В предыдущих статьях мы говорили о том, почему данные важны для муниципалитетов. Что значит управлять ими?, Зачем нам нужно знать, какими данными мы располагаем?, как метаданные помогают нам их понять, почему качество данных напрямую влияет на государственные услуги i почему именно основные данные —Люди, территория, объекты, организации или поставщики — играют чрезвычайно важную роль в работе с использованием общих критериев.
Однако всегда возникает один вопрос:
- Кто должен всё это делать?
- Кто должен решать, какие данные важны?
- Кто должен их описать?
- Кто должен проверять их правильность?
- Кто может сказать, можно ли ими делиться?
- Кто должен обеспечить их защиту?
- Кто должен содействовать использованию данных для улучшения управления муниципалитетом?
Это ключевой вопрос. Потому что управление данными — это не просто набор концепций, инструментов или документов. Это также способ организации обязанностей. И это особенно важно в малых и средних муниципалитетах, где часто нет специализированных отделов или групп, занимающихся исключительно этими функциями.
Необязательно начинать с создания большой конструкции.
Когда мы говорим о профессиях, связанных с данными, может показаться, что речь идёт о крупных организациях с офисами обработки данных, аналитическими группами, менеджерами по качеству, архитекторами данных или специалистами по искусственному интеллекту. Но небольшому городу не обязательно начинать с этого.
Первый шаг — не создание множества новых должностей. Первый шаг — понять, какие функции необходимо заполнить, и определить, как их можно реализовать соразмерно муниципальным реалиям. Во многих случаях эти функции уже существуют неофициально.
Есть люди, которые очень хорошо знают реестр. Другие знают файлы. Третьи знают, как формируются экономические данные. У третьих есть критерии защиты данных, архивирования и т.д. transparènciaв сфере заключения контрактов, городского планирования, социальных услуг или обслуживания граждан. Необходимо сделать эти знания видимыми, систематизировать их и поддерживать. Управление данными не означает, что каждый должен быть экспертом по данным. Это означает, что каждый должен понимать свою роль в отношении информации, которую он использует, хранит или на основе которой принимает решения.
Политическое и управленческое лидерство: придание импульса и определение приоритетов.
Для эффективного управления данными необходима институциональная поддержка. В городском совете политическое и управленческое руководство играет важную роль в определении приоритетов, легитимизации изменений и предотвращении восприятия управления данными как второстепенной или исключительно технической задачи. Это не означает, что выборные должностные лица или руководители должны знать технические детали информационных систем. Это означает, что они должны понимать, что данные являются общественным достоянием и что ими необходимо управлять разумно.
Его основные функции могут быть следующими:
- продвигать концепцию городского совета, основанную на достоверных данных;
- Приоритетное внимание следует уделять областям, где данные могут представлять общественную ценность;
- оказывать поддержку людям, которым необходимо выполнять функции, связанные с данными;
- содействовать сотрудничеству между регионами;
- предоставить ресурсы и время для организации информации;
- запрашивайте полезные и понятные показатели для принятия решений;
- обеспечить, чтобы технологии служили общественным потребностям.
Без этого импульса инициативы по работе с данными могут свестись к разовым или добровольным проектам.
Секретариат и вмешательство: гарантии, процедура и контроль.
Во многих малых и средних муниципалитетах секретариат и органы управления играют центральную роль в муниципальном управлении. Они также могут играть очень важную роль в управлении данными.
Секретариат может помочь связать данные с административными процедурами, файлами, управлением документами. transparènciaЗащита данных и правовые гарантии. Они могут помочь определить условия использования, ограничения, обязанности и гарантии, особенно когда данные передаются, публикуются или используются повторно в новых целях.
Вмешательство может предусматривать критерии для экономических, бюджетных, бухгалтерских данных, данных о субсидиях, контрактах и данных внутреннего контроля. Эти функции имеют важное значение, чтобы управление данными не ограничивалось «наличием данных», а обеспечивало их правильное использование с гарантиями и в соответствии с общественными обязанностями.
