تحدثنا في مقالات سابقة عن أهمية البيانات للبلديات، ماذا يعني حكمهم؟, لماذا نحتاج إلى معرفة البيانات التي لدينا؟, كيف تساعدنا البيانات الوصفية على فهمها, لماذا تؤثر جودة البيانات بشكل مباشر على الخدمات العامة i لماذا البيانات الرئيسية إن الأشخاص والأراضي والمرافق والكيانات أو الموردين مهمة للغاية للعمل وفق معايير مشتركة.
لكن هناك سؤال واحد يظهر دائماً:
- من الذي ينبغي أن يقوم بكل هذا؟
- من الذي يجب أن يقرر ما هي البيانات المهمة؟
- من الذي ينبغي أن يصفهم؟
- من المسؤول عن التحقق من صحتها؟
- من يستطيع الجزم بإمكانية مشاركتها؟
- من الذي يجب أن يضمن حمايتهم؟
- من ينبغي أن يشجع استخدام البيانات لتحسين الإدارة البلدية؟
هذه مسألة جوهرية، لأن إدارة البيانات ليست مجرد مجموعة من المفاهيم أو الأدوات أو الوثائق، بل هي أيضاً طريقة لتنظيم المسؤوليات. وهذا الأمر بالغ الأهمية في البلديات الصغيرة والمتوسطة، حيث غالباً ما تفتقر إلى ملفات تعريف بيانات متخصصة أو فرق مخصصة حصراً لهذه الوظائف.
ليس عليك أن تبدأ بإنشاء هيكل كبير.
عندما نتحدث عن وظائف البيانات، قد يبدو الأمر وكأننا نتحدث عن مؤسسات كبيرة لديها مكاتب بيانات، وفرق تحليل، ومديري جودة، ومهندسي بيانات، أو متخصصين في الذكاء الاصطناعي. لكن ليس بالضرورة أن تبدأ مدينة صغيرة من هذه النقطة.
الخطوة الأولى ليست استحداث وظائف جديدة كثيرة، بل فهم الوظائف التي يجب شغلها وكيفية توليها بما يتناسب مع واقع البلدية. وفي كثير من الحالات، توجد هذه الوظائف بالفعل بشكل غير رسمي.
هناك من يعرفون السجل جيداً، وآخرون يعرفون الملفات، وآخرون يعرفون كيفية بناء البيانات الاقتصادية، وآخرون لديهم معايير بشأن حماية البيانات وأرشفتها. transparènciaفي مجالات التعاقد، والتخطيط العمراني، والخدمات الاجتماعية، ورعاية المواطنين، يكمن المطلوب في إتاحة هذه المعرفة، وتنظيمها، ودعمها. لا يعني إدارة البيانات أن يكون كل فرد خبيرًا في هذا المجال، بل يعني أن يفهم كل فرد دوره فيما يتعلق بالمعلومات التي يستخدمها أو يحتفظ بها أو يتخذ قرارات بشأنها.
القيادة السياسية والإدارية: إعطاء الزخم والأولوية
يحتاج نظام إدارة البيانات إلى دعم مؤسسي. ففي مجلس المدينة، تلعب القيادة السياسية والإدارية دورًا هامًا في تحديد الأولويات، وإضفاء الشرعية على التغيير، ومنع اعتبار إدارة البيانات مهمة ثانوية أو تقنية بحتة. هذا لا يعني أن على المسؤولين المنتخبين أو المديرين الإلمام بالتفاصيل التقنية لأنظمة المعلومات، بل يعني أن عليهم إدراك أن البيانات مورد عام، وأنه يجب إدارتها بحكمة.
يمكن أن تكون وظائفها الرئيسية كالتالي:
- تعزيز رؤية مجلس المدينة القائمة على بيانات موثوقة؛
- إعطاء الأولوية للمجالات التي يمكن أن توفر فيها البيانات قيمة عامة؛
- دعم الأشخاص الذين يحتاجون إلى تولي أدوار في مجال البيانات؛
- تعزيز التعاون بين المناطق؛
- توفير الموارد والوقت لتنظيم المعلومات؛
- اطلب مؤشرات مفيدة ومفهومة لاتخاذ القرارات؛
- ضمان تسخير التكنولوجيا لخدمة الاحتياجات العامة.
