In eerdere artikelen hebben we besproken waarom data belangrijk is voor gemeenten. Wat houdt het in om hen te besturen?, Waarom moeten we weten welke gegevens we hebben?, hoe metadata ons helpt ze te begrijpen, Waarom datakwaliteit een directe impact heeft op publieke diensten i waarom stamgegevens —mensen, grondgebied, faciliteiten, entiteiten of leveranciers— zijn van groot belang voor het werken met gemeenschappelijke criteria.
Er is echter één vraag die steeds weer opduikt:
- Wie moet dit allemaal doen?
- Wie moet bepalen welke gegevens belangrijk zijn?
- Wie zou ze moeten beschrijven?
- Wie moet controleren of ze kloppen?
- Wie zegt of ze gedeeld kunnen worden?
- Wie moet ervoor zorgen dat ze beschermd worden?
- Wie zou het gebruik van data moeten bevorderen om het gemeentelijk bestuur te verbeteren?
Dit is een cruciaal punt. Databeheer is namelijk niet alleen een verzameling concepten, tools of documenten. Het is ook een manier om verantwoordelijkheden te organiseren. En dit is vooral belangrijk in kleine en middelgrote gemeenten, waar vaak geen gespecialiseerde dataprofielen of teams zijn die zich uitsluitend met deze taken bezighouden.
Je hoeft niet meteen een grote structuur te bouwen.
Als we het over datafuncties hebben, denken we vaak aan grote organisaties met data-afdelingen, analyseteams, kwaliteitsmanagers, data-architecten of specialisten in kunstmatige intelligentie. Maar een kleine stad hoeft daar niet te beginnen.
De eerste stap is niet om veel nieuwe functies te creëren. De eerste stap is om te begrijpen welke functies ingevuld moeten worden en te kijken hoe deze op een manier kunnen worden ingevuld die in verhouding staat tot de gemeentelijke realiteit. In veel gevallen bestaan deze functies al informeel.
Er zijn mensen die het register heel goed kennen. Anderen kennen de dossiers. Weer anderen weten hoe economische gegevens worden samengesteld. Sommigen hebben criteria voor gegevensbescherming en archivering. transparènciaOf het nu gaat om contractering, stadsplanning, sociale diensten of burgerzorg. Wat nodig is, is deze kennis zichtbaar te maken, te organiseren en te ondersteunen. Het beheren van data betekent niet dat iedereen een data-expert moet zijn. Het betekent dat iedereen begrijpt welke rol hij of zij speelt ten opzichte van de informatie die gebruikt, beheerd of waarover beslissingen worden genomen.
Politiek en bestuurlijk leiderschap: het geven van impulsen en prioriteit.
Databeheer vereist institutionele steun. In een gemeenteraad spelen politiek en bestuurlijk leiderschap een belangrijke rol bij het stellen van prioriteiten, het legitimeren van veranderingen en het voorkomen dat databeheer als een secundaire of uitsluitend technische taak wordt beschouwd. Dit betekent niet dat gekozen functionarissen of managers de technische details van informatiesystemen hoeven te kennen. Het betekent wel dat ze moeten begrijpen dat data een publiek goed is en dat het zorgvuldig beheerd moet worden.
De belangrijkste functies kunnen zijn:
- een visie van de gemeenteraad bevorderen die gebaseerd is op betrouwbare gegevens;
- Geef prioriteit aan gebieden waar data van waarde kunnen zijn voor het publiek;
- mensen ondersteunen die datagerelateerde taken moeten uitvoeren;
- samenwerking tussen regio's bevorderen;
- Zorg voor de nodige middelen en tijd om informatie te ordenen;
- Vraag om bruikbare en begrijpelijke indicatoren voor besluitvorming;
- ervoor zorgen dat technologie ten dienste staat van de publieke behoeften.
Zonder dit momentum dreigen data-initiatieven beperkt te blijven tot eenmalige acties of vrijwilligerswerk.
Secretariaat en interventie: waarborgen, procedure en controle
In veel kleine en middelgrote gemeenten spelen het secretariaat en de interventie een centrale rol in het gemeentelijk bestuur. Ze kunnen ook een zeer relevante rol spelen in databeheer.
Het secretariaat kan helpen bij het koppelen van gegevens aan administratieve procedures, dossiers en documentbeheer. transparènciaGegevensbescherming en wettelijke waarborgen. Ze kunnen helpen bij het definiëren van gebruiksvoorwaarden, beperkingen, verantwoordelijkheden en garanties, met name wanneer gegevens worden gedeeld, gepubliceerd of hergebruikt voor nieuwe doeleinden.