Области управления: те, кто понимает истинное значение данных.
Ключевые области управления: перепись населения, городское планирование, социальные услуги, культура, спорт, охрана окружающей среды, экономическое развитие, управление персоналом, местная полиция, обслуживание граждан или ежедневная работа с контрактами, требующими обработки данных, имеющих функциональное значение.
Именно в этих областях знают, что на самом деле означает тот или иной фрагмент данных, когда он корректен, когда неполный, какие ошибки распространены, какие поля важны и для чего его можно использовать.
Например, социальные службы знают, какие данные являются особенно конфиденциальными и какой контекст необходимо учитывать. Градостроительство знает, насколько корректно интерпретированы адрес, объект недвижимости или лицензия. Внимание граждан знает, какие данные вызывают больше вопросов или путаницу. Культура знает, насколько хорошо классифицирована та или иная деятельность. Перепись населения знает, какие данные имеют решающее значение для правильной идентификации жителей.
Таким образом, управленческие подразделения являются не просто «пользователями» данных. Они несут функциональную ответственность за знания, лежащие в их основе.
В локальной модели управления данными эти области должны способствовать:
- определить основные наборы данных;
- опишите, что они означают;
- выявлять проблемы качества;
- Проверить критерии использования;
- определить информационные потребности;
- участвовать в сценариях использования;
- Перед использованием показателей для принятия решений необходимо провести их анализ.
Ответственный за данные: связующая роль
В более зрелых организациях часто упоминается должность специалиста по управлению данными. На каталанском языке это может означать «ответственный за данные», «функциональный менеджер данных» или «менеджер бизнес-данных». Название не самое важное. Важна функция. Этот специалист выступает связующим звеном между муниципальными службами, технологиями, качеством данных и потребностями управления.
В небольшом муниципалитете, вероятно, не будет человека, занимающегося исключительно этой функцией. Но может быть полезно определить ключевых лиц в некоторых конкретных областях. Например, ключевое лицо по данным переписи населения, одно по данным об объектах инфраструктуры, одно по экономическим данным, одно по данным по делам или одно по данным о социальных услугах.
В качестве контактного лица не обязательно должен выступать эксперт в области информационных технологий. Это должен быть человек, хорошо разбирающийся в информации, процессах и типичных проблемах.
Его функции могут быть следующими:
- помощь в описании наборов данных;
- выявить критически важные данные;
- выявлять и сообщать о нарушениях качества;
- проверить определения и критерии;
- помогает поддерживать метаданные;
- координировать действия с отделом ИКТ или поставщиками;
- участвовать в определении показателей;
- обеспечить использование данных в функциональном контексте.
Эта функция очень важна, поскольку она предотвращает разрыв связи данных с сервисом, который их генерирует и использует.
Сфера ИКТ и поставщики: обеспечение возможности технического управления
Технологии необходимы для управления данными, но они не должны в одиночку решать, что с этими данными делать.
Сфера информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), где она существует, и поставщики технологий играют важную роль в обеспечении того, чтобы системы позволяли записывать, получать доступ, защищать, экспортировать, интегрировать, сохранять и повторно использовать данные с гарантированными результатами.
Его функции могут быть следующими:
- Определите местонахождение данных.
- Облегчить извлечение и интеграцию информации.
- Обеспечьте безопасность и соблюдение критериев доступа.
- Помогите автоматизировать контроль качества.
- Избегайте ненужной зависимости от закрытых форматов.
- Обеспечить совместимость с другими системами
- Гарантия на копии, непрерывность и отслеживаемость.
- Поддержка инструментов учета, каталога или панели управления.
Однако сфера ИКТ не может выполнить эту работу в одиночку. Ей необходимо, чтобы управленческие подразделения объяснили, что означают данные, какие из них являются приоритетными и для какого использования они предназначены. Эффективное управление данными требует сотрудничества между функциональными знаниями и технологическим потенциалом.