بدون هذا الزخم، قد تتحول مبادرات البيانات إلى جهود فردية أو تطوعية.
الأمانة والتدخل: الضمانات والإجراءات والرقابة
في العديد من البلديات الصغيرة والمتوسطة الحجم، تلعب الأمانة العامة والتدخل دورًا محوريًا في إدارة البلديات. كما يمكن أن يلعبا دورًا بالغ الأهمية في إدارة البيانات.
بإمكان الأمانة العامة المساعدة في ربط البيانات بالإجراءات الإدارية والملفات وإدارة المستندات. transparènciaحماية البيانات والضمانات القانونية. يمكن أن تساعد هذه الإجراءات في تحديد شروط الاستخدام والحدود والمسؤوليات والضمانات، لا سيما عند مشاركة البيانات أو نشرها أو إعادة استخدامها لأغراض جديدة.
يمكن للتدخل أن يوفر معايير بشأن البيانات الاقتصادية، وبيانات الميزانية، والمحاسبة، والإعانات، والتعاقدات، والرقابة الداخلية. هذه الوظائف ضرورية لضمان ألا تقتصر إدارة البيانات على مجرد "امتلاك البيانات"، بل تضمن استخدامها بشكل صحيح، مع ضمانات، ووفقًا للمسؤوليات العامة.
مجالات الإدارة: أولئك الذين يعرفون المعنى الحقيقي للبيانات
تُعد مجالات الإدارة أساسية: التعداد السكاني، والتخطيط الحضري، والخدمات الاجتماعية، والثقافة، والرياضة، والبيئة، والترويج الاقتصادي، والموارد البشرية، والشرطة المحلية، وخدمة المواطنين، أو التعاقد على العمل يوميًا مع البيانات ذات الأهمية الوظيفية.
هذه هي المناطق التي تعرف ما تعنيه قطعة البيانات حقًا، ومتى تكون صحيحة، ومتى تكون غير مكتملة، وما هي الأخطاء الشائعة، وما هي الحقول المهمة، وما الذي يمكن استخدامها من أجله.
على سبيل المثال، تعرف الخدمات الاجتماعية البيانات الحساسة بشكل خاص والسياق الذي يجب مراعاته. ويعرف التخطيط الحضري ما إذا كان تفسير العنوان أو العقار أو الترخيص صحيحًا. وتعرف جهات استشارات المواطنين البيانات التي تثير المزيد من الاستفسارات أو الالتباس. وتعرف جهات الثقافة ما إذا كان تصنيف النشاط صحيحًا. ويعرف التعداد السكاني البيانات الأساسية لتحديد هوية السكان بدقة.
لذلك، فإن مجالات الإدارة ليست مجرد "مستخدمين" للبيانات. إنها مسؤولة وظيفياً عن المعرفة الكامنة وراءها.
في نموذج إدارة البيانات المحلي، ينبغي أن تساعد هذه المجالات على:
- تحديد مجموعات البيانات الرئيسية؛
- صف ما تعنيه؛
- اكتشاف مشاكل الجودة؛
- التحقق من صحة معايير الاستخدام؛
- تحديد الاحتياجات المعلوماتية؛
- المشاركة في حالات الاستخدام؛
- مراجعة المؤشرات قبل استخدامها في اتخاذ القرارات.
مسؤول البيانات: دور وسيط
في المؤسسات الأكثر رسوخًا، يُشار غالبًا إلى منصب مسؤول البيانات. في اللغة الكاتالونية، يُمكننا استخدام مصطلحات مثل مرجع البيانات، أو مدير البيانات الوظيفي، أو مدير بيانات الأعمال. ليس المسمى هو الأهم، بل الوظيفة. يُمثل هذا المنصب حلقة وصل بين الخدمات البلدية والتكنولوجيا وجودة البيانات واحتياجات إدارتها.
في بلدية صغيرة، من غير المرجح وجود شخص مخصص لهذه المهمة فقط. لكن من المفيد تحديد أشخاص رئيسيين في بعض المجالات المحددة. على سبيل المثال، شخص رئيسي لبيانات التعداد السكاني، وآخر لبيانات المرافق، وثالث للبيانات الاقتصادية، ورابع لبيانات الحالات، وخامس لبيانات الخدمات الاجتماعية.
لا يشترط أن يكون هذا الشخص المرجعي خبيرًا في تكنولوجيا المعلومات، بل يجب أن يكون شخصًا ملمًا بالمعلومات والعمليات والمشاكل الشائعة.
