Em artigos anteriores, discutimos por que os dados são importantes para os municípios. O que significa governá-los?, Por que precisamos saber quais dados temos?, como os metadados nos ajudam a compreendê-los, Por que a qualidade dos dados impacta diretamente os serviços públicos i Por que dados mestres? —pessoas, território, instalações, entidades ou fornecedores— são muito importantes para trabalhar com critérios comuns.
No entanto, há perguntas que sempre acabam surgindo:
- Quem deve fazer tudo isso?
- Quem deve decidir quais dados são importantes?
- Quem deveria descrevê-los?
- Quem deve verificar se estão corretos?
- Quem pode afirmar se eles podem ser compartilhados?
- Quem deve garantir que eles estejam protegidos?
- Quem deve promover o uso de dados para melhorar a gestão municipal?
Esta é uma questão fundamental. Porque a governança de dados não se resume a um conjunto de conceitos, ferramentas ou documentos. É também uma forma de organizar responsabilidades. E isso é especialmente importante em municípios de pequeno e médio porte, onde muitas vezes não existem perfis de dados especializados ou equipes dedicadas exclusivamente a essas funções.
Você não precisa começar criando uma estrutura grande.
Quando falamos sobre funções na área de dados, pode parecer que estamos falando de grandes organizações com escritórios de dados, equipes de análise, gerentes de qualidade, arquitetos de dados ou especialistas em inteligência artificial. Mas uma cidade pequena não precisa começar por aí.
O primeiro passo não é criar muitos cargos novos. O primeiro passo é entender quais funções precisam ser preenchidas e ver como elas podem ser assumidas de forma proporcional à realidade municipal. Em muitos casos, essas funções já existem informalmente.
Há pessoas que conhecem muito bem o cadastro. Outras conhecem os arquivos. Outras sabem como os dados econômicos são estruturados. Outras ainda têm critérios sobre proteção de dados, arquivamento, transparència, contratação, planejamento urbano, serviços sociais ou atendimento ao cidadão. O que é necessário é tornar esse conhecimento visível, organizá-lo e apoiá-lo. Governar dados não significa que todos precisam ser especialistas em dados. Significa que todos entendem qual é o seu papel em relação às informações que usam, mantêm ou sobre as quais decidem.
Liderança política e gerencial: dando impulso e prioridade
A governança de dados precisa de impulso institucional. Em uma câmara municipal, a liderança política e administrativa desempenha um papel importante na definição de prioridades, na legitimação da mudança e na prevenção da percepção de que a gestão de dados é uma tarefa secundária ou exclusivamente técnica. Isso não significa que os representantes eleitos ou os gestores precisem conhecer os detalhes técnicos dos sistemas de informação. Significa que eles precisam entender que os dados são um bem público e que devem ser gerenciados com prudência.
Suas principais funções podem ser:
- Promover uma visão da câmara municipal baseada em dados confiáveis;
- Priorizar áreas onde os dados possam agregar valor público;
- Apoiar pessoas que precisam assumir funções relacionadas a dados;
- Promover a cooperação entre áreas;
- Disponibilizar recursos e tempo para organizar as informações;
- Solicite indicadores úteis e compreensíveis para a tomada de decisões;
- Garantir que a tecnologia esteja a serviço das necessidades públicas.
Sem esse impulso, as iniciativas de dados podem se reduzir a esforços pontuais ou voluntários.
Secretariado e intervenção: garantias, procedimento e controle
Em muitos municípios de pequeno e médio porte, a secretaria e a intervenção desempenham um papel central na gestão municipal. Elas também podem desempenhar um papel muito relevante na governança de dados.
A Secretaria pode ajudar a vincular dados a procedimentos administrativos, arquivos e gerenciamento de documentos. transparència, proteção de dados e salvaguardas legais. Elas podem ajudar a definir condições de uso, limites, responsabilidades e garantias, especialmente quando os dados são compartilhados, publicados ou reutilizados para novas finalidades.
A intervenção pode fornecer critérios sobre dados econômicos, orçamentários, contábeis, de subsídios, de contratos e de controle interno. Essas funções são essenciais para que a governança de dados não se limite a "ter dados", mas assegure que os dados sejam usados corretamente, com garantias e em conformidade com as responsabilidades públicas.