Архивирование и управление документами: жизненный цикл, доказательства и отслеживаемость.
Данные не существуют изолированно от документов, файлов и административных процессов. Поэтому архивирование и управление документами играют очень важную роль в управлении локальными данными. Эти профили предоставляют информацию о классификации, жизненном цикле информации, сохранении, удалении, административных доказательствах, метаданных документов и отслеживаемости.
Во многих муниципалитетах данные, которые они хотят проанализировать или использовать повторно, поступают из файлов, документов, записей или систем управления документами. Если эта информация не классифицирована должным образом или не сохраняет необходимый контекст, она может потерять свою ценность.
Архивирование и управление документами могут помочь:
- Определить критерии классификации
- Сопоставьте данные с файлами и процедурами.
- Гарантия отслеживаемости
- Определите сроки хранения
- Сохраните доказательства.
- Улучшение метаданных
- Обеспечьте сохранение понятности информации с течением времени.
В сфере управления данными следует гораздо шире использовать этот подход, поскольку он особенно ценен в государственном управлении.
Защита данных, безопасность и transparènciaосновные гарантии
Локальное управление данными должно также включать функции, связанные с защитой данных и информационной безопасностью. transparència и надлежащего управления. Эти функции помогают определить, какие данные могут быть использованы, для каких целей, кто имеет к ним доступ, какие меры защиты необходимо применять и что может быть опубликовано.
Не все муниципальные данные имеют одинаковый уровень конфиденциальности. Некоторые данные могут быть общедоступными, другие — внутренними, третьи могут содержать личную информацию, а четвертые могут требовать особой защиты. Поэтому, прежде чем делиться, публиковать или повторно использовать данные, необходимо четко понимать ограничения и меры защиты.
Эти функции могут помочь:
- Классифицируйте данные по степени конфиденциальности.
- Определите критерии доступа
- Проанализируйте риски.
- Обеспечение соблюдения нормативных требований
- Оцените возможность публикации данных.
- Обеспечьте transparència без нарушения прав
- Содействовать этичному и ответственному использованию информации.
Данные могут приносить огромную общественную пользу, но только если их использовать с доверием и уважением к правам граждан.
Менеджеры по использованию кейсов: превращение данных в конкретные улучшения.
Управление данными не должно оставаться исключительно внутренней задачей. Оно должно служить улучшению предоставляемых услуг. Именно поэтому важно определить тех, кто отвечает за конкретные сценарии использования данных.
Вариант использования — это конкретное применение данных для решения определенной задачи. Например, улучшение качества адресов, организация работы муниципальных служб, разработка показателей обслуживания граждан, выявление задержек, анализ энергопотребления или публикация более качественных открытых данных.
Для каждого варианта использования должен быть человек или ответственное подразделение, которое понимает проблему и может подтвердить, приносит ли решение пользу. Эта роль может соответствовать подразделению управления, руководству, межфункциональной службе или внутренней рабочей группе. Самое важное — варианты использования должны определяться не только с технологической точки зрения, но и исходя из реальных потребностей государственного управления.
Как организовать свою работу в небольшом или среднем городском собрании?
Небольшой или средний городской совет может начать с очень простой организации. Нет необходимости создавать сложные комитеты или громоздкие формальные структуры. Можно начать с небольшой внутренней консультативной группы, состоящей из людей, хорошо разбирающихся в муниципальном управлении.
В зависимости от особенностей каждого муниципалитета, в эту группу могут входить следующие лица:
- Сотрудник секретариата или генерального управления
- Лицо, осуществляющее экономическое вмешательство или управление.
- Лицо, связанное с информационно-коммуникационными технологиями или поставщиком технологий.
- Специалист по архивному делу или управлению документами
- Один или два человека из управленческих подразделений, имеющих приоритетные данные.
- Лицо, несущее управленческие или координационные обязанности.
