, presentano molteplici casistiche che generano dubbi e spesso danno luogo a richieste incomplete o errate. Per rispondere a questa esigenza, Viladecans ha sviluppato un sistema di assistenti che guidano ogni persona verso la procedura appropriata, indicando anche i requisiti e la documentazione necessaria prima di iniziarla.
Questa soluzione è documentata nelOsservatorio DigiCanvis come iniziativa innovativa dell'amministrazione locale.
In cosa consiste?
La soluzione consiste in assistenti digitali, basati su diagrammi decisionali e integrati nella sede elettronica comunale.
Attualmente, il Comune di Viladecans offre assistenza in tre aree: procedure e gestione delle registrazioni, permessi edilizi e urbanistici e identità digitale. Nelle procedure più complesse, un operatore addetto all'assistenza iniziale aiuta a identificare la situazione della persona e la indirizza all'operatore più adatto.
L'operazione è molto semplice:
- La persona accede all'assistente tramite l'ufficio elettronico.
- Rispondi ad alcune domande che ti permettano di identificare la tua situazione.
- L'assistente indica la procedura da seguire, la documentazione necessaria e le modalità di presentazione.
- Se necessario, fornisce anche indicazioni sul sistema di identificazione digitale più appropriato per completare la procedura elettronica.
La creazione e la manutenzione degli assistenti avvengono tramite una piattaforma che integra funzionalità di intelligenza artificiale per facilitare la costruzione di diagrammi decisionali e la traduzione multilingue dei contenuti. In ogni caso, gli assistenti vengono revisionati e validati dal personale comunale prima della pubblicazione.
Quali sono i vantaggi?
- Riduzione degli errori. Le linee guida preliminari riducono la necessità di modifiche e migliorano la qualità delle domande.
- Riduzione dell'assistenza di persona e telefonica. Le richieste che in precedenza necessitavano di assistenza vengono risolte in autonomia, liberando tempo per i servizi di supporto ai cittadini.
- Miglioramento della qualità dei servizi pubblici. Le competenze specialistiche sono strutturate e disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, rendendo le procedure comunali più accessibili.
Il servizio è attivo da marzo 2025 e attualmente conta 14 assistenti qualificati. Dal suo lancio, ha registrato una media di 39 consultazioni giornaliere, il che dimostra una buona adozione di questo canale di supporto e il suo potenziale nel ridurre il carico di lavoro legato alle visite in presenza.
Puoi trovare informazioni sugli aspetti chiave per implementare questa iniziativa nel foglio Assistenti basati sull'intelligenza artificiale per guidare i processi municipali dell'Osservatorio DigiCanvis.
