Leitfaden zur Veröffentlichung elektronischer Verfahren

Empfehlungen zur Veröffentlichung elektronischer Verfahren

GUIA

Inhalt

  1. Probleme und Risiken
  2. Zu korrigierende Fälle
    1. Doppelte Verfahren
    2. Benutzerdefinierte Formulare im PDF- oder Word-Format
    3. Verfahrensformulare im PDF- oder Word-Format zur persönlichen Präsentation
  3. Empfehlungen
  4. Beratung und Unterstützung

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Dieser Leitfaden zielt darauf ab, Verbesserung der Qualität und Effizienz bei der Veröffentlichung elektronischer Verfahren auf kommunalen Portalen und elektronischen Ämtern. Im digitalen Zeitalter ist die elektronische Bearbeitung ein grundlegendes Instrument für eine effizientere, zugänglichere und bürgernahe öffentliche Verwaltung. Es gibt jedoch immer noch Praktiken, die eine optimale Verwaltung erschweren.

Analyse der Servicenutzung Etram hebt eine übermäßige Abhängigkeit von der generische Instanz und wenig Nutzung von spezifische Formen die die Plattform bietet.

Im ersten Halbjahr 2025:

  • El 88 % der Eingriffe Sie wurden mithilfe der generischen Instanz erstellt.
  • Nur die 12% wurden über spezielle Formulare abgewickelt.
  • In einer Stichprobe von 73 Stadträte Nutzer vonEtram, fast ein 43% sie veröffentlichen immer noch Formulare in PDF oder Word auf ihrer Website mit der Aufforderung, sie der generischen Instanz beizufügen.

Diese Praktiken bergen verschiedene Probleme, wie etwa Schwierigkeiten im internen Management, einen erhöhten Verwaltungsaufwand, das Risiko von Fehlern oder Verstößen gegen Vorschriften sowie eine geringere Kundenzufriedenheit. Aus diesem Grund enthält dieser Leitfaden klare Empfehlungen und konkrete Maßnahmen, um diese Funktionsstörungen zu beheben und das vorhandene Potenzial optimal zu nutzen. Etrammit dem Ziel, eine strukturiertere, sicherere und effizientere elektronische Datenverarbeitung zu erreichen.

1. Probleme und Risiken

Die ausschließliche Nutzung der generische Instanz oder in Kombination mit Formularen in PDF oder Word Es birgt mehrere Risiken, die sowohl das interne Management als auch das öffentliche Vertrauen beeinträchtigen:

  • Unstrukturierte Dateneingabe: Daten werden in einem unstrukturierten Format in die Informationssysteme des Unternehmens eingegeben, was ihre Verwaltung und Analyse erschwert.
  • Erhöhter Verwaltungsaufwand: Die für die Eröffnung und Bearbeitung elektronischer Dateien zuständigen Mitarbeiter sind mit einem hohen Verwaltungsaufwand konfrontiert.
  • Defekte Links: Die Links zu den Verfahren im PDF- oder Word-Format sind oft nicht verfügbar, da sie nicht gepflegt werden, was bei den Bürgern Misstrauen hervorruft.
  • Rechtsunsicherheit: Formulare im Word- oder PDF-Format werden häufig nicht den geltenden Vorschriften entsprechend aktualisiert, was für die Verwaltungen hohe Kosten für die regelmäßige Überprüfung bedeutet. Darüber hinaus werden sie außerhalb der elektronischen Zentrale der Einrichtung veröffentlicht, was die Sicherheit, Richtigkeit und Integrität ihrer Inhalte gefährdet.
  • Risiko des Prinzips der Technologieneutralität: Die Tatsache, dass der Bürger dazu gezwungen wird, ein Formular im Word- oder PDF-Format zu verwenden, das der allgemeinen Instanz beigefügt ist, zwingt ihn dazu, das Formular mit spezieller Software (PDF-Editoren oder kommerziellen Textverarbeitungsprogrammen) herunterzuladen, zu bearbeiten und anzuhängen.

2. Zu korrigierende Fälle

Nachfolgend finden Sie die gängigsten Vorgehensweisen, die bei der Veröffentlichung elektronischer Verfahren vermieden werden sollten, mit echten Beispielen und der richtigen Vorgehensweise zur Korrektur.

