Dans des articles précédents, nous avons expliqué pourquoi les données sont importantes pour les municipalités. Que signifie les gouverner ?, Pourquoi avons-nous besoin de savoir quelles données nous possédons ?, comment les métadonnées nous aident à les comprendre, Pourquoi la qualité des données a un impact direct sur les services publics i pourquoi les données de référence —les personnes, le territoire, les installations, les entités ou les fournisseurs— sont essentiels pour travailler avec des critères communs.
Cependant, une question finit toujours par surgir :
- Qui devrait s'occuper de tout cela ?
- Qui devrait décider quelles données sont importantes ?
- Qui devrait les décrire ?
- Qui devrait vérifier leur exactitude ?
- Qui peut dire s'ils peuvent être partagés ?
- Qui devrait veiller à ce qu'ils soient protégés ?
- Qui devrait promouvoir l'utilisation des données pour améliorer la gestion municipale ?
Il s'agit d'un point crucial. Car la gouvernance des données ne se limite pas à un ensemble de concepts, d'outils ou de documents. C'est aussi une manière d'organiser les responsabilités. Et c'est particulièrement important dans les petites et moyennes collectivités, où il n'existe souvent ni profils de données spécialisés ni équipes dédiées exclusivement à ces fonctions.
Vous n'êtes pas obligé de commencer par créer une grande structure.
Quand on parle de rôles liés aux données, on imagine souvent de grandes organisations dotées de services dédiés aux données, d'équipes d'analystes, de responsables qualité, d'architectes de données ou de spécialistes en intelligence artificielle. Mais une petite ville n'est pas obligée de commencer par là.
La première étape n'est pas de créer de nombreux nouveaux postes. Il s'agit d'identifier les fonctions à pourvoir et de déterminer comment les assumer en fonction des réalités municipales. Bien souvent, ces fonctions existent déjà de manière informelle.
Certaines personnes connaissent très bien le registre. D'autres connaissent les fichiers. D'autres encore savent comment sont construites les données économiques. Enfin, d'autres ont des critères en matière de protection et d'archivage des données. transparènciaQue ce soit dans les marchés publics, l'urbanisme, les services sociaux ou l'aide aux citoyens, il est essentiel de rendre ce savoir visible, de l'organiser et de le valoriser. Gouverner les données ne signifie pas que chacun doive être un expert en la matière. Cela signifie que chacun comprenne son rôle vis-à-vis des informations qu'il utilise, gère ou sur lesquelles il prend des décisions.
Leadership politique et managérial : donner de l'impulsion et prioriser
La gouvernance des données nécessite une impulsion institutionnelle. Au sein d'un conseil municipal, le leadership politique et administratif joue un rôle essentiel dans la définition des priorités, la légitimation du changement et la prévention de la perception de la gestion des données comme une tâche secondaire ou exclusivement technique. Cela ne signifie pas que les élus ou les gestionnaires doivent maîtriser les détails techniques des systèmes d'information. Cela signifie qu'ils doivent comprendre que les données constituent un bien public et qu'elles doivent être gérées avec discernement.
Ses principales fonctions peuvent être :
- promouvoir une vision du conseil municipal fondée sur des données fiables ;
- privilégier les domaines où les données peuvent apporter une valeur publique ;
- soutenir les personnes qui doivent assumer des rôles liés aux données ;
- promouvoir la coopération entre les régions ;
- fournir les ressources et le temps nécessaires pour organiser l'information ;
- demander des indicateurs utiles et compréhensibles pour la prise de décision ;
- veiller à ce que la technologie soit au service des besoins publics.
Sans cet élan, les initiatives en matière de données risquent de se limiter à des actions ponctuelles ou bénévoles.
Secrétariat et intervention : garanties, procédure et contrôle
Dans de nombreuses petites et moyennes municipalités, le secrétariat et l'intervention jouent un rôle central dans la gestion municipale. Ils peuvent également jouer un rôle très important dans la gouvernance des données.
Le secrétariat peut aider à relier les données aux procédures administratives, aux fichiers et à la gestion des documents. transparència, la protection des données et les garanties juridiques. Elles peuvent aider à définir les conditions d'utilisation, les limites, les responsabilités et les garanties, notamment lorsque les données sont partagées, publiées ou réutilisées à de nouvelles fins.