Interventie kan criteria vaststellen voor economische, budgettaire, boekhoudkundige, subsidie-, contracterings- en interne controlegegevens. Deze functies zijn essentieel om ervoor te zorgen dat gegevensbeheer niet beperkt blijft tot "het hebben van gegevens", maar dat gegevens correct worden gebruikt, met garanties en in overeenstemming met de publieke verantwoordelijkheid.
De managementgebieden: zij die de werkelijke betekenis van de data kennen.
De beheersgebieden zijn cruciaal: volkstelling, stadsplanning, sociale diensten, cultuur, sport, milieu, economische bevordering, personeelszaken, lokale politie, burgerdienstverlening of het dagelijks werken met contracten die functioneel relevant zijn.
Het zijn deze afdelingen die weten wat een gegeven werkelijk betekent, wanneer het correct is, wanneer het onvolledig is, welke fouten vaak voorkomen, welke velden belangrijk zijn en waarvoor het gebruikt kan worden.
Sociale diensten weten bijvoorbeeld welke gegevens bijzonder gevoelig zijn en met welke context rekening moet worden gehouden. Stedenbouwkundigen weten of een adres, eigendom of vergunning correct is geïnterpreteerd. De burgerinspectie weet welke gegevens de meeste vragen of verwarring oproepen. De culturele sector weet of een activiteit goed is geclassificeerd. De volkstelling weet welke gegevens cruciaal zijn om inwoners correct te identificeren.
Managementafdelingen zijn daarom niet alleen "gebruikers" van data. Ze zijn functioneel verantwoordelijk voor de kennis die eraan ten grondslag ligt.
In een lokaal model voor gegevensbeheer zouden deze gebieden moeten bijdragen aan:
- identificeer de belangrijkste datasets;
- beschrijf wat ze betekenen;
- kwaliteitsproblemen opsporen;
- valideer de gebruikscriteria;
- definieer informatiebehoeften;
- deelnemen aan use cases;
- Beoordeel indicatoren voordat ze worden gebruikt om beslissingen te nemen.
De data steward: een brugfunctie
In meer gevestigde organisaties wordt vaak de functie van data steward genoemd. In het Catalaans zouden we kunnen spreken van data referent, functioneel data manager of business data manager. De naam is niet het belangrijkste. Wat telt, is de functie. Dit profiel fungeert als brug tussen de gemeentelijke dienstverlening, technologie, datakwaliteit en managementbehoeften.
In een kleine gemeente zal er waarschijnlijk geen persoon zijn die zich uitsluitend met deze functie bezighoudt. Maar het kan nuttig zijn om sleutelpersonen aan te wijzen voor specifieke gebieden. Bijvoorbeeld een sleutelpersoon voor censusgegevens, een voor gegevens over voorzieningen, een voor economische gegevens, een voor casusgegevens of een voor gegevens over sociale diensten.
Deze referentiepersoon hoeft niet per se een IT-expert te zijn. Het moet iemand zijn die goed thuis is in informatie, processen en veelvoorkomende problemen.
De functies ervan kunnen zijn:
- help bij het beschrijven van datasets;
- cruciale gegevens identificeren;
- Kwaliteitsincidenten opsporen en melden;
- definities en criteria valideren;
- help bij het onderhouden van metadata;
- afstemmen met de ICT-afdeling of leveranciers;
- deelnemen aan de definitie van indicatoren;
- Zorg ervoor dat de gegevens op een functionele manier worden gebruikt.
Deze functie is erg belangrijk omdat ze voorkomt dat gegevens losgekoppeld raken van de service die ze genereert en gebruikt.
De ICT-sector en leveranciers: technisch beheer mogelijk maken
Technologie is noodzakelijk voor het beheren van data, maar mag niet in haar eentje bepalen wat er met die data moet gebeuren.
De ICT-sector, waar deze aanwezig is, en technologieleveranciers spelen een essentiële rol bij het waarborgen dat systemen het mogelijk maken om gegevens te registreren, te raadplegen, te beschermen, te exporteren, te integreren, te bewaren en te hergebruiken met de nodige garanties.
De functies ervan kunnen zijn:
- Bepaal waar de gegevens zich bevinden.
- Faciliteer het extraheren en integreren van informatie.
- Zorg voor de juiste beveiligings- en toegangscriteria.
- Help bij het automatiseren van kwaliteitscontroles
- Vermijd onnodige afhankelijkheden van gesloten formaten.
- Faciliteer interoperabiliteit met andere systemen.
- Garandeer kopieën, continuïteit en traceerbaarheid.
- Ondersteuning voor inventaris-, catalogus- of dashboardtools
De ICT-afdeling kan dit werk echter niet alleen doen. De managementafdelingen moeten uitleggen wat de data betekenen, welke data prioriteit hebben en hoe ze die willen gebruiken. Goed datamanagement vereist een samenwerking tussen functionele kennis en technologische capaciteit.
