Der Stadtrat von Viladecans hat eine Reihe von Maßnahmen ergriffenBegleitende Assistenten, die vor Beginn eines Eingriffs eine individuelle Beratung anbieten.Die Lösung hilft dabei, das geeignete Verfahren zu ermitteln, Fehler zu reduzieren und unnötige Reisen und Konsultationen zu vermeiden.
Manche kommunale Verfahren, wie beispielsweise die zur Eintragung ins Melderegister oder zur Beantragung von Baugenehmigungen, sind so komplex, dass sie oft zu Unklarheiten und unvollständigen oder fehlerhaften Anträgen führen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat Viladecans ein System von Assistenten entwickelt, die jeden Antragsteller zum jeweils passenden Verfahren führen und ihn vorab über die erforderlichen Unterlagen informieren.
Diese Lösung ist im dokumentiertDigiCanvis-Observatorium als innovative Initiative der örtlichen Verwaltung.
Woraus besteht es?
Die Lösung besteht aus digitalen Assistenten, die auf Entscheidungsdiagrammen basieren und in die elektronische Zentrale der Gemeinde integriert sind.
Derzeit bietet der Stadtrat von Viladecans Unterstützung in drei Bereichen an: Registrierungsverfahren und -verwaltung, Bau- und Stadtplanungsgenehmigungen sowie digitale Identität. Bei komplexeren Verfahren hilft ein erster Ansprechpartner, die Situation der Person zu erfassen und sie an den jeweils zuständigen Fachberater weiterzuleiten.
Die Vorgehensweise ist sehr einfach:
- Die Person greift über das elektronische Büro auf den Assistenten zu.
- Beantworten Sie einige Fragen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Situation zu ermitteln.
- Der Assistent gibt an, welches Verfahren erforderlich ist, welche Unterlagen benötigt werden und wie diese einzureichen sind.
- Falls erforderlich, bietet es auch Hinweise zum am besten geeigneten digitalen Identifizierungssystem für die Durchführung des elektronischen Verfahrens.
Die Erstellung und Pflege der Assistenten erfolgt über eine Plattform mit KI-Funktionen zur Unterstützung der Erstellung von Entscheidungsdiagrammen und der mehrsprachigen Übersetzung der Inhalte. Alle Assistenten werden vor ihrer Veröffentlichung von Mitarbeitern der Gemeinde geprüft und freigegeben.
Was sind die Vorteile?
- Fehlerreduzierung. Vorab erstellte Richtlinien verringern den Änderungsaufwand und verbessern die Qualität der Anträge.
- Reduzierung des persönlichen und telefonischen Supports. Anfragen, die zuvor Unterstützung erforderten, werden nun selbstständig bearbeitet, wodurch Zeit für Bürgerserviceleistungen frei wird.
- Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Expertenwissen ist strukturiert und rund um die Uhr verfügbar, wodurch kommunale Verfahren zugänglicher werden.
Der Dienst ist seit März 2025 in Betrieb und bietet derzeit 14 veröffentlichte Assistenten an. Seit seinem Start wurden durchschnittlich 39 Konsultationen pro Tag verzeichnet, was die gute Akzeptanz dieses Beratungskanals und sein Potenzial zur Reduzierung der Belastung durch persönliche Arztbesuche belegt.
In dem Merkblatt erfahren Sie mehr über die wichtigsten Aspekte zur Umsetzung dieser Initiative. KI-gestützte Assistenten zur Steuerung der kommunalen Bearbeitung des DigiCanvis-Observatoriums.