L'intervention peut fournir des critères relatifs aux données économiques, budgétaires, comptables, aux subventions, aux contrats et au contrôle interne. Ces fonctions sont essentielles pour que la gouvernance des données ne se limite pas à la simple possession de données, mais garantisse leur utilisation correcte, assortie de garanties et conforme aux responsabilités publiques.
Les domaines de gestion : ceux qui connaissent la véritable signification des données
Les domaines de gestion sont essentiels : recensement, urbanisme, services sociaux, culture, sports, environnement, promotion économique, ressources humaines, police locale, service aux citoyens ou encore le travail contractuel avec des données ayant une importance fonctionnelle.
Ce sont ces domaines qui savent ce que signifie réellement une donnée, quand elle est correcte, quand elle est incomplète, quelles erreurs sont courantes, quels champs sont importants et à quoi elle peut servir.
Par exemple, les services sociaux savent quelles données sont particulièrement sensibles et quel contexte doit être pris en compte. L'urbanisme vérifie la pertinence d'une adresse, d'un bien immobilier ou d'un permis. Les services de consultation citoyenne savent quelles données suscitent le plus de questions ou de confusion. Le secteur culturel sait si une activité est bien catégorisée. Le recensement sait quelles données sont essentielles à l'identification correcte des résidents.
Par conséquent, les fonctions de gestion ne sont pas de simples « utilisateurs » de données. Elles sont fonctionnellement responsables des connaissances qui les sous-tendent.
Dans un modèle de gouvernance des données local, ces domaines devraient contribuer à :
- identifier les principaux ensembles de données ;
- décrire ce qu'ils signifient ;
- détecter les problèmes de qualité ;
- valider les critères d'utilisation ;
- définir les besoins en information ;
- participer aux cas d'utilisation ;
- Examiner les indicateurs avant de les utiliser pour prendre des décisions.
Le responsable des données : un rôle de passerelle
Dans les organisations plus établies, la figure du responsable des données est souvent évoquée. En catalan, on pourrait parler de référent données, de gestionnaire fonctionnel des données ou de gestionnaire des données métier. L'intitulé importe peu ; ce qui compte, c'est la fonction. Ce profil fait le lien entre les services municipaux, les technologies, la qualité des données et les besoins de gestion.
Dans une petite commune, il est peu probable qu'une personne soit entièrement dédiée à cette fonction. Toutefois, il peut être utile d'identifier des personnes clés dans certains domaines spécifiques. Par exemple, une personne clé pour les données démographiques, une autre pour les données relatives aux infrastructures, une autre pour les données économiques, une autre pour les données relatives aux cas ou encore une dernière pour les données relatives aux services sociaux.
Cette personne de référence n'a pas forcément besoin d'être un expert en informatique. Il doit s'agir d'une personne maîtrisant bien les informations, les processus et les problèmes courants.
Ses fonctions peuvent être :
- aider à décrire les ensembles de données ;
- identifier les données critiques ;
- détecter et communiquer les incidents liés à la qualité ;
- valider les définitions et les critères ;
- aider à maintenir les métadonnées ;
- se coordonner avec le secteur des TIC ou les fournisseurs ;
- participer à la définition des indicateurs ;
- S'assurer que les données sont utilisées à des fins fonctionnelles.
Cette fonction est très importante car elle empêche la déconnexion des données du service qui les génère et les utilise.
Le secteur des TIC et les fournisseurs : rendre possible la gestion technique
La technologie est nécessaire pour gérer les données, mais elle ne doit pas décider seule de ce qu'il convient de faire de ces données.
Le secteur des TIC, là où il existe, et les fournisseurs de technologies jouent un rôle essentiel pour garantir que les systèmes permettent d'enregistrer, d'accéder, de protéger, d'exporter, d'intégrer, de préserver et de réutiliser les données avec des garanties.
Ses fonctions peuvent être :
- Identifiez l'emplacement des données.
- Faciliter l'extraction et l'intégration des informations
- Garantir les critères de sécurité et d'accès
- Contribuez à automatiser les contrôles de qualité
- Évitez les dépendances inutiles aux formats fermés
- Faciliter l'interopérabilité avec d'autres systèmes
- Copies garanties, continuité et traçabilité
- Outils d'inventaire, de catalogue ou de tableau de bord
Toutefois, le secteur des TIC ne peut accomplir ce travail seul. Il a besoin de l'implication des directions pour expliquer la signification des données, identifier les données prioritaires et préciser l'usage qu'elles comptent en faire. Une bonne gestion des données requiert une alliance entre expertise fonctionnelle et compétences techniques.