Archivering en documentbeheer: levenscyclus, bewijsmateriaal en traceerbaarheid
Gegevens bestaan niet los van documenten, bestanden en administratieve processen. Daarom spelen archivering en documentbeheer een zeer belangrijke rol in het beheer van lokale gegevens. Deze profielen bieden inzicht in classificatie, de levenscyclus van informatie, bewaring, verwijdering, administratief bewijsmateriaal, metadata van documenten en traceerbaarheid.
In veel gemeenten is de data die men wil analyseren of hergebruiken afkomstig uit bestanden, documenten, archieven of documentbeheersystemen. Als deze informatie niet correct is geclassificeerd of de noodzakelijke context mist, kan deze waarde verliezen.
Archivering en documentbeheer kunnen helpen bij:
- Definieer classificatiecriteria
- Koppel gegevens aan bestanden en procedures.
- Garandeer traceerbaarheid
- Identificeer bewaartermijnen
- Bewaar bewijsmateriaal
- Verbeter de metadata
- Zorg ervoor dat de informatie ook in de loop der tijd begrijpelijk blijft.
Databeheer zou veel meer gebruik moeten maken van dit perspectief, omdat het met name waardevol is in het openbaar bestuur.
Gegevensbescherming, beveiliging en transparència: essentiële garanties
Lokaal databeheer moet ook functies omvatten die verband houden met gegevensbescherming en informatiebeveiliging. transparència en goed bestuur. Deze functies helpen bepalen welke gegevens gebruikt mogen worden, voor welke doeleinden, wie er toegang toe heeft, welke beschermingsmaatregelen nodig zijn en wat er gepubliceerd mag worden.
Niet alle gemeentelijke gegevens hebben dezelfde mate van gevoeligheid. Sommige gegevens zijn openbaar, andere intern, weer andere bevatten persoonsgegevens en sommige vereisen speciale bescherming. Daarom is het belangrijk om, voordat gegevens worden gedeeld, gepubliceerd of hergebruikt, duidelijkheid te scheppen over de beperkingen en waarborgen.
Deze functies kunnen helpen:
- Classificeer gegevens op basis van gevoeligheid
- Definieer toegangscriteria
- Risico's beoordelen
- Zorg voor naleving van de regelgeving.
- Beoordeel of de gegevens gepubliceerd kunnen worden.
- Zorg ervoor dat de transparència zonder rechten te schenden
- Bevorder ethisch en verantwoord gebruik van informatie.
Data kan veel maatschappelijke waarde genereren, maar alleen als het op een betrouwbare manier en met respect voor de rechten van burgers wordt gebruikt.
Gebruik casemanagement: data omzetten in concrete verbeteringen
Databeheer mag geen interne aangelegenheid blijven. Het moet bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening. Daarom is het belangrijk om de verantwoordelijken voor de verschillende gebruiksscenario's aan te wijzen.
Een use case is een specifieke toepassing van data om een behoefte te vervullen. Bijvoorbeeld: het verbeteren van de kwaliteit van adressen, het organiseren van gemeentelijke voorzieningen, het opstellen van indicatoren voor burgerdienstverlening, het opsporen van achterstanden, het analyseren van energieverbruik of het publiceren van open data van hogere kwaliteit.
Elk use case moet een persoon of aansturend gebied hebben die het probleem begrijpt en kan valideren of de oplossing waarde toevoegt. Deze rol kan overeenkomen met een managementgebied, het management, een multidisciplinaire dienst of een interne werkgroep. Het belangrijkste is dat use cases niet alleen vanuit een technologisch oogpunt worden gedefinieerd, maar vanuit de daadwerkelijke behoeften van het openbaar bestuur.
Hoe organiseer je jezelf in een klein of middelgroot gemeentehuis?
Een kleine of middelgrote gemeenteraad kan beginnen met een zeer eenvoudige organisatie. Het is niet nodig om complexe commissies of omslachtige formele structuren op te zetten. Je kunt beginnen met een kleine interne referentiegroep, bestaande uit mensen die goed bekend zijn met gemeentelijk bestuur.
Deze groep kan, afhankelijk van de specifieke situatie in elke gemeente, de volgende personen omvatten:
- Een medewerker van het secretariaat of de algemene administratie.
- Een persoon die zich bezighoudt met economische interventie of beheer.
- Een persoon die verbonden is aan ICT of de technologieleverancier.
- Een archief- of documentbeheerder
- Een of twee personen uit managementafdelingen met prioritaire gegevens.
- Een persoon met leidinggevende of coördinerende verantwoordelijkheid.
Deze groep hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Ze kan beginnen met zeer specifieke taken:
- Identificeer de belangrijkste datasets
- Definieer functionele managers
- Prioriteer cruciale gegevens
- Kwaliteitsproblemen opsporen
- Overeenstemming bereiken over gemeenschappelijke criteria
- Voer een eerste gebruiksscenario uit
- Houd eenvoudige verbeteringen bij.