As áreas de gestão: aqueles que conhecem o verdadeiro significado dos dados.
As áreas de gestão são fundamentais: recenseamento, planejamento urbano, serviços sociais, cultura, esportes, meio ambiente, promoção econômica, recursos humanos, polícia local, atendimento ao cidadão ou contratação, trabalho diário com dados que têm relevância funcional.
São essas áreas que sabem o que um dado realmente significa, quando está correto, quando está incompleto, quais erros são comuns, quais campos são importantes e para que ele pode ser usado.
Por exemplo, os serviços sociais sabem quais dados são particularmente sensíveis e qual contexto precisa ser levado em consideração. O planejamento urbano sabe se um endereço, propriedade ou licença está bem interpretado. A atenção dos cidadãos sabe quais dados geram mais consultas ou mais confusão. A área de cultura sabe se uma atividade está bem classificada. O censo sabe quais dados são essenciais para identificar corretamente os residentes.
Portanto, as áreas de gestão não são apenas "usuárias" de dados. Elas são funcionalmente responsáveis pelo conhecimento que os fundamenta.
Em um modelo de governança de dados local, essas áreas devem contribuir para:
- Identificar os principais conjuntos de dados;
- descreva o que eles significam;
- detectar problemas de qualidade;
- validar critérios de utilização;
- Definir necessidades de informação;
- Participar em casos de uso;
- Analise os indicadores antes de os utilizar para tomar decisões.
O gestor de dados: um papel de transição
Em organizações mais maduras, a figura do gestor de dados é frequentemente mencionada. Em catalão, poderíamos falar em referente de dados, gestor de dados funcional ou gestor de dados de negócios. O nome não é o mais importante. O que importa é a função. Este perfil atua como uma ponte entre o serviço municipal, a tecnologia, a qualidade dos dados e as necessidades de gestão.
Em um município pequeno, provavelmente não haverá uma pessoa dedicada exclusivamente a essa função. Mas pode ser útil identificar pessoas-chave em algumas áreas específicas. Por exemplo, uma pessoa-chave para dados do censo, uma para dados de infraestrutura, uma para dados econômicos, uma para dados de casos ou uma para dados de serviços sociais.
Essa pessoa de referência não precisa necessariamente ser um especialista em TI. Deve ser alguém que tenha bom conhecimento em informações, processos e problemas comuns.
Suas funções podem ser:
- Ajudar a descrever conjuntos de dados;
- Identificar dados críticos;
- detectar e comunicar incidentes de qualidade;
- Validar definições e critérios;
- Ajudar a manter os metadados;
- coordenar com a área de TIC ou com os fornecedores;
- Participar na definição de indicadores;
- Garantir que os dados sejam usados com significado funcional.
Essa função é muito importante porque impede que os dados sejam desconectados do serviço que os gera e utiliza.
A área das TIC e os fornecedores: tornando possível a gestão técnica.
A tecnologia é necessária para gerenciar dados, mas não deve decidir sozinha o que fazer com eles.
O setor de TIC, onde existe, e os fornecedores de tecnologia desempenham um papel essencial para garantir que os sistemas permitam que os dados sejam registrados, acessados, protegidos, exportados, integrados, preservados e reutilizados com segurança.
Suas funções podem ser:
- Identifique onde os dados estão localizados.
- Facilitar a extração e integração de informações
- Garantir a segurança e os critérios de acesso
- Ajude a automatizar os controles de qualidade.
- Evite dependências desnecessárias em formatos fechados.
- Facilitar a interoperabilidade com outros sistemas
- Garantia de cópias, continuidade e rastreabilidade.
- Ferramentas de suporte para inventário, catálogo ou painel de controle
No entanto, a área de TIC não pode realizar esse trabalho sozinha. Ela precisa que as áreas de gestão expliquem o significado dos dados, quais são as prioridades e qual uso pretendem fazer deles. Uma boa gestão de dados exige uma aliança entre conhecimento funcional e capacidade tecnológica.
Arquivos e gestão documental: ciclo de vida, evidências e rastreabilidade.
