En els articles anteriors hem parlat de per què les dades són importants per als ajuntaments, què vol dir governar-les, per què cal saber quines dades tenim, com les metadades ens ajuden a entendre-les, per què la qualitat de les dades impacta directament en els serveis públics i per què les dades mestres —persones, territori, equipaments, entitats o proveïdors— són tan importants per treballar amb criteris comuns.
Ara bé, hi ha una pregunta que sempre acaba apareixent:
Aquesta és una qüestió clau. Perquè el govern de la dada no és només un conjunt de conceptes, eines o documents. És també una manera d’organitzar responsabilitats. I això és especialment important en ajuntaments petits i mitjans, on sovint no hi ha perfils especialitzats en dades ni equips dedicats exclusivament a aquestes funcions.
Quan es parla de rols de dades, pot semblar que estiguem parlant de grans organitzacions amb oficines de dades, equips d’analítica, responsables de qualitat, arquitectes de dades o especialistes en intel·ligència artificial. Però un ajuntament petit no ha de començar per aquí.
El primer pas no és crear molts càrrecs nous. El primer pas és entendre quines funcions cal cobrir i veure com es poden assumir de manera proporcional a la realitat municipal. En molts casos, aquestes funcions ja existeixen de manera informal.
Hi ha persones que coneixen molt bé el padró. Altres coneixen els expedients. Altres saben com es construeixen les dades econòmiques. Altres tenen criteri sobre protecció de dades, arxiu, transparència, contractació, urbanisme, serveis socials o atenció ciutadana. El que cal és fer visible aquest coneixement, ordenar-lo i donar-li suport. Governar les dades no vol dir que tothom hagi de ser expert en dades. Vol dir que cadascú entengui quin paper té en relació amb la informació que utilitza, manté o decideix.
El govern de la dada necessita impuls institucional. En un ajuntament, la direcció política i directiva té un paper important per marcar prioritats, legitimar el canvi i evitar que la gestió de les dades es vegi com una tasca secundària o exclusivament tècnica. Això no vol dir que els càrrecs electes o directius hagin de conèixer el detall tècnic dels sistemes d’informació. Vol dir que han d’entendre que les dades són un actiu públic i que cal gestionar-les amb criteri.
Les seves funcions principals poden ser:
Sense aquest impuls, les iniciatives de dades poden quedar reduïdes a esforços puntuals o voluntaristes.
En molts ajuntaments petits i mitjans, secretaria i intervenció tenen un paper central en la gestió municipal. També poden tenir un paper molt rellevant en el govern de la dada.
Secretaria pot ajudar a vincular les dades amb els procediments administratius, els expedients, la gestió documental, la transparència, la protecció de dades i les garanties jurídiques. Poden ajudar a definir condicions d’ús, límits, responsabilitats i garanties, especialment quan les dades es comparteixen, es publiquen o es reutilitzen per a noves finalitats.
Intervenció pot aportar criteri sobre dades econòmiques, pressupostàries, comptables, de subvencions, contractació i control intern. Aquestes funcions són essencials perquè el govern de la dada no es limiti a “tenir dades”, sinó que asseguri que les dades s’utilitzen correctament, amb garanties i d’acord amb les responsabilitats públiques.
Les àrees gestores són clau: padró, urbanisme, serveis socials, cultura, esports, medi ambient, promoció econòmica, recursos humans, policia local, atenció ciutadana o contractació treballen cada dia amb dades que tenen significat funcional.
Són aquestes àrees les que saben què vol dir realment una dada, quan és correcta, quan està incompleta, quins errors són habituals, quins camps són importants i per a què es pot utilitzar.
Per exemple, serveis socials sap quines dades són especialment sensibles i quin context cal tenir en compte. Urbanisme sap si una adreça, una finca o una llicència estan ben interpretades. Atenció ciutadana sap quines dades generen més consultes o més confusió. Cultura sap si una activitat està ben classificada. Padró sap quines dades són crítiques per identificar correctament les persones residents.
Per això, les àrees gestores no són només “usuàries” de dades. Són responsables funcionals del coneixement que hi ha al darrere.
En un model de govern de la dada local, aquestes àrees haurien d’ajudar a:
En organitzacions més madures, sovint es parla de la figura del data steward. En català podríem parlar de referent de dades, responsable funcional de dades o gestor de dades de negoci. El nom no és el més important. El que importa és la funció. Aquest perfil actua com a pont entre el servei municipal, la tecnologia, la qualitat de les dades i les necessitats de gestió.
En un ajuntament petit, probablement no hi haurà una persona dedicada només a aquesta funció. Però sí pot ser útil identificar persones referents en alguns àmbits concrets. Per exemple, una persona referent per a dades de padró, una per a dades d’equipaments, una per a dades econòmiques, una per a dades d’expedients o una per a dades de serveis socials.
Aquest referent no ha de ser necessàriament informàtic. Ha de ser algú que conegui bé la informació, els processos i els problemes habituals.
Les seves funcions poden ser:
Aquesta funció és molt important perquè evita que les dades quedin desconnectades del servei que les genera i les utilitza.
La tecnologia és necessària per gestionar dades, però no ha de decidir sola què cal fer amb les dades.
L’àrea TIC, quan existeix, i els proveïdors tecnològics tenen un paper essencial per garantir que els sistemes permeten registrar, accedir, protegir, exportar, integrar, conservar i reutilitzar dades amb garanties.
Les seves funcions poden ser:
Ara bé, l’àrea TIC no pot fer aquesta feina sola. Necessita que les àrees gestores expliquin què signifiquen les dades, quines són prioritàries i quin ús se’n vol fer. La bona gestió de dades requereix una aliança entre coneixement funcional i capacitat tecnològica.