De sleutel is om klein te beginnen, maar wel met duidelijke verantwoordelijkheden.
De rol van het Smart Local Government Network
Kleine en middelgrote gemeenten hoeven deze rollen niet zelf te definiëren of hun organisatiedatamodel helemaal vanaf nul op te bouwen.
Het Smart Local Governments Network werkt aan een gemeenschappelijk model voor gegevensbeheer op lokaal niveau. Dit model moet lokale overheden een gemeenschappelijk referentiepunt bieden voor hun organisatie, de benodigde functies en de aanpassing daarvan aan de verschillende gemeentelijke contexten.
Daarnaast beschikt het netwerk over een werkgroep voor cultuur en opleiding, die tot doel heeft lokale entiteiten in staat te stellen nieuwe institutionele capaciteiten op het gebied van data te ontwikkelen.
Binnen dit kader is het de bedoeling een handleiding te ontwikkelen voor professionele profielen die verband houden met de overheid en datamanagement. Deze handleiding moet de benodigde organisatie, profielen, functies, vaardigheden en mogelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot data beschrijven.
Dit zal met name nuttig zijn voor kleine en middelgrote gemeenten, omdat het hen inzicht geeft in welke taken door het bestaande personeel kunnen worden uitgevoerd, welke taken mogelijk ondersteuning van een hogere instantie vereisen, welke taken kunnen worden gedeeld en welke vaardigheden geleidelijk moeten worden ontwikkeld.
De waarde van het netwerk ligt in het omzetten van een complexe organisatorische uitdaging in een gemeenschappelijk, praktisch voorstel dat aanpasbaar is aan de lokale omstandigheden.
Op weg naar nieuwe institutionele capaciteiten
Databeheer gaat niet alleen over het integreren van technologie. Het vereist ook nieuwe vaardigheden binnen de administratie om:
- De gegevens begrijpen
- Beschrijf ze
- Controleer de kwaliteit.
- Bescherm ze
- Deel ze
- Zet ze om in betere indicatoren, beslissingen en diensten.
Deze vaardigheden ontstaan niet van de ene dag op de andere. Ze moeten binnen de organisatie worden herkend, aangeleerd en erkend.
In sommige gemeenten betekent dit het creëren van nieuwe profielen. In andere gemeenten betekent het het toewijzen van nieuwe taken aan bestaande functies. In veel gevallen is hiervoor steun nodig van provinciale raden, districtsraden, AOC's en andere actoren binnen het lokale publieke systeem.
Het allerbelangrijkste is te begrijpen dat data niet alleen een technische kwestie is. Het is een institutioneel instrument voor beter bestuur.
De AOC en de lokale werelddataruimte
De Local World Data Space heeft als doel lokale entiteiten te helpen bij het verantwoord, veilig en nuttig gebruik van data. In dit kader kan het AOC-consortium, in samenwerking met provinciale raden, districtsraden, de Generalitat, Localret en andere lokale actoren, bijdragen aan het faciliteren van gemeenschappelijke modellen, gedeelde diensten, instrumenten, criteria en trainingsruimtes. Dit is essentieel zodat geen enkele gemeenteraad alleen hoeft te beginnen of een eigen model hoeft te improviseren. Datamanagement moet een gedeelde, gecoördineerde en op de realiteit van elke lokale entiteit afgestemde taak zijn.
Organisatorische verantwoordelijkheden om maatschappelijke waarde te creëren
Weten wie wat doet is een basisvoorwaarde voor goed databeheer.
- Als niemand verantwoordelijk is voor een stuk data, gaat de kwaliteit van die data achteruit.
- Als niemand de betekenis ervan kent, kan het verkeerd worden geïnterpreteerd.
- Als niemand de kwaliteit controleert, worden fouten herhaald.
- Als niemand de toegang controleert, kunnen er risico's ontstaan.
- Als niemand nadenkt over hoe het hergebruikt kan worden, gaat de publieke waarde verloren.
Daarom begint lokaal databeheer niet met grote tools. Het begint met duidelijke verantwoordelijkheden.
Een gemeenteraad kan beginnen met het identificeren van de belangrijkste gegevens, de mensen die deze gegevens het beste kennen en de minimale functies die moeten worden gedekt. Van daaruit, met de ondersteuning van het Smart Local Government Network, de Local World Data Space en de gedeelde diensten van het lokale openbaar vervoer, is het mogelijk om toe te werken naar een volwassener, nuttiger en duurzamer model.
Het beheren van data gaat immers niet alleen over het ordenen van informatie, maar ook over het bieden van nieuwe mogelijkheden aan de gemeenteraad om de burgers beter van dienst te kunnen zijn.