Archivage et gestion documentaire : cycle de vie, preuves et traçabilité
Les données n'existent pas indépendamment des documents, des fichiers et des processus administratifs. C'est pourquoi l'archivage et la gestion documentaire jouent un rôle essentiel dans la gouvernance des données locales. Ces processus permettent d'acquérir des connaissances sur la classification, le cycle de vie de l'information, sa conservation, son élimination, les preuves administratives, les métadonnées documentaires et la traçabilité.
Dans de nombreuses municipalités, les données à analyser ou à réutiliser proviennent de fichiers, de documents, d'archives ou de systèmes de gestion documentaire. Si ces informations ne sont pas correctement classées ou si leur contexte n'est pas conservé, elles peuvent perdre de leur valeur.
L'archivage et la gestion des documents peuvent aider :
- Définir les critères de classification
- Associer les données aux fichiers et aux procédures
- garantie de traçabilité
- Identifier les périodes de rétention
- Préserver les preuves
- Améliorer les métadonnées
- Veillez à ce que l'information reste compréhensible au fil du temps.
La gouvernance des données devrait tirer davantage parti de cette perspective, car elle est particulièrement précieuse dans l'administration publique.
Protection des données, sécurité et transparència: garanties essentielles
La gouvernance locale des données doit également inclure des fonctions liées à la protection des données, à la sécurité de l'information, transparència et une bonne gouvernance. Ces fonctions permettent de définir quelles données peuvent être utilisées, à quelles fins, qui peut y accéder, quelles mesures de protection doivent être appliquées et ce qui peut être publié.
Les données municipales ne présentent pas toutes le même niveau de sensibilité. Certaines sont publiques, d'autres internes, d'autres encore contiennent des renseignements personnels et certaines nécessitent une protection particulière. Par conséquent, avant de partager, de publier ou de réutiliser des données, il est essentiel de bien définir les limites et les mesures de protection.
Ces fonctionnalités peuvent être utiles :
- Classer les données selon leur sensibilité
- Définir les critères d'accès
- Examiner les risques
- Assurer la conformité réglementaire
- Évaluer si des données peuvent être publiées
- Assurez-vous que transparència sans violer les droits
- Promouvoir une utilisation éthique et responsable de l'information
Les données peuvent générer beaucoup de valeur publique, mais seulement si elles sont utilisées avec confiance et dans le respect des droits des citoyens.
Gestionnaires de cas d'utilisation : transformer les données en améliorations concrètes
La gouvernance des données ne doit pas rester une affaire interne. Elle doit servir à améliorer les services. C'est pourquoi il est important d'identifier les personnes responsables des cas d'utilisation.
Un cas d'usage est une application concrète des données pour répondre à un besoin. Par exemple : améliorer la qualité des adresses, organiser les infrastructures municipales, élaborer des indicateurs de service aux citoyens, détecter les retards, analyser la consommation d'énergie ou publier des données ouvertes de meilleure qualité.
Chaque cas d'usage doit être piloté par une personne ou un service qui comprend le problème et peut valider la valeur ajoutée de la solution. Ce rôle peut correspondre à un service de gestion, à une direction, à un service transversal ou à un groupe de travail interne. L'essentiel est que les cas d'usage ne soient pas définis uniquement d'un point de vue technologique, mais en fonction des besoins réels de la gestion publique.
Comment s'organiser dans une petite ou moyenne mairie ?
Un conseil municipal de petite ou moyenne taille peut démarrer avec une organisation très simple. Inutile de créer des comités complexes ou des structures formelles lourdes. Un petit groupe de référence interne, composé de personnes connaissant bien la gestion municipale, suffit.
Ce groupe pourrait comprendre, selon la réalité de chaque municipalité :
- Une personne du secrétariat ou de l'administration générale
- Une personne d'intervention ou de gestion économique
- Une personne liée aux TIC ou au fournisseur de technologies
- Une personne chargée de la gestion des archives ou des documents
- Une ou deux personnes issues des services de gestion disposant de données prioritaires
- Une personne ayant des responsabilités de gestion ou de coordination
Ce groupe ne devrait pas vouloir tout entreprendre. Il pourrait commencer par des tâches très spécifiques :
- Identifier les principaux ensembles de données
- Définir les responsables fonctionnels
- Prioriser les données critiques
- Détecter les problèmes de qualité
- S'accorder sur des critères communs
- Conduire un premier cas d'utilisation
- Suivre les améliorations simples
L'essentiel est de commencer petit, mais avec des responsabilités clairement définies.
