Guide de publication des procédures électroniques

Ce guide vise à améliorer la qualité et l'efficacité de la publication des procédures électroniques Sur les portails municipaux et les bureaux électroniques. À l'ère du numérique, le traitement électronique est un outil fondamental pour garantir une administration publique plus efficace, accessible et centrée sur les citoyens. Cependant, certaines pratiques rendent encore difficile sa gestion optimale.

Analyse de l'utilisation des services Etram met en évidence un dépendance excessive à l'égard de instance générique et peu d'utilisation de formes spécifiques que propose la plateforme.

Au cours du premier semestre 2025 :

• El 88% des procédures ils ont été réalisés à l'aide de l'instance générique.
• Seul le 12 % ont été traitées au moyen de formulaires spécifiques.
• Dans un échantillon de 73 mairies utilisateurs deEtram, presque un 43 % ils publient toujours des formulaires dans PDF ou Word sur leur site Web, demandant qu'ils soient rattachés à l'instance générique.

Ces pratiques engendrent plusieurs problèmes, tels que des difficultés de gestion interne, un alourdissement des formalités administratives, des risques d'erreurs ou d'infractions réglementaires et une expérience moins satisfaisante pour les citoyens. C'est pourquoi ce guide formule des recommandations claires et propose des actions concrètes pour corriger ces dysfonctionnements et exploiter pleinement le potentiel du système. Etram, dans le but d'évoluer vers un traitement électronique plus structuré, plus sûr et plus efficace.

1. Problèmes et risques

L'usage exclusif du instance générique ou en combinaison avec des formes dans PDF ou Word Cela comporte plusieurs risques qui affectent à la fois la gestion interne et la confiance du public :

• Saisie de données non structurées:les données sont saisies dans les systèmes d'information de l'entité dans un format non structuré, ce qui les rend difficiles à gérer et à analyser.
• Augmentation des charges administratives:le personnel chargé de l'ouverture et du traitement des dossiers électroniques subit un impact important sur ses charges administratives.
• Liens brisés:les liens liés aux démarches au format PDF ou Word sont souvent indisponibles, car non maintenus, ce qui génère de la méfiance chez les citoyens.
• Incertitude juridiqueLes formulaires au format Word ou PDF ne sont souvent pas mis à jour conformément à la réglementation en vigueur, ce qui implique un coût élevé pour les administrations en matière de révisions périodiques. De plus, ils sont publiés hors du siège électronique de l'entité, ce qui compromet la sécurité, la véracité et l'intégrité de leur contenu.
• Risque du principe de neutralité technologique: le fait de conditionner le citoyen à utiliser un formulaire au format Word ou PDF joint à l'instance générique, l'oblige à télécharger, éditer et joindre le formulaire avec des logiciels spécifiques (éditeurs PDF ou traitements de texte commerciaux).

2. Cas à corriger

Vous trouverez ci-dessous les pratiques les plus courantes à éviter lors de la publication de procédures électroniques, avec des exemples réels et la manière correcte de les corriger.

A) Duplication des procédures

Publication des procédures au format Word ou PDF déjà disponibles sur le portail des procédures Etram

Exemples :

• Domiciliation fiscale

• Demande d'utilisation des installations municipales

• Extension de licence de travaux

Comment le corriger ?

1. Consultez le catalogue des procédures disponibles sur Etram
2. Supprimez du site web de l'entité les formulaires au format Word ou PDF pour les procédures déjà disponibles sur Etram avec formulaire HTML
3. Activer les procédures par défaut du catalogue de procéduresEtram

B) Formulaires de procédure personnalisés au format PDF ou Word

Publication de formulaires de procédure au format Word ou PDF à soumettre via une instance générique ou des procédures personnalisées pouvant être créées directement dans Etram.

Exemples:

Comment le corriger ?

Les organisations qui utilisent le service Etram peut créer des formulaires personnalisés à l'aide de module de formulaires personnalisés.

Ce module permet de compléter les formulaires génériques disponibles par défaut par des formulaires spécifiques adaptés aux besoins de chaque entité. Cette fonctionnalité vous permet remplacer les formulaires PDF ou Word actuels définis sur mesure par les entités, afin de disposer de formulaires entièrement conçus et gérés par les organisations elles-mêmes au sein de la plateforme.

De cette façon, le service de traitement est amélioré, tant pour les citoyens, qui accèdent à des formulaires plus agiles et adaptés, que pour les entités de gestion, qui reçoivent les informations de manière structurée et directement intégrées dans leur dossier d'entrée.

C) Formulaires de procédure au format PDF ou Word pour présentation en personne

Publication de formulaires au format Word ou PDF pour présentation sur papier en personne, bien que Etram Il vous permet désormais de télécharger la version Word de la procédure en ligne, pour votre présentation en personne.

3. Recommandations

• Consultez le catalogue des procéduresEtram:
  • Activer les procédures utiles à l’entité ou correspondant à son domaine de compétence.
  • Donner la priorité à l'activation de procédures d'urbanismeà partir de Une fenêtre commerciale (FUE locale) et le procédures de la famille Registre de la population.
• Supprimez vos propres formulaires PDF ou Word :
  • Remplacez-les par les procédures équivalentes disponibles dans Etécrasement afin de garantir la conformité réglementaire et le maintien des procédures.
• Utilisation des nouvelles fonctionnalités deEtram:
  • Création et personnalisation de vos propres procédures, dans le cas où la procédure spécifique n'existe pas dans le catalogue des procédures.Etram
• Abonnez-vous à Blog de l'AOC:
  • Pour rester au courant des mises à jour et ajouts de nouvelles procédures spécifique au catalogue des procéduresEtram.
• Rendre le traitement électronique visible au-delà de l’instance générique :
  • Affichez le catalogue des procédures dans un endroit bien en vue et facile à identifier.
• Demander l'activation du module de création de formulaire personnalisé à travers formulaire de soutien pourEtram indiquant dans le sujet "Etram Activation du module de procédures propres.

4. Conseils et accompagnement

Pour toute question relative à la mise en œuvre de ces recommandations, les entités locales peuvent contacter le Unité de Dynamisation Territoriale et de Conseil du Consortium AOC par courrier dinamitzacio@aoc.cat, ou avec votre représentant régional du Conseil régional, qui peut vous offrir des conseils et une orientation directe.