In articoli precedenti abbiamo parlato del perché i dati siano importanti per i comuni, Che cosa significa governarli?, Perché dobbiamo sapere quali dati possediamo?, come i metadati ci aiutano a comprenderli, perché la qualità dei dati ha un impatto diretto sui servizi pubblici i perché i dati master —persone, territorio, strutture, enti o fornitori— sono fondamentali per lavorare con criteri comuni.
Tuttavia, c'è una domanda che finisce sempre per ripresentarsi:
- Chi dovrebbe occuparsi di tutto questo?
- Chi dovrebbe decidere quali dati sono importanti?
- Chi dovrebbe descriverli?
- Chi dovrebbe verificare la loro correttezza?
- Chi può dire se possono essere condivise?
- Chi dovrebbe garantire la loro protezione?
- Chi dovrebbe promuovere l'utilizzo dei dati per migliorare la gestione comunale?
Si tratta di una questione fondamentale. Perché la governance dei dati non è solo un insieme di concetti, strumenti o documenti. È anche un modo di organizzare le responsabilità. E questo è particolarmente importante nei comuni di piccole e medie dimensioni, dove spesso non esistono profili specializzati o team dedicati esclusivamente a queste funzioni.
Non è necessario iniziare creando una grande struttura.
Quando si parla di ruoli legati ai dati, si potrebbe pensare a grandi organizzazioni con uffici dati, team di analisi, responsabili della qualità, architetti dei dati o specialisti di intelligenza artificiale. Ma una piccola città non deve necessariamente partire da lì.
Il primo passo non è creare molti nuovi posti di lavoro. Il primo passo è capire quali funzioni devono essere ricoperte e come queste possano essere assunte in modo proporzionato alla realtà comunale. In molti casi, queste funzioni esistono già informalmente.
Ci sono persone che conoscono molto bene il registro. Altre conoscono i file. Altre sanno come vengono costruiti i dati economici. Altre hanno criteri sulla protezione dei dati, l'archiviazione, transparènciache si tratti di appalti, pianificazione urbana, servizi sociali o assistenza ai cittadini, ciò che serve è rendere visibile questa conoscenza, organizzarla e supportarla. Gestire i dati non significa che tutti debbano essere esperti di dati. Significa che tutti comprendano il proprio ruolo in relazione alle informazioni che utilizzano, gestiscono o su cui prendono decisioni.
Leadership politica e manageriale: dare impulso e priorità
La governance dei dati necessita di un impulso istituzionale. In un consiglio comunale, la leadership politica e gestionale gioca un ruolo importante nello stabilire le priorità, legittimare il cambiamento e impedire che la gestione dei dati venga considerata un compito secondario o esclusivamente tecnico. Ciò non significa che i funzionari eletti o i dirigenti debbano conoscere i dettagli tecnici dei sistemi informativi. Significa che devono comprendere che i dati sono un bene pubblico e che devono essere gestiti con giudizio.
Le sue funzioni principali possono essere:
- promuovere una visione del consiglio comunale basata su dati affidabili;
- dare priorità alle aree in cui i dati possono fornire un valore pubblico;
- supportare le persone che devono assumere ruoli legati ai dati;
- promuovere la cooperazione tra le aree;
- fornire risorse e tempo per organizzare le informazioni;
- richiedere indicatori utili e comprensibili per il processo decisionale;
- garantire che la tecnologia sia al servizio delle esigenze pubbliche.
Senza questo slancio, le iniziative sui dati potrebbero ridursi a interventi isolati o a iniziative di volontariato.
Segreteria e intervento: garanzie, procedura e controllo
In molti comuni di piccole e medie dimensioni, la segreteria e gli uffici di intervento svolgono un ruolo centrale nella gestione comunale. Possono inoltre rivestire un ruolo molto rilevante nella governance dei dati.
La segreteria può aiutare a collegare i dati con le procedure amministrative, i file, la gestione dei documenti, transparènciaProtezione dei dati e garanzie legali. Possono contribuire a definire le condizioni d'uso, i limiti, le responsabilità e le garanzie, soprattutto quando i dati vengono condivisi, pubblicati o riutilizzati per nuovi scopi.
L'intervento può fornire criteri sui dati economici, di bilancio, contabili, relativi ai sussidi, agli appalti e al controllo interno. Queste funzioni sono essenziali affinché la governance dei dati non si limiti al semplice "possesso dei dati", ma garantisca che questi vengano utilizzati correttamente, con garanzie e nel rispetto delle responsabilità pubbliche.
