Guida alla pubblicazione delle procedure elettroniche

Questa guida si propone di migliorare la qualità e l'efficienza nella pubblicazione delle procedure elettroniche Sui portali comunali e sugli uffici elettronici. Nell'era digitale, l'elaborazione elettronica dei dati è uno strumento fondamentale per garantire una pubblica amministrazione più efficiente, accessibile e incentrata sulle persone. Tuttavia, esistono ancora pratiche che ne rendono difficile la gestione ottimale.

Analisi dell'utilizzo del servizio Etram mette in evidenza un eccessiva dipendenza dall' istanza generica e scarso utilizzo di forme specifiche che la piattaforma offre.

Durante la prima metà del 2025:

• El 88% delle procedure sono stati realizzati utilizzando l'istanza generica.
• Solo il 12% venivano elaborati tramite moduli specifici.
• In un campione di 73 municipi utenti diEtram, quasi uno 43% continuano a pubblicare moduli in PDF o Parola sul loro sito web, richiedendo che vengano allegati all'istanza generica.

Tali pratiche comportano diverse problematiche, tra cui difficoltà nella gestione interna, un aumento degli oneri amministrativi, il rischio di errori o violazioni normative e un'esperienza meno soddisfacente per i cittadini. Per questo motivo, questa guida stabilisce raccomandazioni chiare e azioni specifiche per correggere queste disfunzioni e sfruttare al meglio il potenziale che offre. Etram, con l'obiettivo di procedere verso un'elaborazione elettronica più strutturata, sicura ed efficiente.

1. Problemi e rischi

L'uso esclusivo del istanza generica o in combinazione con forme in PDF o Parola Comporta diversi rischi che incidono sia sulla gestione interna sia sulla fiducia del pubblico:

• Inserimento dati non strutturati: i dati vengono immessi nei sistemi informativi dell'ente in un formato non strutturato, rendendone difficile la gestione e l'analisi.
• Aumento degli oneri amministrativi: il personale addetto all'apertura e all'elaborazione dei fascicoli elettronici subisce un impatto elevato sui propri oneri amministrativi.
• Link non funzionanti: i link collegati alle procedure in formato PDF o Word spesso non sono disponibili, perché non vengono manutenuti, il che genera sfiducia tra i cittadini.
• Incertezza giuridica: I moduli in formato Word o PDF spesso non vengono aggiornati secondo le normative vigenti, il che comporta un costo elevato per le amministrazioni per le revisioni periodiche. Inoltre, vengono pubblicati al di fuori della sede elettronica dell'ente, mettendo a rischio la sicurezza, la veridicità e l'integrità del loro contenuto.
• Il rischio del principio di neutralità tecnologica: il fatto di condizionare il cittadino all'utilizzo di un modulo in formato Word o PDF allegato all'istanza generica, lo obbliga a scaricare, modificare e allegare il modulo con software specifici (editor PDF o elaboratori di testi commerciali).

2. Casi da correggere

Di seguito sono riportate le pratiche più comuni da evitare quando si pubblicano procedure elettroniche, con esempi concreti e il modo corretto per correggerle.

A) Duplicazione delle procedure

Pubblicazione delle procedure in formato Word o PDF già disponibili sul portale delle procedure Etram

Esempi:

• Domiciliazione fiscale

• Richiesta di utilizzo delle strutture comunali

• Estensione licenza lavori

Come correggerlo?

1. Consulta il catalogo delle procedure disponibili su Etram
2. Rimuovere i moduli in formato Word o PDF dal sito web dell'ente per quelle procedure che sono già disponibili su Etram con modulo HTML
3. Attiva le procedure predefinite del catalogo delle procedureEtram

B) Moduli di procedura personalizzati in formato PDF o Word

Pubblicazione di moduli procedurali in formato Word o PDF da presentare tramite istanze generiche o procedure personalizzate creabili direttamente in Etram.

Esempi:

Come correggerlo?

Le organizzazioni che utilizzano il servizio Etram può creare moduli personalizzati utilizzando modulo moduli personalizzati.

Questo modulo consente di integrare i moduli generici disponibili di default con moduli specifici adattati alle esigenze di ogni entità. Con questa funzionalità è possibile sostituire gli attuali moduli PDF o Word definiti in modo personalizzato dalle entità, in modo da avere moduli interamente progettati e gestiti dalle organizzazioni stesse all'interno della piattaforma.

In questo modo si migliora il servizio di elaborazione, sia per i cittadini, che accedono a moduli più agili e adattati, sia per gli enti gestori, che ricevono le informazioni in modo strutturato e direttamente integrate nel proprio fascicolo di ingresso.

C) Moduli di procedura in formato PDF o Word per la presentazione di persona

Pubblicazione di moduli in formato Word o PDF per la presentazione su carta di persona, sebbene Etram Ora ti consente di scaricare la versione Word della procedura online, per la tua presentazione di persona.

3. Raccomandazioni

• Rivedere il catalogo delle procedureEtram:
  • Attivare procedure utili all’ente o corrispondenti al suo ambito di competenza.
  • Dare priorità all'attivazione di procedure di pianificazione urbana, della Sportello unico (FUE locale) e la scartoffie della famiglia Registro della popolazione.
• Elimina i tuoi moduli PDF o Word:
  • Sostituiscili con le procedure equivalenti disponibili in EtRAM al fine di garantire la conformità normativa e il mantenimento delle procedure.
• Utilizzando la nuova funzionalità diEtram:
  • Creazione e personalizzazione delle proprie procedure, nel caso in cui la procedura specifica non sia presente nel catalogo delle procedure.Etram
• Iscriviti a Blog dell'AOC:
  • Per rimanere aggiornati con aggiornamenti e aggiunte di nuove procedure specifico del catalogo delle procedureEtram.
• Rendere visibile l'elaborazione elettronica oltre l'istanza generica:
  • Esporre il catalogo delle procedure in un luogo ben visibile e facilmente identificabile.
• Richiedi l'attivazione del modulo per la creazione dei tuoi moduli attraverso modulo di supporto perEtram indicando nell'oggetto “Etram Attivazione del modulo delle procedure proprie.

4. Consulenza e supporto

Per qualsiasi domanda relativa all'attuazione di queste raccomandazioni, gli enti locali possono contattare l' Unità di dinamizzazione e consulenza territoriale del Consorzio AOC tramite posta dinamizzacio@aoc.cat, o con il tuo rappresentante regionale del Consiglio Regionale, che può offrirti consigli e guida diretta.