- Traitement électronique
Amélioration des avis dans les recherches de représentation
El Representa, le registre électronique des procurations, permet de configurer une adresse e-mail ou un groupe de distribution pour envoyer des notifications hebdomadaires des représentations en attente de validation pour leur gestion.
Representa permet de créer deux types de représentations selon ce qui les supporte, les représentations volontaires ou les représentations appuyées par un document antérieur. Les représentations volontaires ne nécessitent pas de validation, mais simplement d'acceptation par l'autre personne impliquée dans la représentation et lorsque leur création est demandée, elles restent en « En attente d'acceptation » dans l'attente de cette action.
Les représentations qui ont joint un document qui les soutient, c'est-à-dire un document qui atteste de l'existence de cette représentation, nécessitent une validation par un fonctionnaire ayant un profil juridique.
Il s'agit d'un problème d'organisation, compte tenu du manque de précision de la loi sur cette question. Pour cette raison, REPRESENTA a choisi que la validation des pouvoirs soit effectuée par :
• Procuration générale : l'organisme dont le siège social a été consulté pour enregistrer la représentation (dans le cas de représentations effectuées par voie électronique) ou l'organisme auprès duquel la représentation a été adressée (dans le cas de représentations effectuées par voie physique).
• Autonomisation des organes : organisme spécifique auquel la représentation est accordée.
• Autonomisation dans les procédures: organisme spécifique auquel la représentation est accordée.
En ce sens, il faut tenir compte du fait qu'il s'agit d'un registre collaboratif de responsabilité partagée, il est donc conseillé de faire confiance aux actions des autres administrations utilisatrices, même si l'intéressé peut être ultérieurement tenu d'accréditer sa représentation.
Comment puis-je savoir qu'il y a des représentations en attente de validation ?
Le service vous permet de configurer une adresse e-mail ou un groupe de distribution où vous pouvez envoyer des notifications hebdomadaires des représentations en attente de validation pour la direction. Pour plus d'informations: Comment est validée une représentation qui nécessite un examen de la documentation ?
Dans la section "Configuration des données Ens", vous pouvez ajouter un e-mail pour recevoir des notifications avec la liste des représentations dont dispose une entité (E-mail en attente de validations). Plus d'informations sur Commençons par Representa >> Configuration des données de l'ens.
Si vous déclarez une adresse email dans ce champ, vous recevrez, une fois par semaine, un email avec toutes les représentations avec le statut "En attente de validation" et "En cours d'examen" de votre organisation (le lundi à 10 heures).