En los artículos anteriores hemos hablado de por qué los datos son importantes para los ayuntamientos, qué significa gobernarlas, por qué es necesario saber qué datos tenemos, cómo los metadatos nos ayudan a entenderlos, por qué la calidad de los datos impacta directamente en los servicios públicos i por qué los datos maestros -personas, territorio, equipamientos, entidades o proveedores- son tan importantes para trabajar con criterios comunes.
Ahora bien, hay una pregunta que siempre acaba apareciendo:
- ¿Quién debe hacer todo esto?
- ¿Quién debe decidir qué datos son importantes?
- ¿Quién debe describirlas?
- ¿Quién debe revisar si son correctos?
- ¿Quién debe decir si se pueden compartir?
- ¿Quién debe velar para que estén protegidas?
- ¿Quién debe impulsar que los datos sirvan para mejorar la gestión municipal?
Ésta es una cuestión clave. Porque el gobierno del dato no es sólo un conjunto de conceptos, herramientas o documentos. Es también una forma de organizar responsabilidades. Y esto es especialmente importante en ayuntamientos pequeños y medios, donde a menudo no existen perfiles especializados en datos ni equipos dedicados exclusivamente a estas funciones.
No es necesario empezar creando una gran estructura
Cuando se habla de roles de datos, puede parecer que estemos hablando de grandes organizaciones con oficinas de datos, equipos de analítica, responsables de calidad, arquitectos de datos o especialistas en inteligencia artificial. Pero un ayuntamiento pequeño no debe empezar por ahí.
El primer paso no es crear muchos nuevos cargos. El primer paso es entender qué funciones es necesario cubrir y ver cómo se pueden asumir de forma proporcional a la realidad municipal. En muchos casos, estas funciones ya existen de forma informal.
Hay personas que conocen muy bien el padrón. Otros conocen los expedientes. Otros saben cómo se construyen los datos económicos. Otros tienen criterio sobre protección de datos, archivo, transparència, contratación, urbanismo, servicios sociales o atención ciudadana. Lo que hace falta es hacer visible este conocimiento, ordenarlo y apoyarlo. Gobernar los datos no significa que todo el mundo tenga que ser experto en datos. Quiere decir que cada uno entienda qué papel tiene en relación con la información que utiliza, mantiene o decide.
La dirección política y directiva: dar impulso y prioridad
El gobierno del dato necesita impulso institucional. En un ayuntamiento, la dirección política y directiva desempeña un papel importante para marcar prioridades, legitimar el cambio y evitar que la gestión de los datos se vea como una tarea secundaria o exclusivamente técnica. Esto no significa que los cargos electos o directivos deban conocer el detalle técnico de los sistemas de información. Quiere decir que deben entender que los datos son un activo público y que hay que gestionarlos con criterio.
Sus funciones principales pueden ser:
- impulsar una visión del ayuntamiento basada en datos fiables;
- priorizar ámbitos en los que los datos pueden aportar valor público;
- apoyar a las personas que deben asumir funciones de datos;
- promover la cooperación entre áreas;
- facilitar recursos y tiempo para ordenar la información;
- pedir indicadores útiles y comprensibles para tomar decisiones;
- velar por que la tecnología esté al servicio de las necesidades públicas.
Sin ese impulso, las iniciativas de datos pueden quedar reducidas a esfuerzos puntuales o voluntaristas.
Secretaría e intervención: garantías, procedimiento y control
En muchos ayuntamientos pequeños y medios, secretaría e intervención desempeñan un papel central en la gestión municipal. También pueden desempeñar un papel muy relevante en el gobierno del dato.
Secretaría puede ayudar a vincular los datos con los procedimientos administrativos, los expedientes, la gestión documental, la transparència, la protección de datos y las garantías jurídicas. Pueden ayudar a definir condiciones de uso, límites, responsabilidades y garantías, especialmente cuando los datos se comparten, publican o reutilizan para nuevas finalidades.
