Guia de publicação de procedimentos eletrônicos

Este guia tem como objetivo melhorar a qualidade e a eficiência na publicação de procedimentos eletrônicos em portais municipais e cartórios eletrônicos. Na era digital, o processamento eletrônico é uma ferramenta fundamental para garantir uma administração pública mais eficiente, acessível e centrada nas pessoas. No entanto, ainda existem práticas que dificultam sua gestão otimizada.

Análise do uso do serviço Etram destaca um dependência excessiva do instância genérica e pouco uso de formulários específicos que a plataforma oferece.

Durante o primeiro semestre de 2025:

• El 88% dos procedimentos elas foram feitas usando a instância genérica.
• Somente o 12% foram processados ​​através de formulários específicos.
• Em uma amostra de 73 prefeituras usuários deEtram, quase um 43% eles ainda publicam formulários em PDF ou Word em seu site, solicitando que sejam anexados à instância genérica.

Essas práticas acarretam diversos problemas, como dificuldades na gestão interna, aumento da carga administrativa, risco de erros ou infrações regulatórias e uma experiência menos satisfatória para os cidadãos. Por isso, este guia estabelece recomendações claras e ações específicas para corrigir essas disfunções e aproveitar ao máximo o potencial que oferece. Etram, com o objetivo de avançar rumo a um processamento eletrônico mais estruturado, seguro e eficiente.

1. Problemas e riscos

O uso exclusivo do instância genérica ou em combinação com formulários em PDF ou Word Ela envolve vários riscos que afetam tanto a gestão interna quanto a confiança pública:

• Entrada de dados não estruturados: os dados são inseridos nos sistemas de informação da entidade em um formato não estruturado, dificultando seu gerenciamento e análise.
• Aumento dos encargos administrativos: os funcionários responsáveis ​​pela abertura e processamento de arquivos eletrônicos sofrem um alto impacto em suas cargas administrativas.
• Links quebrados: os links para os procedimentos em formato PDF ou Word muitas vezes não estão disponíveis, pois não são mantidos, o que gera desconfiança nos cidadãos.
• Insegurança jurídicaFormulários em formato Word ou PDF muitas vezes não são atualizados de acordo com as normas vigentes, o que implica um alto custo para as administrações realizarem revisões periódicas. Além disso, são publicados fora da sede eletrônica da entidade, colocando em risco a segurança, a veracidade e a integridade de seu conteúdo.
• Risco do princípio da neutralidade tecnológica: o fato de condicionar o cidadão a utilizar um formulário em formato Word ou PDF anexado à instância genérica, obriga-o a baixar, editar e anexar o formulário com software específico (editores de PDF ou processadores de texto comerciais).

2. Casos a corrigir

Abaixo estão as práticas mais comuns que devem ser evitadas na publicação de procedimentos eletrônicos, com exemplos reais e a maneira correta de corrigi-las.

A) Duplicação de procedimentos

Publicação de procedimentos em formato Word ou PDF que já estejam disponíveis no portal de procedimentos. Etram

Exemplos:

• Domiciliação fiscal

• Solicitação de utilização de instalações municipais

• Extensão da licença de obras

Como corrigir isso?

1. Consulte o catálogo de procedimentos disponíveis em Etram
2. Remova os formulários em formato Word ou PDF do site da entidade para os procedimentos que já estão disponíveis online. Etram com formulário HTML
3. Ative os procedimentos padrão do catálogo de procedimentos.Etram

B) Formulários de procedimentos personalizados em formato PDF ou Word

Publicação de formulários processuais em formato Word ou PDF para serem submetidos por meio de instância genérica ou procedimentos personalizados que podem ser criados diretamente em Etram.

Exemplos:

Como corrigir isso?

As organizações que utilizam o serviço Etram pode criar formulários personalizados usando o módulo de formulários personalizados.

Este módulo permite complementar os formulários genéricos disponíveis por defeito com formulários específicos adaptados às necessidades de cada entidade. Com esta funcionalidade pode: substituir os formulários PDF ou Word atuais definidos pelas entidades, para que os formulários sejam inteiramente desenhados e gerenciados pelas próprias organizações dentro da plataforma.

Desta forma, o serviço de processamento é melhorado, tanto para os cidadãos, que acedem a formulários mais ágeis e adaptados, como para as entidades gestoras, que recebem a informação de forma estruturada e diretamente integrada no seu registo de entrada.

C) Formulários de procedimento em formato PDF ou Word para apresentação presencial

Publicação de formulários em formato Word ou PDF para apresentação em papel presencial, embora Etram Agora você pode baixar a versão em Word. do procedimento online, para sua apresentação presencial.

3. Recomendações

• Analise o catálogo de procedimentos.Etram:
  • Acionar procedimentos que sejam úteis para a entidade ou que correspondam à sua área de competência.
  • Priorizar a ativação de procedimentos de planejamento urbano, a Negócio de balcão único (FUE local) e o papelada da família Registro da População.
• Exclua seus próprios formulários PDF ou Word:
  • Substitua-os pelos procedimentos equivalentes disponíveis em EtRAM a fim de garantir a conformidade regulatória e a manutenção dos procedimentos.
• Utilizando a nova funcionalidade deEtram:
  • Criação e personalização de procedimentos próprios, caso o procedimento específico não exista no catálogo de procedimentos.Etram
• Inscrever-se para Blog da AOC:
  • Para se manter atualizado com as atualizações e adições de novos procedimentos específico para o catálogo de procedimentosEtram.
• Tornar o processamento eletrônico visível além da instância genérica:
  • Exiba o catálogo de procedimentos em local visível e de fácil identificação.
• Solicitar ativação do módulo de criação de formulário personalizado através formulário de suporte paraEtram indicando no assunto “Etram Ativação do módulo de procedimentos próprios.

4. Conselhos e apoio

Para quaisquer dúvidas relacionadas com a implementação destas recomendações, as entidades locais podem contactar o Unidade de Dinamização Territorial e Aconselhamento do Consórcio AOC pelo correio dinamitzacio@aoc.cat, ou com seu representante regional do Conselho Regional, que pode lhe oferecer conselhos e orientação direta.