يمكن أن تكون وظائفها كالتالي:
- تساعد في وصف مجموعات البيانات؛
- تحديد البيانات الهامة؛
- الكشف عن حوادث الجودة والإبلاغ عنها؛
- التحقق من صحة التعريفات والمعايير؛
- المساعدة في الحفاظ على البيانات الوصفية؛
- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو الموردين؛
- المشاركة في تحديد المؤشرات؛
- ضمان استخدام البيانات بمعنى وظيفي.
تُعد هذه الوظيفة مهمة للغاية لأنها تمنع انقطاع البيانات عن الخدمة التي تقوم بإنشائها واستخدامها.
مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والموردين: جعل الإدارة التقنية ممكنة
التكنولوجيا ضرورية لإدارة البيانات، ولكن لا ينبغي لها أن تقرر بمفردها ما يجب فعله بالبيانات.
يلعب قطاع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، حيثما وجد، ومقدمو التكنولوجيا دورًا أساسيًا في ضمان أن تسمح الأنظمة بتسجيل البيانات والوصول إليها وحمايتها وتصديرها ودمجها وحفظها وإعادة استخدامها مع ضمانات.
يمكن أن تكون وظائفها كالتالي:
- حدد مكان وجود البيانات
- تسهيل استخلاص المعلومات ودمجها
- ضمان معايير الأمن والوصول
- المساعدة في أتمتة عمليات مراقبة الجودة
- تجنب الاعتماد غير الضروري على التنسيقات المغلقة
- تسهيل التوافق التشغيلي مع الأنظمة الأخرى
- ضمان النسخ، والاستمرارية، وإمكانية التتبع
- أدوات دعم المخزون أو الكتالوج أو لوحة المعلومات
مع ذلك، لا يستطيع قطاع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات القيام بهذا العمل بمفرده. فهو يحتاج إلى أقسام الإدارة لتوضيح دلالات البيانات، وتحديد أولوياتها، وكيفية استخدامها. تتطلب إدارة البيانات الجيدة تحالفًا بين المعرفة الوظيفية والقدرات التقنية.
إدارة الأرشيف والوثائق: دورة الحياة، والأدلة، وإمكانية التتبع
لا توجد البيانات بمعزل عن الوثائق والملفات والعمليات الإدارية. ولذلك، يلعب الأرشفة وإدارة الوثائق دورًا بالغ الأهمية في إدارة البيانات المحلية. توفر هذه الملفات معلومات حول التصنيف، ودورة حياة المعلومات، والحفظ، والحذف، والأدلة الإدارية، والبيانات الوصفية للوثائق، وإمكانية التتبع.
في العديد من البلديات، تأتي البيانات التي يرغبون في تحليلها أو إعادة استخدامها من الملفات والوثائق والسجلات أو أنظمة إدارة الوثائق. وإذا لم تُصنّف هذه المعلومات بشكل صحيح أو لم تحتفظ بالسياق اللازم، فقد تفقد قيمتها.
يمكن أن تساعد الأرشفة وإدارة المستندات في:
- تحديد معايير التصنيف
- ربط البيانات بالملفات والإجراءات
- ضمان إمكانية التتبع
- تحديد فترات الاحتفاظ
- الحفاظ على الأدلة
- تحسين البيانات الوصفية
- تأكد من أن المعلومات تظل مفهومة بمرور الوقت
ينبغي أن تستفيد إدارة البيانات بشكل أكبر من هذا المنظور، لأنه ذو قيمة خاصة في الإدارة العامة.
حماية البيانات وأمنها transparènciaالضمانات الأساسية
يجب أن تشمل إدارة البيانات المحلية أيضاً وظائف تتعلق بحماية البيانات وأمن المعلومات. transparència والحوكمة الرشيدة. تساعد هذه الوظائف في تحديد البيانات التي يمكن استخدامها، ولأي أغراض، ومن يمكنه الوصول إليها، وما هي تدابير الحماية التي يجب تطبيقها، وما يمكن نشره.
لا تتساوى جميع البيانات البلدية في مستوى حساسيتها. فبعضها قد يكون عامًا، وبعضها الآخر داخليًا، وبعضها قد يحتوي على معلومات شخصية، وبعضها الآخر قد يتطلب حماية خاصة. لذا، قبل مشاركة البيانات أو نشرها أو إعادة استخدامها، من الضروري توضيح حدودها وإجراءات الحماية اللازمة.