Intervención puede aportar criterio sobre datos económicos, presupuestarios, contables, de subvenciones, contratación y control interno. Estas funciones son esenciales para que el gobierno del dato no se limite a “tener datos”, sino que asegure que los datos se utilizan correctamente, con garantías y de acuerdo con las responsabilidades públicas.
Las áreas gestoras: las que conocen el significado real de los datos
Las áreas gestoras son clave: padrón, urbanismo, servicios sociales, cultura, deportes, medio ambiente, promoción económica, recursos humanos, policía local, atención ciudadana o contratación trabajan a diario con datos que tienen significado funcional.
Son estas áreas las que saben qué significa realmente un dato, cuándo es correcto, cuándo está incompleta, qué errores son habituales, qué campos son importantes y para qué se puede utilizar.
Por ejemplo, servicios sociales sabe qué datos son especialmente sensibles y qué contexto es necesario tener en cuenta. Urbanismo sabe si una dirección, finca o licencia están bien interpretadas. Atención ciudadana sabe qué datos generan más consultas o confusión. Cultura sabe si una actividad está bien clasificada. Padrón sabe qué datos son críticos para identificar correctamente a las personas residentes.
Por eso, las áreas gestoras no son sólo “usuarias” de datos. Son responsables funcionales del conocimiento que hay detrás.
En un modelo de gobierno del dato local, estas áreas deberían ayudar a:
- identificar los principales conjuntos de datos;
- describir qué significan;
- detectar problemas de calidad;
- validar criterios de uso;
- definir necesidades de información;
- participar en casos de uso;
- revisar indicadores antes de que se utilicen para decidir.
El referente de datos o “fecha steward”: una función puente
En organizaciones más maduras, a menudo se habla de la figura del data steward. En catalán podríamos hablar de referente de datos, responsable funcional de datos o gestor de datos de negocio. El nombre no es lo más importante. Lo importante es la función. Este perfil actúa como puente entre el servicio municipal, la tecnología, la calidad de los datos y necesidades de gestión.
En un pequeño ayuntamiento, probablemente no habrá una persona dedicada sólo a esta función. Pero sí puede ser útil identificar a personas referentes en algunos ámbitos concretos. Por ejemplo, una persona referente para datos de padrón, una para datos de equipamientos, una para datos económicos, una para datos de expedientes o una para datos de servicios sociales.
Este referente no debe ser necesariamente informático. Debe ser alguien que conozca bien la información, procesos y problemas habituales.
Sus funciones pueden ser:
- ayudar a describir los conjuntos de datos;
- identificar datos críticos;
- detectar y comunicar incidencias de calidad;
- validar definiciones y criterios;
- ayudar a mantener metadatos;
- coordinarse con el área TIC o proveedores;
- participar en la definición de indicadores;
- asegurar que los datos se utilizan con sentido funcional.
Esta función es muy importante porque evita que los datos queden desconectados del servicio que los genera y los utiliza.
El área TIC y los proveedores: hacer posible la gestión técnica
La tecnología es necesaria para gestionar datos, pero no debe decidir sola qué hacer con los datos.
El área TIC, cuando existe, y los proveedores tecnológicos desempeñan un papel esencial para garantizar que los sistemas permiten registrar, acceder, proteger, exportar, integrar, conservar y reutilizar datos con garantías.
Sus funciones pueden ser:
- Identificar dónde se encuentran los datos
- Facilitar la extracción e integración de información
- Asegurar criterios de seguridad y acceso
- Ayudar a automatizar controles de calidad
- Evitar dependencias innecesarias de formatos cerrados
- Facilitar interoperabilidad con otros sistemas
- Garantizar copias, continuidad y trazabilidad
- Apoyar herramientas de inventario, catálogo o cuadros de mando
Ahora bien, el área TIC no puede realizar este trabajo solo. Necesita que las áreas gestoras expliquen qué significan los datos, cuáles son prioritarias y qué uso se desea hacer. La buena gestión de datos requiere una alianza entre conocimiento funcional y capacidad tecnológica.
