De gemeenteraad van Viladecans heeft een reeksBegeleidende assistenten die persoonlijke begeleiding bieden voordat een procedure wordt gestart.De oplossing helpt bij het bepalen van de juiste procedure, vermindert fouten en voorkomt onnodige reizen en consultaties.
Sommige gemeentelijke procedures, zoals die voor de bevolkingsregistratie of bouwvergunningen, kennen meerdere casuïstieken die twijfels oproepen en vaak leiden tot onvolledige of onjuiste aanvragen. Om hierop in te spelen, heeft Viladecans een systeem ontwikkeld met assistenten die iedereen begeleiden naar de juiste procedure en die ook de vereisten en benodigde documentatie aangeven voordat de procedure wordt gestart.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als innovatief initiatief van het lokale bestuur.
Dat is?
De oplossing bestaat uit digitale assistenten, gebaseerd op beslissingsdiagrammen en geïntegreerd in het elektronische hoofdkantoor van de gemeente.
De gemeente Viladecans biedt momenteel ondersteuning op drie gebieden: registratieprocedures en -beheer, bouw- en stedenbouwvergunningen en digitale identiteit. Bij de meest complexe procedures helpt een eerste assistent de situatie van de persoon in kwestie te bepalen en verwijst hem of haar door naar de meest geschikte specialist.
De bediening is heel eenvoudig:
- De persoon benadert de assistent vanuit het elektronische kantoor.
- Beantwoord een aantal vragen waarmee je je eigen situatie kunt in kaart brengen.
- De assistent geeft aan welke procedure vereist is, welke documentatie nodig is en hoe deze moet worden ingediend.
- Indien nodig, biedt het ook advies over het meest geschikte digitale identificatiesysteem om de elektronische procedure te voltooien.
Het creëren en onderhouden van de assistenten gebeurt via een platform dat AI-functionaliteiten integreert om het opstellen van beslissingsdiagrammen en de meertalige vertaling van de inhoud te vergemakkelijken. In alle gevallen worden de assistenten door gemeentepersoneel beoordeeld en gevalideerd voordat ze worden gepubliceerd.
Wat zijn de voordelen?
- Foutreductie. Voorafgaande richtlijnen verminderen de noodzaak tot aanpassingen en verbeteren de kwaliteit van aanvragen.
- Vermindering van persoonlijke en telefonische ondersteuning. Vragen die voorheen hulp vereisten, worden nu zelfstandig opgelost, waardoor er meer tijd vrijkomt voor burgerondersteuning.
- Verbetering van de kwaliteit van de openbare dienstverlening. Deskundige kennis is gestructureerd en 24/7 beschikbaar, waardoor gemeentelijke procedures toegankelijker worden.
De dienst is sinds maart 2025 in gebruik en telt momenteel 14 geregistreerde assistenten. Sinds de lancering zijn er gemiddeld 39 consultaties per dag geregistreerd, wat wijst op een goede acceptatie van dit begeleidingskanaal en het potentieel ervan om de druk op de fysieke zorg te verlichten.
In het document vindt u meer informatie over de belangrijkste aspecten voor de implementatie van dit initiatief. AI-gestuurde assistenten ter ondersteuning van gemeentelijke processen van het DigiCanvis Observatorium.