Les dades no viuen aïllades dels documents, dels expedients i dels processos administratius. Per això, arxiu i gestió documental tenen un paper molt rellevant en el govern de la dada local. Aquests perfils aporten coneixement sobre classificació, cicle de vida de la informació, conservació, eliminació, evidència administrativa, metadades documentals i traçabilitat.
En molts ajuntaments, les dades que es volen analitzar o reutilitzar provenen d’expedients, documents, registres o sistemes de gestió documental. Si aquesta informació no està ben classificada o no conserva el context necessari, pot perdre valor.
Arxiu i gestió documental poden ajudar a:
El govern de la dada hauria d’aprofitar molt més aquesta mirada, perquè és especialment valuosa en l’administració pública.
El govern de la dada local també ha de comptar amb les funcions vinculades a protecció de dades, seguretat de la informació, transparència i bon govern. Aquestes funcions ajuden a definir quines dades es poden utilitzar, amb quines finalitats, qui hi pot accedir, quines mesures de protecció cal aplicar i què es pot publicar.
No totes les dades municipals tenen el mateix nivell de sensibilitat. Algunes dades poden ser públiques, altres poden ser internes, altres poden contenir informació personal i altres poden requerir especial protecció. Per això, abans de compartir, publicar o reutilitzar dades, cal tenir clars els límits i garanties.
Aquestes funcions poden ajudar a:
Les dades poden generar molt valor públic, però només si s’utilitzen amb confiança i respecte als drets de la ciutadania.
El govern de la dada no ha de quedar-se en un exercici intern. Ha de servir per millorar serveis. Per això és important identificar responsables de casos d’ús.
Un cas d’ús és una aplicació concreta de les dades per resoldre una necessitat. Per exemple, millorar la qualitat de les adreces, ordenar els equipaments municipals, construir indicadors d’atenció ciutadana, detectar expedients acumulats, analitzar consums energètics o publicar dades obertes de més qualitat.
Cada cas d’ús hauria de tenir una persona o àrea impulsora que entengui el problema i pugui validar si la solució aporta valor. Aquesta funció pot correspondre a una àrea gestora, a direcció, a un servei transversal o a un grup de treball intern. El més important és que els casos d’ús no es defineixin només des de la tecnologia, sinó des de necessitats reals de gestió pública.
Un ajuntament petit o mitjà pot començar amb una organització molt simple. No cal crear comitès complexos ni estructures formals pesades. Es pot començar amb un petit grup intern de referència, format per persones que coneguin bé la gestió municipal.
Aquest grup podria incloure, segons la realitat de cada ajuntament:
Aquest grup no hauria de voler abordar-ho tot. Podria començar amb tasques molt concretes:
La clau és començar petit, però amb responsabilitats clares.
Els ajuntaments petits i mitjans no han de definir sols aquests rols ni construir des de zero el seu model organitzatiu de dades.
Des de la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents s’està treballant en un model comú de govern de la dada per al món local. Aquest model ha d’ajudar els ens locals a disposar d’una referència compartida sobre com organitzar-se, quines funcions cal cobrir i com adaptar-les a diferents dimensions municipals.
A més, la Xarxa disposa d’un grup de treball sobre cultura i capacitació, orientat a facilitar que els ens locals puguin desenvolupar noves capacitats institucionals en l’àmbit de les dades.
En aquest marc, es preveu elaborar una guia de perfils professionals associats al govern i la gestió de dades. Aquesta guia haurà d’ajudar a descriure l’organització necessària, els perfils, les funcions, les competències i les possibles responsabilitats vinculades a la dada.
Això serà especialment útil per als ajuntaments petits i mitjans, perquè permetrà entendre quines funcions es poden assumir amb personal existent, quines poden requerir suport supramunicipal, quines poden compartir-se i quines competències cal anar desenvolupant progressivament.
El valor de la Xarxa serà convertir un repte organitzatiu complex en una proposta comuna, pràctica i adaptable a la realitat local.
El govern de la dada no consisteix només a incorporar tecnologia. També requereix noves capacitats dins les administracions per :
Aquestes capacitats no apareixen d’un dia per l’altre. Cal identificar-les, formar-les i reconèixer-les dins l’organització.
En alguns ajuntaments, això podrà suposar crear nous perfils. En altres, voldrà dir assignar noves funcions a llocs de treball existents. En molts casos, requerirà suport de diputacions, consells comarcals, AOC i altres actors del sistema públic local.
El més important és entendre que les dades no són només un tema tècnic. Són una capacitat institucional per governar millor.
L’Espai de Dades del Món Local vol ajudar els ens locals a avançar en l’ús responsable, segur i útil de les dades. En aquest context, el Consorci AOC, en col·laboració amb diputacions, consells comarcals, Generalitat, Localret i altres actors del món local, pot contribuir a facilitar models comuns, serveis compartits, eines, criteris i espais de capacitació. Això és clau perquè cap ajuntament hagi de començar sol ni improvisar el seu propi model. La gestió de les dades ha de ser una feina compartida, coordinada i adaptada a la realitat de cada ens local.
Saber qui fa què és una condició bàsica per governar bé les dades.
Per això, el govern de la dada local no comença amb grans eines. Comença amb responsabilitats clares.
Un ajuntament pot començar identificant les dades més importants, les persones que les coneixen millor i les funcions mínimes que cal cobrir. A partir d’aquí, amb el suport de la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents, l’Espai de Dades del Món Local i els serveis compartits del sistema públic local, es podrà avançar cap a un model més madur, més útil i més sostenible.
Perquè governar les dades no és només ordenar informació: és dotar l’ajuntament de noves capacitats per servir millor la ciutadania.