Archivo y gestión documental: ciclo de vida, evidencia y trazabilidad
Los datos no viven aislados de los documentos, expedientes y procesos administrativos. Por eso, archivo y gestión documental tienen un papel muy relevante en el gobierno del dato local. Estos perfiles aportan conocimiento sobre clasificación, ciclo de vida de la información, conservación, eliminación, evidencia administrativa, metadatos documentales y trazabilidad.
En muchos ayuntamientos, los datos que se quieren analizar o reutilizar proceden de expedientes, documentos, registros o sistemas de gestión documental. Si esa información no está bien clasificada o no conserva el contexto necesario, puede perder valor.
Archivo y gestión documental pueden ayudar a:
- Definir criterios de clasificación
- Relacionar datos con expedientes y procedimientos
- Garantizar trazabilidad
- Identificar plazos de conservación
- Preservar evidencias
- Mejorar metadatos
- Asegurar que la información se mantiene comprensible a lo largo del tiempo
El gobierno del dato debería aprovechar mucho más esa mirada, porque es especialmente valiosa en la administración pública.
Protección de datos, seguridad y transparència: garantías imprescindibles
El gobierno del dato local también debe contar con las funciones vinculadas a protección de datos, seguridad de la información, transparència y buen gobierno. Estas funciones ayudan a definir qué datos se pueden utilizar, con qué finalidades, quién puede acceder, qué medidas de protección deben aplicarse y qué se puede publicar.
No todos los datos municipales tienen el mismo nivel de sensibilidad. Algunos datos pueden ser públicos, otros pueden ser internos, otros pueden contener información personal y otros pueden requerir especial protección. Por eso, antes de compartir, publicar o reutilizar datos, es necesario tener claros los límites y garantías.
Estas funciones pueden ayudar a:
- Clasificar datos según sensibilidad
- Definir criterios de acceso
- Revisar riesgos
- Garantizar cumplimiento normativo
- Valorar si un dato puede publicarse
- Asegurar la transparència sin vulnerar derechos
- Promover un uso ético y responsable de la información
Los datos pueden generar mucho valor público, pero sólo si se utilizan con confianza y respeto a los derechos de la ciudadanía.
Los responsables de casos de uso: convertir datos en mejoras concretas
El gobierno del dato no debe quedarse en un ejercicio interno. Debe servir para mejorar servicios. Por eso es importante identificar responsables de casos de uso.
Un caso de uso es una aplicación concreta de los datos para solventar una necesidad. Por ejemplo, mejorar la calidad de las direcciones, ordenar los equipamientos municipales, construir indicadores de atención ciudadana, detectar expedientes acumulados, analizar consumos energéticos o publicar datos abiertos de mayor calidad.
Cada caso de uso debería tener una persona o área impulsora que entienda el problema y pueda validar si la solución aporta valor. Esta función puede corresponder a un área gestora, dirección, servicio transversal o grupo de trabajo interno. Lo importante es que los casos de uso no se definan sólo desde la tecnología, sino desde necesidades reales de gestión pública.
¿Cómo organizarse en un ayuntamiento pequeño o medio?
Un ayuntamiento pequeño o medio puede empezar con una organización muy simple. No es necesario crear comités complejos ni estructuras formales pesadas. Se puede empezar con un pequeño grupo interno de referencia, formado por personas que conozcan bien la gestión municipal.
Este grupo podría incluir, según la realidad de cada ayuntamiento:
- Una persona de secretaría o administración general
- Una persona de intervención o gestión económica
- Una persona vinculada a tic o al proveedor tecnológico
- Una persona de archivo o gestión documental
- Una o dos personas de áreas gestoras con datos prioritarios
- Una persona con responsabilidad directiva o coordinadora
Este grupo no debería querer abordarlo todo. Podría empezar con tareas muy concretas:
- Identificar los principales conjuntos de datos
- Definir responsables funcionales
- Priorizar datos críticos
- Detectar problemas de calidad
- Acordar criterios comunes
- Impulsar un primer caso de uso
- Realizar seguimiento de mejoras sencillas
La clave es empezar pequeño, pero con responsabilidades claras.