Os dados não existem isoladamente de documentos, arquivos e processos administrativos. Por essa razão, o arquivamento e a gestão documental desempenham um papel muito relevante na governança de dados locais. Esses perfis fornecem conhecimento sobre classificação, ciclo de vida da informação, conservação, eliminação, evidências administrativas, metadados documentais e rastreabilidade.
Em muitos municípios, os dados que se pretende analisar ou reutilizar provêm de arquivos, documentos, registos ou sistemas de gestão documental. Se esta informação não for devidamente classificada ou não conservar o contexto necessário, pode perder valor.
O arquivamento e a gestão documental podem ajudar:
- Defina os critérios de classificação.
- Relacionar dados a arquivos e procedimentos
- Garantir a rastreabilidade
- Identificar períodos de retenção
- Preserve as evidências.
- Melhorar os metadados
- Garantir que as informações permaneçam compreensíveis ao longo do tempo.
A governança de dados deveria aproveitar muito mais essa perspectiva, pois ela é especialmente valiosa na administração pública.
Proteção de dados, segurança e transparència: garantias essenciais
A governança local de dados também deve incluir funções relacionadas à proteção de dados, segurança da informação, transparència e boa governança. Essas funções ajudam a definir quais dados podem ser usados, para quais fins, quem pode acessá-los, quais medidas de proteção precisam ser aplicadas e o que pode ser publicado.
Nem todos os dados municipais têm o mesmo nível de sensibilidade. Alguns dados podem ser públicos, outros internos, outros ainda podem conter informações pessoais e outros podem exigir proteção especial. Portanto, antes de compartilhar, publicar ou reutilizar dados, é necessário ter clareza sobre os limites e as salvaguardas.
Essas funcionalidades podem ajudar:
- Classifique os dados de acordo com a sensibilidade.
- Definir critérios de acesso
- Analisar riscos
- Garantir a conformidade regulamentar
- Avalie se os dados podem ser publicados.
- Garanta o transparència sem violar direitos
- Promover o uso ético e responsável da informação.
Os dados podem gerar muito valor público, mas apenas se forem usados com confiança e respeito pelos direitos dos cidadãos.
Gestores de casos de uso: transformando dados em melhorias concretas
A governança de dados não deve permanecer um exercício interno. Ela deve servir para aprimorar os serviços. Por isso, é importante identificar os responsáveis por cada caso de uso.
Um caso de uso é uma aplicação específica de dados para resolver uma necessidade. Por exemplo, melhorar a qualidade dos endereços, organizar instalações municipais, criar indicadores de serviços ao cidadão, detectar atrasos, analisar o consumo de energia ou publicar dados abertos de maior qualidade.
Cada caso de uso deve ter uma pessoa ou área responsável que compreenda o problema e possa validar se a solução agrega valor. Essa função pode corresponder a uma área de gestão, à gerência, a um serviço multifuncional ou a um grupo de trabalho interno. O mais importante é que os casos de uso não sejam definidos apenas do ponto de vista tecnológico, mas sim a partir de necessidades reais de gestão pública.
Como se organizar em uma prefeitura de pequeno ou médio porte?
Uma câmara municipal de pequeno ou médio porte pode começar com uma organização muito simples. Não há necessidade de criar comissões complexas ou estruturas formais complicadas. Pode-se começar com um pequeno grupo de referência interno, composto por pessoas que conhecem bem a gestão municipal.
Este grupo poderá incluir, dependendo da realidade de cada município:
- Uma pessoa da secretaria ou da administração geral.
- Uma pessoa que exerce intervenção ou gestão econômica.
- Uma pessoa ligada às TIC ou ao fornecedor de tecnologia.
- Uma pessoa responsável por arquivos ou gestão de documentos.
- Uma ou duas pessoas de áreas de gestão com dados prioritários
- Uma pessoa com responsabilidades de gestão ou coordenação.
Este grupo não deve tentar resolver tudo. Poderia começar com tarefas muito específicas:
- Identifique os principais conjuntos de dados.
- Defina gerentes funcionais
- Priorize os dados críticos.