Le aree gestionali: coloro che conoscono il vero significato dei dati
Le aree gestionali sono fondamentali: censimento, pianificazione urbana, servizi sociali, cultura, sport, ambiente, promozione economica, risorse umane, polizia locale, servizi ai cittadini o appalti lavorano quotidianamente con dati che hanno un significato funzionale.
Sono questi i settori che sanno cosa significa realmente un dato, quando è corretto, quando è incompleto, quali errori sono comuni, quali campi sono importanti e a cosa può servire.
Ad esempio, i servizi sociali sanno quali dati sono particolarmente sensibili e quale contesto deve essere preso in considerazione. La pianificazione urbanistica sa se un indirizzo, una proprietà o una licenza sono stati interpretati correttamente. L'attenzione dei cittadini sa quali dati generano più domande o più confusione. La cultura sa se un'attività è classificata correttamente. Il censimento sa quali dati sono fondamentali per identificare correttamente i residenti.
Pertanto, le aree gestionali non sono solo "utilizzatrici" dei dati. Sono funzionalmente responsabili della conoscenza che ne è alla base.
In un modello locale di governance dei dati, queste aree dovrebbero contribuire a:
- identificare i principali set di dati;
- descrivi cosa significano;
- individuare problemi di qualità;
- convalidare i criteri di utilizzo;
- definire le esigenze informative;
- partecipare ai casi d'uso;
- È necessario esaminare gli indicatori prima di utilizzarli per prendere decisioni.
Il responsabile dei dati: un ruolo di collegamento
Nelle organizzazioni più mature, si parla spesso della figura del responsabile dei dati. In catalano potremmo dire data referent, functional data manager o business data manager. Il nome non è la cosa più importante. Ciò che conta è la funzione. Questo profilo funge da ponte tra il servizio comunale, la tecnologia, la qualità dei dati e le esigenze gestionali.
In un piccolo comune, probabilmente non ci sarà una persona dedicata esclusivamente a questa funzione. Tuttavia, può essere utile individuare figure chiave in alcuni settori specifici. Ad esempio, una persona di riferimento per i dati demografici, una per i dati relativi alle infrastrutture, una per i dati economici, una per i dati sui casi o una per i dati relativi ai servizi sociali.
Questa persona di riferimento non deve necessariamente essere un esperto di informatica. Dovrebbe essere qualcuno che abbia una buona conoscenza di informazioni, processi e problematiche comuni.
Le sue funzioni possono essere:
- aiutano a descrivere i set di dati;
- identificare i dati critici;
- individuare e comunicare gli incidenti relativi alla qualità;
- convalidare definizioni e criteri;
- contribuire alla gestione dei metadati;
- coordinarsi con l'area ICT o con i fornitori;
- partecipare alla definizione degli indicatori;
- garantire che i dati vengano utilizzati con un significato funzionale.
Questa funzione è molto importante perché impedisce che i dati vengano disconnessi dal servizio che li genera e li utilizza.
Il settore ICT e i fornitori: rendere possibile la gestione tecnica
La tecnologia è necessaria per gestire i dati, ma non dovrebbe decidere da sola cosa farne.
Il settore ICT, laddove presente, e i fornitori di tecnologia svolgono un ruolo essenziale nel garantire che i sistemi consentano la registrazione, l'accesso, la protezione, l'esportazione, l'integrazione, la conservazione e il riutilizzo dei dati con garanzie adeguate.
Le sue funzioni possono essere:
- Individuare la posizione dei dati
- Facilitare l'estrazione e l'integrazione delle informazioni
- Garantire i criteri di sicurezza e di accesso
- Contribuisci ad automatizzare i controlli di qualità
- Evitare dipendenze non necessarie da formati chiusi.
- Facilitare l'interoperabilità con altri sistemi
- Copie di garanzia, continuità e tracciabilità
- Strumenti di supporto per inventario, catalogo o dashboard
Tuttavia, il settore ICT non può svolgere questo lavoro da solo. Ha bisogno che le aree gestionali spieghino il significato dei dati, quali siano le priorità e quale utilizzo si intenda farne. Una buona gestione dei dati richiede un'alleanza tra competenze funzionali e capacità tecnologiche.