El papel de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes
Los pequeños y medianos ayuntamientos no deben definir solos estos roles ni construir desde cero su modelo organizativo de datos.
Desde la Red de Gobiernos Locales Inteligentes se está trabajando en un modelo común de gobierno del dato para el mundo local. Este modelo debe ayudar a los entes locales a disponer de una referencia compartida sobre cómo organizarse, qué funciones hay que cubrir y cómo adaptarlas a diferentes dimensiones municipales.
Además, la Red dispone de un grupo de trabajo sobre cultura y capacitación, orientado a facilitar que los entes locales puedan desarrollar nuevas capacidades institucionales en el ámbito de los datos.
En este marco, se prevé elaborar una guía de perfiles profesionales asociados al gobierno y gestión de datos. Esta guía deberá ayudar a describir la organización necesaria, perfiles, funciones, competencias y posibles responsabilidades vinculadas al dato.
Esto será especialmente útil para los ayuntamientos pequeños y medios, porque permitirá entender qué funciones se pueden asumir con personal existente, cuáles pueden requerir apoyo supramunicipal, cuáles pueden compartirse y qué competencias es necesario ir desarrollando progresivamente.
El valor de la Red será convertir un reto organizativo complejo en una propuesta común, práctica y adaptable a la realidad local.
Hacia nuevas capacidades institucionales
El gobierno del dato no consiste sólo en incorporar tecnología. También requiere nuevas capacidades dentro de las administraciones para:
- Entender los datos
- Describirlas
- Revisar su calidad
- Protegerlas
- Compartirlas
- Convertirlas en mejores indicadores, decisiones y servicios
Estas capacidades no aparecen de un día para otro. Es necesario identificarlas, formarlas y reconocerlas dentro de la organización.
En algunos ayuntamientos, esto podrá suponer crear nuevos perfiles. En otras, significa asignar nuevas funciones a puestos de trabajo existentes. En muchos casos, requerirá soporte de diputaciones, consejos comarcales, AOC y otros actores del sistema público local.
Lo importante es entender que los datos no son sólo un tema técnico. Son una capacidad institucional para gobernar mejor.
La AOC y el Espacio de Datos del Mundo Local
El Espacio de Datos del Mundo Local quiere ayudar a los entes locales a avanzar en el uso responsable, seguro y útil de los datos. En este contexto, el Consorci AOC, en colaboración con diputaciones, consejos comarcales, Generalitat, Localret y otros actores del mundo local, puede contribuir a facilitar modelos comunes, servicios compartidos, herramientas, criterios y espacios de capacitación. Esto es clave para que ningún ayuntamiento tenga que empezar solo ni improvisar su propio modelo. La gestión de los datos debe ser un trabajo compartido, coordinado y adaptado a la realidad de cada ente local.
Organizar responsabilidades para generar valor público
Saber quién hace lo que es una condición básica para gobernar bien los datos.
- Si nadie es responsable de un dato, el dato se deteriora
- Si nadie conoce su significado, puede interpretarse mal
- Si nadie revisa la calidad, los errores se repiten
- Si nadie controla el acceso, pueden aparecer riesgos
- Si nadie piensa en cómo reutilizarla, se pierde valor público
Por eso, el gobierno del dato local no comienza con grandes herramientas. Empieza con responsabilidades claras.
Un ayuntamiento puede empezar identificando los datos más importantes, las personas que los conocen mejor y las funciones mínimas a cubrir. A partir de ahí, con el apoyo de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes, el Espacio de Datos del Mundo Local y los servicios compartidos del sistema público local, se podrá avanzar hacia un modelo más maduro, más útil y sostenible.
Porque gobernar los datos no es sólo ordenar información: es dotar al ayuntamiento de nuevas capacidades para servir mejor a la ciudadanía.