Эта группа не должна брать на себя все задачи. Она может начать с очень конкретных задач:
- Определите основные наборы данных
- Определение функциональных менеджеров
- Расставьте приоритеты для критически важных данных
- Выявление проблем с качеством
- Согласовать общие критерии
- Проведите тестирование первого варианта использования.
- Отслеживайте простые улучшения
Главное — начать с малого, но с четким распределением обязанностей.
Роль сети «Умное местное самоуправление»
Небольшим и средним муниципалитетам не нужно самостоятельно определять эти роли или создавать свою организационную модель данных с нуля.
Сеть «Умные местные органы власти» работает над созданием общей модели управления данными для местного сообщества. Эта модель должна помочь местным органам власти иметь общие ориентиры в вопросах организации своей деятельности, определения необходимых функций и их адаптации к различным муниципальным масштабам.
Кроме того, в сети действует рабочая группа по вопросам культуры и обучения, цель которой – помочь местным организациям развивать новые институциональные возможности в области работы с данными.
В рамках этой концепции планируется разработать руководство по профессиональным профилям, связанным с государственным управлением и управлением данными. Это руководство должно помочь описать необходимую организацию, профили, функции, навыки и возможные обязанности, связанные с данными.
Это будет особенно полезно для малых и средних муниципалитетов, поскольку позволит им понять, какие функции можно взять на себя силами имеющегося персонала, какие могут потребовать поддержки со стороны вышестоящих муниципалитетов, какие можно разделить между несколькими сотрудниками, а какие навыки необходимо развивать постепенно.
Ценность сети будет заключаться в преобразовании сложной организационной задачи в общее, практическое предложение, адаптируемое к местным реалиям.
На пути к новым институциональным возможностям
Управление данными — это не только внедрение технологий. Оно также требует от администраций новых возможностей для:
- Понимание данных
- Опишите их.
- Проверьте его качество.
- Защитите их
- Поделитесь ими
- Преобразуйте их в более эффективные показатели, решения и услуги.
Эти навыки не появляются в одночасье. Их необходимо выявлять, развивать и признавать внутри организации.
В некоторых муниципалитетах это может означать создание новых должностных профилей. В других — наделение существующих должностей новыми функциями. Во многих случаях это потребует поддержки со стороны провинциальных советов, окружных советов, уполномоченных органов и других участников местной государственной системы.
Самое важное — понимать, что данные — это не просто технический вопрос. Это институциональный потенциал для более эффективного управления.
AOC и локальное мировое пространство данных
Проект Local World Data Space призван помочь местным организациям в ответственном, безопасном и полезном использовании данных. В этом контексте консорциум AOC в сотрудничестве с провинциальными советами, советами графств, правительством провинции, Localret и другими местными участниками может внести свой вклад в создание общих моделей, общих услуг, инструментов, критериев и обучающих площадок. Это крайне важно, чтобы ни одному городскому совету не приходилось начинать в одиночку или импровизировать собственную модель. Управление данными должно быть совместной, скоординированной и адаптированной к реалиям каждой местной организации.
Организация ответственности для создания общественной ценности
Знание того, кто что делает, является базовым условием эффективного управления данными.
- Если за данные никто не отвечает, данные портятся.
- Если никто не знает его значения, его можно неправильно истолковать.
- Если никто не проверяет качество, ошибки повторяются.
- Если никто не контролирует доступ, могут возникнуть риски.
- Если никто не задумывается о том, как его использовать повторно, общественная ценность теряется.
Вот почему локальное управление данными начинается не с масштабных инструментов, а с четкого распределения обязанностей.
Городской совет может начать с определения наиболее важных данных, людей, которые лучше всего в них разбираются, и минимального набора функций, которые необходимо охватить. Далее, при поддержке сети «Умное местное самоуправление», глобального пространства данных и общих сервисов местной государственной системы, можно будет перейти к более зрелой, более полезной и более устойчивой модели.
Потому что управление данными — это не просто организация информации: это предоставление городскому совету новых возможностей для более эффективного обслуживания граждан.
