Руководство по публикации электронных процедур

Целью этого руководства является повысить качество и эффективность публикации электронных процедур на муниципальных порталах и электронных офисах. В цифровую эпоху электронная обработка является основополагающим инструментом для обеспечения более эффективного, доступного и ориентированного на людей государственного управления. Однако все еще существуют практики, которые затрудняют оптимальное управление.

Анализ использования услуг Etram подчеркивает чрезмерная зависимость от общий экземпляр и мало пользы конкретные формы которые предлагает платформа.

В первой половине 2025 года:

• El 88% процедур они были сделаны с использованием универсального экземпляра.
• Только 12% были обработаны с помощью специальных форм.
• В образце 73 ратушей пользователиEtram, почти один 43% они все еще публикуют формы в PDF или Word на своем веб-сайте с просьбой присоединить их к общему экземпляру.

Такая практика влечет за собой ряд проблем, таких как трудности во внутреннем управлении, увеличение административной нагрузки, риск ошибок или нарушений нормативных требований, а также менее удовлетворительный опыт для граждан. По этой причине данное руководство содержит четкие рекомендации и конкретные действия по устранению этих недостатков и максимальному использованию имеющегося потенциала. Etramс целью перехода к более структурированной, безопасной и эффективной электронной обработке данных.

1. Проблемы и риски

Исключительное использование общий экземпляр или в сочетании с формами в PDF или Word Это влечет за собой ряд рисков, которые влияют как на внутреннее управление, так и на общественное доверие:

• Неструктурированный ввод данных: данные вводятся в информационные системы организации в неструктурированном формате, что затрудняет их управление и анализ.
• Увеличение административного бремени: сотрудники, ответственные за открытие и обработку электронных файлов, испытывают сильное влияние административной нагрузки.
• Неработающие ссылки: ссылки на процедуры в формате PDF или Word часто недоступны, поскольку не поддерживаются, что вызывает недоверие у граждан.
• Правовая неопределенность: Формы в форматах Word или PDF часто не обновляются в соответствии с действующими правилами, что влечет за собой высокие затраты для администраций на проведение периодических проверок. Кроме того, они публикуются вне электронного офиса организации, что ставит под угрозу безопасность, достоверность и целостность их содержания.
• Риск принципа технологической нейтральности: факт обуславливания использования гражданином формы в формате Word или PDF, прикрепленной к общему экземпляру, заставляет его загружать, редактировать и прикреплять форму с помощью специального программного обеспечения (редакторов PDF или коммерческих текстовых процессоров).

2. Случаи, требующие исправления

Ниже приведены наиболее распространенные практики, которых следует избегать при публикации электронных процедур, с реальными примерами и правильными способами их исправления.

А) Дублирование процедур

Публикация процедур в формате Word или PDF, которые уже доступны на портале процедур. Etram

Примеры:

• Налоговое домицилирование

• Запрос на использование муниципальных объектов

• Продление лицензии на работы

Как это исправить?

1. Ознакомьтесь с каталогом процедур, доступных на сайте Etram
2. Удалите с веб-сайта организации формы в формате Word или PDF, если эти процедуры уже доступны. Etram с HTML-формой
3. Активируйте процедуры по умолчанию из каталога процедур.Etram

Б) Индивидуальные формы процедур в формате PDF или Word

Публикация процессуальных форм в формате Word или PDF для подачи через типовой экземпляр или персонализированные процедуры, которые можно создать непосредственно в Etram.

Примеры:

Как это исправить?

Организации, использующие эту услугу Etram можно создавать пользовательские формы с помощью модуль пользовательских форм.

Этот модуль позволяет дополнять общие формы, доступные по умолчанию, специальными формами, адаптированными к потребностям каждой организации. С помощью этой функции вы можете: заменить текущие формы PDF или Word, определяемые сущностями, чтобы формы полностью разрабатывались и управлялись самими организациями внутри платформы.

Таким образом, улучшается качество обработки данных как для граждан, которые получают доступ к более гибким и адаптированным формам, так и для органов управления, которые получают информацию в структурированном виде и напрямую интегрируют ее в свою учетную запись.

C) Формы процедур в формате PDF или Word для личного представления

Публикация форм в формате Word или PDF для представления на бумажном носителе лично, хотя Etram Теперь вы можете скачать версию в формате Word. онлайн-процедуры, для вашего личная презентация.

3. Рекомендации

• Ознакомьтесь с каталогом процедур.Etram:
  • Активировать процедуры, которые полезны для субъекта или соответствуют сфере его компетенции.
  • Приоритет активации процедуры городского планирования, Единый магазин для бизнеса (местный FUE) и оформление документации семьи Регистр населения.
• Удалите собственные формы PDF или Word:
  • Замените их эквивалентными процедурами, доступными в Etбаран для обеспечения соблюдения нормативных требований и поддержания процедур.
• Используя новые функцииEtram:
  • Создание и настройка собственных процедур в случае, если конкретная процедура отсутствует в каталоге процедур.Etram
• Подписаться на Блог АОС:
  • Чтобы оставаться в курсе событий обновления и добавления новых процедур конкретно к каталогу процедурEtram.
• Сделать электронную обработку видимой за пределами общего случая:
  • Разместите каталог процедур на видном и легкодоступном месте.
• Запросить активацию модуля создания пользовательских форм через форма поддержки дляEtram указав в теме "Etram Активация модуля собственных процедур.

4. Советы и поддержка

По всем вопросам, связанным с реализацией этих рекомендаций, местные организации могут обращаться к Отдел территориальной динамизации и консультирования консорциума AOC по почте dinamitzacio@aoc.cat, или с вашим региональный представитель Регионального Совета, который может дать вам совет и прямое руководство.