Le rôle du réseau des collectivités locales intelligentes
Les petites et moyennes municipalités n'ont pas à définir seules ces rôles ni à construire leur modèle de données organisationnel à partir de zéro.
Le réseau Smart Local Governments travaille à l'élaboration d'un modèle commun de gouvernance des données pour les collectivités locales. Ce modèle devrait permettre aux entités locales de disposer d'un référentiel commun sur leur organisation, les fonctions à assurer et leur adaptation aux différentes dimensions municipales.
En outre, le Réseau dispose d'un groupe de travail sur la culture et la formation, visant à permettre aux entités locales de développer de nouvelles capacités institutionnelles dans le domaine des données.
Dans ce cadre, il est prévu d'élaborer un guide des profils professionnels liés à la gestion des données et à l'administration publique. Ce guide devrait permettre de décrire l'organisation, les profils, les fonctions, les compétences et les responsabilités nécessaires en matière de données.
Cela sera particulièrement utile aux petites et moyennes municipalités, car cela leur permettra de comprendre quelles fonctions peuvent être assurées par le personnel existant, lesquelles peuvent nécessiter un soutien supramunicipal, lesquelles peuvent être partagées et quelles compétences doivent être développées progressivement.
L’intérêt du réseau sera de transformer un défi organisationnel complexe en une proposition commune et pratique, adaptable à la réalité locale.
Vers de nouvelles capacités institutionnelles
La gouvernance des données ne se limite pas à l'intégration de la technologie. Elle exige également de nouvelles compétences au sein des administrations pour :
- Comprendre les données
- Décrivez-les
- Vérifiez sa qualité
- Protégez-les
- Partagez-les
- Transformez-les en meilleurs indicateurs, décisions et services
Ces compétences ne se développent pas du jour au lendemain. Il faut les identifier, les développer et les faire reconnaître au sein de l'organisation.
Dans certaines communes, cela pourrait impliquer la création de nouveaux profils de poste. Dans d'autres, il s'agira d'attribuer de nouvelles fonctions à des emplois existants. Dans de nombreux cas, cela nécessitera l'appui des conseils provinciaux, des conseils départementaux, des AOC et d'autres acteurs du système public local.
L'essentiel est de comprendre que les données ne sont pas qu'une question technique. Il s'agit d'une capacité institutionnelle pour une meilleure gouvernance.
L'AOC et l'espace de données du monde local
L’Espace de données du monde local vise à aider les collectivités territoriales à progresser vers une utilisation responsable, sécurisée et utile des données. Dans ce contexte, le consortium AOC, en collaboration avec les conseils provinciaux, les conseils départementaux, la Generalitat, Localret et d’autres acteurs locaux, peut contribuer à faciliter la mise en place de modèles communs, de services partagés, d’outils, de critères et de formations. Ceci est essentiel pour qu’aucune commune ne soit contrainte de se lancer seule ou d’improviser son propre modèle. La gestion des données doit être une tâche partagée, coordonnée et adaptée au contexte de chaque collectivité territoriale.
Organiser les responsabilités pour générer de la valeur publique
Savoir qui fait quoi est une condition essentielle à une bonne gouvernance des données.
- Si personne n'est responsable d'une donnée, celle-ci se détériore.
- Si personne n'en connaît la signification, elle peut être mal interprétée.
- Si personne ne contrôle la qualité, les erreurs se répètent.
- Si personne ne contrôle l'accès, des risques peuvent survenir.
- Si personne ne réfléchit à la manière de le réutiliser, sa valeur publique est perdue.
C’est pourquoi la gouvernance locale des données ne commence pas par de gros outils. Elle commence par des responsabilités clairement définies.
Un conseil municipal peut commencer par identifier les données les plus importantes, les personnes qui les connaissent le mieux et les fonctions minimales à assurer. À partir de là, grâce au soutien du Réseau des collectivités locales intelligentes, de l'Espace mondial de données locales et des services partagés du système public local, il sera possible d'évoluer vers un modèle plus abouti, plus utile et plus durable.
Car la gouvernance des données ne se limite pas à l'organisation de l'information : il s'agit de doter le conseil municipal de nouvelles capacités pour mieux servir les citoyens.