يمكن أن تساعد هذه الميزات في:
- صنّف البيانات وفقًا لحساسيتها
- تحديد معايير الوصول
- مراجعة المخاطر
- ضمان الامتثال للوائح التنظيمية
- قم بتقييم ما إذا كان من الممكن نشر البيانات
- تأكد من transparència دون انتهاك الحقوق
- تعزيز الاستخدام الأخلاقي والمسؤول للمعلومات
يمكن للبيانات أن تولد قيمة عامة كبيرة، ولكن فقط إذا تم استخدامها بثقة واحترام لحقوق المواطنين.
مديرو حالات الاستخدام: تحويل البيانات إلى تحسينات ملموسة
لا ينبغي أن تبقى إدارة البيانات ممارسة داخلية، بل يجب أن تُسهم في تحسين الخدمات. ولذلك، من المهم تحديد المسؤولين عن حالات الاستخدام.
حالة الاستخدام هي تطبيق محدد للبيانات لحل حاجة معينة. على سبيل المثال، تحسين جودة العناوين، وتنظيم المرافق البلدية، وبناء مؤشرات خدمة المواطنين، والكشف عن التراكمات، وتحليل استهلاك الطاقة، أو نشر بيانات مفتوحة عالية الجودة.
ينبغي أن يكون لكل حالة استخدام شخص أو جهة مسؤولة تفهم المشكلة وتستطيع التحقق من جدوى الحل. يمكن أن يكون هذا الدور مسؤولاً إدارياً، أو فريقاً إدارياً، أو خدمة متعددة الوظائف، أو مجموعة عمل داخلية. والأهم من ذلك، ألا تُحدد حالات الاستخدام من منظور تقني بحت، بل من منظور احتياجات الإدارة العامة الفعلية.
كيف تنظم نفسك في قاعة بلدية صغيرة أو متوسطة الحجم؟
يمكن لمجلس مدينة صغير أو متوسط الحجم أن يبدأ بهيكل تنظيمي بسيط للغاية. لا حاجة لإنشاء لجان معقدة أو هياكل رسمية مرهقة. يمكنكم البدء بمجموعة مرجعية داخلية صغيرة، تتألف من أشخاص ذوي خبرة جيدة في إدارة الشؤون البلدية.
قد تشمل هذه المجموعة، بحسب واقع كل بلدية:
- شخص من الأمانة العامة أو الإدارة العامة
- شخص ذو تدخل اقتصادي أو إداري
- شخص مرتبط بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو بمزود التكنولوجيا
- شخص مسؤول عن الأرشيف أو إدارة الوثائق
- شخص أو شخصان من المناطق الإدارية التي لديها بيانات ذات أولوية
- شخص ذو مسؤولية إدارية أو تنسيقية
لا ينبغي لهذه المجموعة أن تسعى لمعالجة كل شيء. يمكنها البدء بمهام محددة للغاية:
- حدد مجموعات البيانات الرئيسية
- تعريف المديرين الوظيفيين
- إعطاء الأولوية للبيانات الهامة
- اكتشاف مشاكل الجودة
- الاتفاق على معايير مشتركة
- تجربة حالة استخدام أولى
- تتبع التحسينات البسيطة
يكمن السر في البدء بخطوات صغيرة، ولكن بمسؤوليات واضحة.
دور شبكة الحكومة المحلية الذكية
لا يتعين على البلديات الصغيرة والمتوسطة الحجم تحديد هذه الأدوار بمفردها أو بناء نموذج بياناتها التنظيمية من الصفر.
تعمل شبكة الحكومات المحلية الذكية على وضع نموذج موحد لحوكمة البيانات على المستوى المحلي. ويهدف هذا النموذج إلى مساعدة الجهات المحلية على امتلاك مرجع مشترك حول كيفية تنظيم نفسها، والوظائف التي يجب تغطيتها، وكيفية تكييفها مع مختلف الأبعاد البلدية.
بالإضافة إلى ذلك، لدى الشبكة فريق عمل معني بالثقافة والتدريب، يهدف إلى تمكين الكيانات المحلية من تطوير قدرات مؤسسية جديدة في مجال البيانات.