- Detectar problemas de qualidade
- Concordar com critérios comuns
- Crie um primeiro caso de uso.
- Acompanhe melhorias simples
O segredo é começar pequeno, mas com responsabilidades claras.
O papel da Rede de Governo Local Inteligente
Municípios de pequeno e médio porte não precisam definir essas funções sozinhos nem construir seu modelo de dados organizacionais do zero.
A Rede de Governos Locais Inteligentes está trabalhando em um modelo comum de governança de dados para o âmbito local. Esse modelo deve ajudar as entidades locais a terem uma referência compartilhada sobre como se organizar, quais funções precisam ser abrangidas e como adaptá-las às diferentes dimensões municipais.
Além disso, a Rede possui um grupo de trabalho sobre cultura e formação, com o objetivo de capacitar as entidades locais a desenvolver novas capacidades institucionais na área de dados.
Nesse contexto, está previsto o desenvolvimento de um guia de perfis profissionais associados à gestão governamental e de dados. Esse guia deverá auxiliar na descrição da organização, dos perfis, das funções, das competências e das possíveis responsabilidades relacionadas aos dados.
Isso será especialmente útil para municípios de pequeno e médio porte, pois lhes permitirá entender quais funções podem ser assumidas com a equipe existente, quais podem exigir apoio supramunicipal, quais podem ser compartilhadas e quais habilidades precisam ser desenvolvidas progressivamente.
O valor da Rede será converter um desafio organizacional complexo em uma proposta comum e prática, adaptável à realidade local.
Em direção a novas capacidades institucionais
A governança de dados não se resume apenas à incorporação de tecnologia. Ela também exige novas capacidades nas administrações para:
- Compreendendo os dados
- Descreva-os
- Verifique a qualidade.
- Proteja-os
- Compartilhe-os
- Transforme-os em melhores indicadores, decisões e serviços.
Essas capacidades não surgem da noite para o dia. Elas precisam ser identificadas, treinadas e reconhecidas dentro da organização.
Em alguns municípios, isso pode significar a criação de novos perfis. Em outros, significará atribuir novas funções a cargos já existentes. Em muitos casos, será necessário o apoio dos conselhos provinciais, conselhos distritais, AOCs (Agências de Preocupação Ambiental) e outros atores do sistema público local.
O mais importante é entender que os dados não são apenas uma questão técnica. Trata-se de uma capacidade institucional para uma melhor governança.
A AOC e o Espaço de Dados Mundial Local
O Espaço de Dados Locais visa auxiliar as entidades locais a avançarem no uso responsável, seguro e útil de dados. Nesse contexto, o Consórcio AOC, em colaboração com os conselhos provinciais, conselhos distritais, a Generalitat, a Localret e outros atores locais, pode contribuir para facilitar modelos comuns, serviços compartilhados, ferramentas, critérios e espaços de treinamento. Isso é fundamental para que nenhuma prefeitura tenha que começar sozinha ou improvisar seu próprio modelo. A gestão de dados deve ser uma tarefa compartilhada, coordenada e adaptada à realidade de cada entidade local.
Organizar responsabilidades para gerar valor público.
Saber quem faz o quê é uma condição básica para uma boa governança de dados.
- Se ninguém se responsabiliza por um dado, esse dado se deteriora.
- Se ninguém souber o seu significado, pode ser mal interpretado.
- Se ninguém verificar a qualidade, os erros se repetirão.
- Se ninguém controlar o acesso, podem surgir riscos.
- Se ninguém pensar em como reutilizá-lo, o valor público se perde.
É por isso que a governança de dados local não começa com grandes ferramentas. Ela começa com responsabilidades claras.
Uma câmara municipal pode começar por identificar os dados mais importantes, as pessoas que melhor os conhecem e as funções mínimas que precisam de ser abrangidas. A partir daí, com o apoio da Rede de Governo Local Inteligente, do Espaço de Dados Mundiais Locais e dos serviços partilhados do sistema público local, será possível avançar para um modelo mais maduro, mais útil e mais sustentável.
Porque a gestão de dados não se resume apenas à organização de informações: trata-se de fornecer à câmara municipal novas capacidades para melhor servir os cidadãos.