Archivi e gestione documentale: ciclo di vita, prove e tracciabilità
I dati non esistono in isolamento rispetto a documenti, file e processi amministrativi. Per questo motivo, l'archiviazione e la gestione documentale rivestono un ruolo fondamentale nella governance dei dati locali. Questi profili forniscono informazioni su classificazione, ciclo di vita delle informazioni, conservazione, eliminazione, documentazione amministrativa, metadati documentali e tracciabilità.
In molti comuni, i dati che si desidera analizzare o riutilizzare provengono da file, documenti, registri o sistemi di gestione documentale. Se queste informazioni non sono classificate correttamente o non conservano il contesto necessario, possono perdere valore.
L'archiviazione e la gestione dei documenti possono essere d'aiuto:
- Definire i criteri di classificazione
- Collegare i dati a file e procedure
- Garanzia di tracciabilità
- Identificare i periodi di conservazione
- Conservare le prove
- Migliorare i metadati
- Assicurarsi che le informazioni rimangano comprensibili nel tempo
La governance dei dati dovrebbe sfruttare molto di più questa prospettiva, perché è particolarmente preziosa nella pubblica amministrazione.
Protezione dei dati, sicurezza e transparència: garanzie essenziali
La governance locale dei dati deve includere anche funzioni relative alla protezione dei dati, alla sicurezza delle informazioni, transparència e una buona governance. Queste funzioni aiutano a definire quali dati possono essere utilizzati, per quali scopi, chi può accedervi, quali misure di protezione devono essere applicate e cosa può essere pubblicato.
Non tutti i dati comunali presentano lo stesso livello di sensibilità. Alcuni dati possono essere pubblici, altri interni, altri ancora possono contenere informazioni personali e altri richiedono una protezione speciale. Pertanto, prima di condividere, pubblicare o riutilizzare i dati, è necessario avere ben chiari i limiti e le misure di sicurezza.
Queste funzionalità possono essere d'aiuto:
- Classificare i dati in base alla sensibilità
- Definire i criteri di accesso
- Rischio di revisione
- Garantire la conformità normativa
- Valutare se i dati possono essere pubblicati
- Assicurarsi che transparència senza violare i diritti
- Promuovere un uso etico e responsabile delle informazioni
I dati possono generare un grande valore pubblico, ma solo se utilizzati con fiducia e nel rispetto dei diritti dei cittadini.
Case manager: trasformare i dati in miglioramenti concreti
La governance dei dati non dovrebbe rimanere un esercizio interno. Dovrebbe servire a migliorare i servizi. Per questo è importante identificare i responsabili dei singoli casi d'uso.
Un caso d'uso è un'applicazione specifica dei dati per risolvere un'esigenza. Ad esempio, migliorare la qualità degli indirizzi, organizzare le strutture comunali, elaborare indicatori di servizio al cittadino, individuare gli arretrati, analizzare il consumo energetico o pubblicare dati aperti di qualità superiore.
Ogni caso d'uso dovrebbe avere una persona o un'area di riferimento che comprenda il problema e possa valutare se la soluzione apporta valore aggiunto. Questo ruolo può corrispondere a un'area di gestione, al management, a un servizio interfunzionale o a un gruppo di lavoro interno. L'aspetto più importante è che i casi d'uso non siano definiti solo dal punto di vista tecnologico, ma in base alle reali esigenze di gestione pubblica.
Come organizzarsi in un municipio di piccole o medie dimensioni?
Un consiglio comunale di piccole o medie dimensioni può iniziare con un'organizzazione molto semplice. Non c'è bisogno di creare commissioni complesse o strutture formali macchinose. Si può iniziare con un piccolo gruppo di riferimento interno, composto da persone che conoscono bene l'amministrazione comunale.
A seconda della realtà di ciascun comune, questo gruppo potrebbe includere:
- Una persona della segreteria o dell'amministrazione generale
- Una persona che si occupa di intervento o gestione economica
- Una persona legata al settore ICT o al fornitore di tecnologia
- Una persona addetta all'archiviazione o alla gestione dei documenti
- Una o due persone provenienti da aree dirigenziali con dati prioritari
- Una persona con responsabilità di gestione o coordinamento
Questo gruppo non dovrebbe voler affrontare tutto. Potrebbe iniziare con compiti molto specifici:
- Identificare i principali set di dati
- Definire i responsabili funzionali
- Dare priorità ai dati critici
- Individuare i problemi di qualità
- Concordare criteri comuni
- Guidare un primo caso d'uso
- Monitorare i miglioramenti semplici
La chiave è iniziare in piccolo, ma con responsabilità ben definite.
