Guía publicación trámites electrónicos

Esta guía tiene como objetivo mejorar la calidad y la eficiencia en la publicación de los trámites electrónicos en los portales municipales y sedes electrónicas. En la era digital, la tramitación electrónica es una herramienta fundamental para garantizar una administración pública más eficiente, accesible y centrada en las personas. Sin embargo, todavía hay prácticas que dificultan una gestión óptima.

El análisis del uso del servicio Etram pone de manifiesto una dependencia excesiva de la instancia genérica y una escasa utilización de los formularios específicos que la plataforma ofrece.

Durante el primer semestre de 2025:

• El 88% de los trámites se realizaron mediante la instancia genérica.
• Sólo el 12% se tramitaron a través de formularios específicos.
• En una muestra de 73 ayuntamientos usuarios deEtram, casi uno 43% todavía publican formularios en PDF o Word en su web, solicitando que se adjunten a la instancia genérica.

Estas prácticas conllevan diversas problemáticas como dificultades en la gestión interna, un incremento de la carga administrativa, el riesgo de errores o de incumplimientos normativos y una experiencia menos satisfactoria para la ciudadanía. Por este motivo, la presente guía establece recomendaciones claras y acciones concretas para corregir estas disfunciones y aprovechar al máximo las potencialidades que ofrece Etram, con el objetivo de avanzar hacia una tramitación electrónica más estructurada, segura y eficiente.

1. Problemáticas y riesgos

El uso exclusivo de la instancia genérica o en combinación con formularios en PDF o Word comporta varios riesgos que afectan tanto a la gestión interna como a la confianza de la ciudadanía:

• Entrada de datos no estructurados: los datos se introducen en los sistemas de información del ente en un formato no estructurado, dificultando su gestión y análisis.
• Aumento de las cargas administrativas: el personal encargado de la apertura y tramitación de los expedientes electrónicos experimenta un alto impacto en sus cargas administrativas.
• Enlaces rotos: los enlaces vinculados a los trámites en formato PDF o Word, en muchas ocasiones, no se encuentran disponibles, dado que no se mantienen, lo que genera desconfianza entre la ciudadanía.
• Inseguridad jurídica: los formularios en formato Word o PDF a menudo no se actualizan según las normativas vigentes, lo que implica un elevado coste para las administraciones para realizar revisiones periódicas. Además, se publican fuera de la sede electrónica del ente, poniendo en riesgo la seguridad, veracidad e integridad de sus contenidos.
• Riesgo del principio de neutralidad tecnológica: el hecho de condicionar al ciudadano a utilizar un formulario en formato Word o PDF adjunto a la instancia genérica, le obliga a descargar, editar y adjuntar el formulario con un software específico (editores de PDF o procesadores de texto de mercado).

2. Casos a Corregir

A continuación, se presentan las prácticas más habituales a evitar en la publicación de trámites electrónicos, con ejemplos reales y la forma correcta de corregirlas.

A) Duplicidades de trámites

Publicación de trámites en formato Word o PDF que ya se encuentran disponibles en el portal de trámites Etram

Ejemplos:

• Domiciliación de tributos

• Solicitud de uso de equipamientos municipales

• Prórroga de licencia de obras

¿Cómo corregirlo?

1. Revisar el catálogo de trámites disponibles en Etram
2. Eliminar los formularios en formato Word o PDF de la web del ente para aquellos trámites que ya están disponibles en Etram con formulario HTML
3. Activar los trámites por defecto del catálogo de trámites deEtram

B) Formularios de trámites personalizados en formato PDF o Word

Publicación de formularios de trámites en formato Word o PDF para ser presentados vía instancia genérica o trámites personalizados que se pueden crear directamente en Etram.

Ejemplo:

¿Cómo corregirlo?

Los organismos usuarios del servicio Etram pueden crear formularios personalizados mediante el módulo de formularios propios.

Este módulo permite complementar los formularios genéricos disponibles por defecto con los formularios específicos adaptados a las necesidades de cada ente. Con esta funcionalidad se pueden sustituir los actuales formularios en PDF o Word definidos a medida por los entes, a fin de disponer de formularios íntegramente diseñados y gestionados por los propios organismos dentro de la plataforma.

De esta forma, se mejora el servicio de tramitación, tanto para la ciudadanía, que accede a formularios más ágiles y adaptados, como para los entes gestores, que reciben la información de forma estructurada y directamente integrada en su registro de entrada.

C) Formularios de trámites en formato PDF o Word para su presentación en presencial

Publicación de formularios en formato Word o PDF para su presentación en papel de forma presencial, aunque Etram ya permite descargar la versión en Word del trámite online, por su presentación en presencial.

3. Recomendaciones

• Revisar el catálogo de trámites deEtram:
  • Activar los trámites que sean de utilidad para el ente o que correspondan a su ámbito competencial.
  • Priorizar la activación de los trámites urbanísticos, de la Ventanilla Única Empresarial (FUE Local) y los trámites de la familia Padrón de Habitantes.
• Eliminar los formularios PDF o Word propios:
  • Sustituirlos por los trámites equivalentes disponibles en EtRAM a fin de garantizar el cumplimiento normativo y mantenimiento de los trámites.
• Uso de la nueva funcionalidad deEtram:
  • Creación y personalización de trámites propios, en caso de que no exista el trámite específico en el catálogo de trámites delEtram
• Suscríbete al Blog de la AOC:
  • Manténgase al día de las actualizaciones e incorporaciones de nuevos trámites específicos en el catálogo de trámites deEtram.
• Haz visible la tramitación electrónica más allá de la instancia genérica:
  • Muestra el catálogo de trámites en un lugar destacado y fácil de identificar.
• Solicitar la activación del módulo de creación de formularios propios a través del formulario de soporte deEtram indicando en el asunto «Etram Activación del módulo de trámites propios».

4. Asesoramiento y acompañamiento

Para cualquier consulta relacionada con la implantación de estas recomendaciones, los entes locales pueden contactar con la Unidad de Dinamización y Asesoramiento en el Territorio del Consorci AOC a través del correo dinamitzacio@aoc.cat, o bien con el suyo referente comarcal del Consejo Comarcal, que le puede ofrecer asesoramiento y orientación directa.