في هذا الإطار، يُخطط لإعداد دليل للملفات المهنية المرتبطة بالحكومة وإدارة البيانات. ويهدف هذا الدليل إلى توضيح الهيكل التنظيمي اللازم، والملفات الشخصية، والوظائف، والمهارات، والمسؤوليات المحتملة المتعلقة بالبيانات.
سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص للبلديات الصغيرة والمتوسطة الحجم، لأنه سيسمح لها بفهم الوظائف التي يمكن القيام بها بالموظفين الحاليين، والتي قد تتطلب دعمًا من جهات أعلى من البلدية، والتي يمكن مشاركتها، والمهارات التي تحتاج إلى تطوير تدريجي.
تكمن قيمة الشبكة في تحويل التحدي التنظيمي المعقد إلى اقتراح عملي مشترك قابل للتكيف مع الواقع المحلي.
نحو قدرات مؤسسية جديدة
لا تقتصر إدارة البيانات على دمج التكنولوجيا فحسب، بل تتطلب أيضاً قدرات جديدة داخل الإدارات من أجل:
- فهم البيانات
- صفهم
- تحقق من جودته
- احمهم
- شاركها
- حوّلها إلى مؤشرات وقرارات وخدمات أفضل.
لا تظهر هذه القدرات بين عشية وضحاها، بل يجب تحديدها وتدريبها والاعتراف بها داخل المؤسسة.
في بعض البلديات، قد يعني هذا استحداث وظائف جديدة. وفي بلديات أخرى، سيعني إسناد مهام جديدة إلى الوظائف القائمة. وفي كثير من الحالات، سيتطلب ذلك دعمًا من المجالس الإقليمية ومجالس المقاطعات وهيئات إدارة المناطق وغيرها من الجهات الفاعلة في النظام العام المحلي.
الأهم هو فهم أن البيانات ليست مجرد مسألة تقنية، بل هي قدرة مؤسسية لتحسين الحوكمة.
رابطة مصنعي المعدات الأصلية ومساحة البيانات العالمية المحلية
يهدف فضاء البيانات العالمي المحلي إلى مساعدة الجهات المحلية على التقدم في استخدام البيانات بشكل مسؤول وآمن وفعّال. وفي هذا السياق، يمكن لاتحاد AOC، بالتعاون مع مجالس المحافظات والمجالس المحلية وحكومة أيرلندا وهيئة Localret وغيرها من الجهات الفاعلة المحلية، المساهمة في تيسير النماذج المشتركة والخدمات والأدوات والمعايير ومساحات التدريب. وهذا أمر أساسي لضمان عدم اضطرار أي مجلس مدينة للبدء بمفرده أو ابتكار نموذجه الخاص. يجب أن تكون إدارة البيانات مهمة مشتركة ومنسقة ومُكيّفة مع واقع كل جهة محلية.
تنظيم المسؤوليات لتوليد قيمة عامة
إن معرفة من يقوم بماذا شرط أساسي لحوكمة البيانات الجيدة.
- إذا لم يكن هناك من يتحمل مسؤولية جزء من البيانات، فإن البيانات تتدهور.
- إذا لم يعرف أحد معناها، فقد يُساء فهمها.
- إذا لم يقم أحد بفحص الجودة، فإن الأخطاء ستتكرر
- إذا لم يتحكم أحد في الوصول، فقد تنشأ مخاطر.
- إذا لم يفكر أحد في كيفية إعادة استخدامه، فإن القيمة العامة ستضيع.
لهذا السبب، لا تبدأ إدارة البيانات المحلية بأدوات ضخمة، بل تبدأ بمسؤوليات واضحة.
يمكن لمجلس المدينة أن يبدأ بتحديد أهم البيانات، والأشخاص الأكثر دراية بها، والحد الأدنى من الوظائف التي يجب تغطيتها. ومن ثم، بدعم من شبكة الحكم المحلي الذكي، ومساحة بيانات العالم المحلي، والخدمات المشتركة للنظام العام المحلي، سيصبح من الممكن الانتقال نحو نموذج أكثر نضجًا وفائدة واستدامة.
لأن إدارة البيانات لا تقتصر على تنظيم المعلومات فحسب، بل تتعلق بتزويد مجلس المدينة بقدرات جديدة لخدمة المواطنين بشكل أفضل.