A) Doppelte Verfahren

Veröffentlichung von Verfahren im Word- oder PDF-Format, die bereits im Verfahrensportal verfügbar sind. Etram

Beispiele:

  • Steuerdomizilierung
Verfahrensformular erstellt vom Stadtrat
Verfahren verfügbar unter Etram
  • Antrag auf Nutzung kommunaler Einrichtungen
Verfahrensformular erstellt vom Stadtrat
Verfahren verfügbar unter Etram
  • Verlängerung der Werkserlaubnis
Verfahrensformular erstellt vom Stadtrat
Verfahren verfügbar unter Etram

Wie kann man das korrigieren?

  1. Sehen Sie sich den Katalog der verfügbaren Verfahren an unter Etram
  2. Entfernen Sie Formulare im Word- oder PDF-Format von der Website der Einrichtung für diejenigen Verfahren, die bereits verfügbar sind. Etram mit HTML-Formular
  3. Aktivieren Sie die Standardprozeduren aus dem Prozedurenkatalog.Etram
Standardprozeduren Aktivierungsmenü in Etram

B) Individuelle Verfahrensformulare im PDF- oder Word-Format

Veröffentlichung von Verfahrensformularen im Word- oder PDF-Format zur Einreichung über generische Instanzen oder personalisierte Verfahren, die direkt erstellt werden können in Etram.

Beispiele:

Beispiel für ein benutzerdefiniertes Formular

Wie kann man das korrigieren?

Die Organisationen, die den Dienst nutzen Etram kann mithilfe von benutzerdefinierten Formularen erstellen Modul für benutzerdefinierte Formulare.

Mit diesem Modul können Sie die standardmäßig verfügbaren allgemeinen Formulare durch spezifische Formulare ergänzen, die an die Bedürfnisse jeder Entität angepasst sind. Mit dieser Funktionalität können Sie Ersetzen Sie die aktuellen, von den Entitäten individuell definierten PDF- oder Word-Formulare, um Formulare vollständig von den Organisationen selbst innerhalb der Plattform entwerfen und verwalten zu lassen.

Auf diese Weise wird der Verarbeitungsservice verbessert, sowohl für die Bürger, die auf flexiblere und angepasstere Formulare zugreifen können, als auch für die Verwaltungseinheiten, die die Informationen strukturiert und direkt in ihre Eingangsdaten integriert erhalten.

C) Verfahrensformulare im PDF- oder Word-Format zur persönlichen Präsentation

Veröffentlichung von Formularen im Word- oder PDF-Format zur persönlichen Vorlage in Papierform, obwohl Etram Es ermöglicht Ihnen nun, die Word-Version herunterzuladen. des Online-Verfahrens, für Ihre persönliche Präsentation.

3. Empfehlungen

  • Prüfen Sie den Katalog der VerfahrenEtram:
    • Aktivieren Sie Verfahren, die für die Entität nützlich sind oder ihrem Kompetenzbereich entsprechen.
    • Priorisieren Sie die Aktivierung von städtebauliche Verfahrenaus Ein Geschäftsfenster (Lokale FUE) und die Verfahren der Familie Bevölkerungsregister.
  • Löschen Sie Ihre eigenen PDF- oder Word-Formulare:
    • Ersetzen Sie sie durch die entsprechenden Verfahren, die in Et verfügbar sindRAM um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Aufrechterhaltung der Verfahren zu gewährleisten.
  • Nutzung der neuen Funktionalität vonEtram:
    • Erstellung und Anpassung eigener Verfahren, falls das gewünschte Verfahren nicht im Verfahrenskatalog vorhanden ist.Etram
  • Abonnieren Blog des AOC:
    • Um auf dem Laufenden zu bleiben mit Aktualisierungen und Ergänzungen neuer Verfahren speziell für den Katalog der VerfahrenEtram.
  • Elektronische Verarbeitung über die generische Instanz hinaus sichtbar machen:
    • Zeigen Sie den Verfahrenskatalog an einer gut sichtbaren und leicht zu erkennenden Stelle an.
  • Aktivierung des Moduls zur benutzerdefinierten Formularerstellung anfordern durch Unterstützungsformular fürEtram Angabe im Betreff „Etram Aktivierung des Moduls „Eigene Prozeduren“.

4. Beratung und Unterstützung

Bei Fragen zur Umsetzung dieser Empfehlungen können sich lokale Stellen an die AOC-Konsortium – Einheit für territoriale Dynamisierung und Beratung per Post dinamitzacio@aoc.catoder mit Ihrem regionaler Vertreter des Regionalrates, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.