La delegada de protecció de dades de l’AOC va participar l’1 d’octubre a la taula rodona «Avaluació documental i drets d’accés», celebrada en el marc de les jornades «Drets d’accés a la informació», organitzades per l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya i el Consorci Localret al BCIN de Badalona.
La sessió, sota el lema “Connectem idees: Drets d’accés a la informació, on som?”, va reunir professionals i representants d’institucions vinculades a la gestió documental, la transparència i la protecció de dades per reflexionar sobre els reptes actuals dels drets d’accés a la informació i la seva relació amb les polítiques de conservació documental.
El paper de les TAAD en la garantia dels drets
La taula rodona va posar el focus en el paper de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) dins del sistema català d’accés a la informació, juntament amb altres actors clau com l’APDCAT i la GAIP. En concret, es va abordar l’impacte que tenen les decisions sobre conservació i eliminació documental en l’exercici dels drets d’accés.
Durant la seva intervenció, la delegada de protecció de dades de l’AOC va destacar la importància de les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD) com a instrument essencial per aplicar la normativa de protecció de dades amb garanties. Tot i això, va assenyalar que, en la pràctica, aquestes eines encara no tenen el protagonisme que haurien de tenir en moltes organitzacions.
Gestió documental i protecció de dades: una mateixa lògica
Un dels missatges centrals de la intervenció va ser que la normativa de gestió documental i la normativa de protecció de dades comparteixen una mateixa finalitat: conservar la informació només durant el temps necessari, evitant acumulacions injustificades, però garantint alhora els diferents drets d’accés previstos per l’ordenament jurídic.
En aquest sentit, es va posar de manifest que el principal repte no és tant jurídic com organitzatiu. Sovint, la gestió documental, la protecció de dades i el disseny dels processos administratius evolucionen de manera separada, fet que dificulta disposar d’una visió integral sobre el cicle de vida de la informació.
Una eina clau per complir el RGPD
La representant de l’AOC va remarcar que les TAAD són una eina imprescindible per donar compliment a alguns dels principis fonamentals del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), com ara la limitació del termini de conservació, la minimització de dades o la privacitat des del disseny i per defecte.
A més, va subratllar que aquestes eines permeten definir terminis de conservació coherents, establir polítiques adequades de bloqueig i eliminació de dades i dotar de contingut real els Registres d’Activitats de Tractament, contribuint així a una gestió més eficient i segura de la informació pública.
Incorporar la conservació documental des de l’origen
Un altre dels aspectes destacats va ser la necessitat d’incorporar les TAAD des de la fase de disseny dels processos administratius i dels sistemes d’informació. D’aquesta manera, els terminis de conservació, així com els mecanismes de transferència, bloqueig o eliminació de la informació, poden quedar integrats des de l’inici i no com una decisió sobrevinguda quan el sistema ja està en funcionament.
Aquest enfocament facilita el compliment normatiu, millora l’eficiència organitzativa i redueix riscos associats a la conservació excessiva de dades.
Un element estratègic per als serveis d’administració digital
La intervenció també va posar en valor la rellevància de les TAAD en l’àmbit dels serveis comuns d’administració digital que l’AOC presta al conjunt de les administracions catalanes.
Disposar de criteris homogenis de conservació documental resulta especialment important en aquest context, ja que permet estandarditzar terminis, oferir més seguretat jurídica i garantir una aplicació coherent de les obligacions legals tant per a les administracions públiques com per a la ciutadania.
Una qüestió de responsabilitat democràtica
Com a conclusió, la delegada de protecció de dades de l’AOC va reivindicar les TAAD com una eina que va molt més enllà de la gestió documental. Segons va destacar, contribueixen a reforçar la transparència, protegir el dret d’accés a la informació, aportar seguretat jurídica i promoure una gestió responsable de la documentació pública.
La intervenció va finalitzar amb una reflexió sobre la transcendència democràtica de les decisions de conservació documental: determinar què es conserva, durant quant de temps i què s’elimina no és només una qüestió tècnica o administrativa, sinó una decisió que condiciona la capacitat de la ciutadania per conèixer, entendre i fiscalitzar l’actuació pública tant en el present com en el futur.