Il ruolo della rete Smart Local Government Network
I comuni di piccole e medie dimensioni non devono definire questi ruoli da soli né costruire da zero il proprio modello di dati organizzativi.
La rete Smart Local Governments Network sta lavorando a un modello comune di governance dei dati per il mondo locale. Questo modello dovrebbe aiutare gli enti locali ad avere un riferimento condiviso su come organizzarsi, quali funzioni devono essere coperte e come adattarle alle diverse dimensioni municipali.
Inoltre, la Rete dispone di un gruppo di lavoro su cultura e formazione, volto a consentire agli enti locali di sviluppare nuove capacità istituzionali nel campo dei dati.
In questo contesto, si prevede di sviluppare una guida ai profili professionali associati alla pubblica amministrazione e alla gestione dei dati. Questa guida dovrebbe contribuire a descrivere l'organizzazione, i profili, le funzioni, le competenze e le possibili responsabilità necessarie in ambito di gestione dei dati.
Ciò sarà particolarmente utile per i comuni di piccole e medie dimensioni, perché consentirà loro di comprendere quali funzioni possono essere assunte con il personale esistente, quali potrebbero richiedere il supporto di enti sovracomunali, quali possono essere condivise e quali competenze devono essere sviluppate progressivamente.
Il valore della Rete risiederà nella capacità di trasformare una complessa sfida organizzativa in una proposta comune e pratica, adattabile alla realtà locale.
Verso nuove capacità istituzionali
La governance dei dati non riguarda solo l'integrazione della tecnologia. Richiede anche nuove capacità all'interno delle amministrazioni per:
- Comprendere i dati
- Descrivili
- Verifica la sua qualità
- Proteggili
- Condividili
- Trasformateli in indicatori, decisioni e servizi migliori
Queste capacità non si sviluppano da un giorno all'altro. Devono essere individuate, sviluppate e riconosciute all'interno dell'organizzazione.
In alcuni comuni, ciò potrebbe significare la creazione di nuovi profili professionali. In altri, significherà assegnare nuove funzioni a posizioni lavorative esistenti. In molti casi, richiederà il supporto dei consigli provinciali, dei consigli di contea, delle AOC (Agenzie di Opportunità) e di altri attori del sistema pubblico locale.
La cosa più importante è capire che i dati non sono solo una questione tecnica. Sono una capacità istituzionale per una migliore governance.
L'AOC e lo spazio dati del mondo locale
Il progetto Local World Data Space mira ad aiutare gli enti locali a progredire nell'uso responsabile, sicuro e utile dei dati. In questo contesto, il Consorzio AOC, in collaborazione con i consigli provinciali, i consigli di contea, la Generalitat, il Localret e altri attori locali, può contribuire a facilitare modelli comuni, servizi condivisi, strumenti, criteri e spazi di formazione. Questo è fondamentale affinché nessun comune debba partire da solo o improvvisare un proprio modello. La gestione dei dati deve essere un compito condiviso, coordinato e adattato alla realtà di ciascun ente locale.
Organizzare le responsabilità per generare valore pubblico
Sapere chi fa cosa è una condizione fondamentale per una buona governance dei dati.
- Se nessuno si assume la responsabilità di un dato, quest'ultimo si deteriora.
- Se nessuno ne conosce il significato, può essere interpretato in modo errato.
- Se nessuno controlla la qualità, gli errori si ripetono.
- Se nessuno controlla l'accesso, possono sorgere dei rischi.
- Se nessuno pensa a come riutilizzarlo, il valore pubblico va perduto.
Ecco perché la governance locale dei dati non inizia con grandi strumenti, bensì con responsabilità chiare.
Un consiglio comunale può iniziare individuando i dati più importanti, le persone che li conoscono meglio e le funzioni minime da garantire. Da lì, con il supporto della Smart Local Government Network, del Local World Data Space e dei servizi condivisi del sistema pubblico locale, sarà possibile progredire verso un modello più maturo, più utile e più sostenibile.
Perché la gestione dei dati non si limita all'organizzazione delle informazioni: si tratta di fornire al consiglio comunale nuove capacità per servire al meglio i cittadini.
