In früheren Artikeln haben wir darüber gesprochen, warum Daten für Kommunen wichtig sind. Was bedeutet es, sie zu regieren?, Warum müssen wir wissen, welche Daten wir haben?, wie Metadaten uns helfen, sie zu verstehen, warum die Datenqualität direkte Auswirkungen auf öffentliche Dienstleistungen hat i warum Stammdaten —Menschen, Gebiete, Einrichtungen, Organisationen oder Lieferanten— sind so wichtig für die Arbeit mit gemeinsamen Kriterien.
Eine Frage taucht jedoch immer wieder auf:
- Wer sollte das alles erledigen?
- Wer sollte entscheiden, welche Daten wichtig sind?
- Wer sollte sie beschreiben?
- Wer sollte überprüfen, ob sie korrekt sind?
- Wer kann schon sagen, ob sie geteilt werden können?
- Wer sollte dafür sorgen, dass sie geschützt werden?
- Wer sollte die Nutzung von Daten zur Verbesserung der kommunalen Verwaltung fördern?
Dies ist ein zentrales Thema. Denn Daten-Governance ist nicht nur eine Sammlung von Konzepten, Werkzeugen oder Dokumenten. Sie ist auch eine Methode zur Organisation von Verantwortlichkeiten. Und dies ist besonders wichtig in kleinen und mittleren Kommunen, wo es oft keine spezialisierten Datenprofile oder Teams gibt, die sich ausschließlich mit diesen Aufgaben befassen.
Man muss nicht gleich mit dem Bau einer großen Struktur beginnen.
Wenn von Datenrollen die Rede ist, denkt man vielleicht an große Organisationen mit Datenabteilungen, Analyseteams, Qualitätsmanagern, Datenarchitekten oder KI-Spezialisten. Aber auch eine kleine Stadt muss nicht so anfangen.
Der erste Schritt besteht nicht darin, viele neue Stellen zu schaffen. Vielmehr gilt es zu verstehen, welche Funktionen besetzt werden müssen und wie diese im Einklang mit den Gegebenheiten der Gemeinde übernommen werden können. In vielen Fällen existieren diese Funktionen bereits informell.
Es gibt Leute, die das Register sehr gut kennen. Andere kennen die Dateien. Wieder andere wissen, wie Wirtschaftsdaten aufgebaut sind. Andere haben Kriterien für Datenschutz und Archivierung. transparènciaOb Vertragsgestaltung, Stadtplanung, Sozialwesen oder Bürgerbetreuung – es gilt, dieses Wissen sichtbar zu machen, zu strukturieren und zu fördern. Datengovernance bedeutet nicht, dass jeder ein Datenexperte sein muss. Es bedeutet, dass jeder seine Rolle im Umgang mit den Informationen versteht, die er nutzt, pflegt oder über die er entscheidet.
Politische und organisatorische Führung: Impulse geben und Prioritäten setzen
Daten-Governance benötigt institutionelle Impulse. Im Stadtrat spielt die politische und administrative Führung eine wichtige Rolle bei der Prioritätensetzung, der Legitimierung von Veränderungen und der Verhinderung, dass Datenmanagement als nebensächliche oder rein technische Aufgabe betrachtet wird. Dies bedeutet nicht, dass gewählte Amtsträger oder Führungskräfte die technischen Details von Informationssystemen kennen müssen. Es bedeutet vielmehr, dass sie verstehen müssen, dass Daten ein öffentliches Gut sind und umsichtig verwaltet werden müssen.
Seine Hauptfunktionen können sein:
- eine auf verlässlichen Daten basierende Vision des Stadtrats fördern;
- Priorität sollten Bereiche haben, in denen Daten einen öffentlichen Nutzen bieten können;
- Unterstützung von Personen, die Aufgaben im Datenbereich übernehmen müssen;
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Regionen;
- Ressourcen und Zeit zur Organisation von Informationen bereitstellen;
- Bitten Sie um nützliche und verständliche Indikatoren für die Entscheidungsfindung;
- sicherstellen, dass die Technologie im Dienste der öffentlichen Bedürfnisse steht.
Ohne diese Dynamik könnten Dateninitiativen auf einmalige oder ehrenamtliche Aktionen beschränkt bleiben.
Sekretariat und Intervention: Garantien, Verfahren und Kontrolle
In vielen kleinen und mittleren Gemeinden spielen das Sekretariat und die Interventionsabteilung eine zentrale Rolle in der Gemeindeverwaltung. Sie können auch eine sehr wichtige Rolle in der Datenverwaltung spielen.
Das Sekretariat kann dabei helfen, Daten mit administrativen Abläufen, Akten und Dokumentenverwaltung zu verknüpfen. transparènciaDatenschutz und rechtliche Schutzmaßnahmen. Sie können dazu beitragen, Nutzungsbedingungen, Grenzen, Verantwortlichkeiten und Garantien festzulegen, insbesondere wenn Daten weitergegeben, veröffentlicht oder für neue Zwecke wiederverwendet werden.
Interventionen können Kriterien für Wirtschafts-, Haushalts-, Rechnungslegungs-, Subventions-, Vertrags- und interne Kontrolldaten liefern. Diese Funktionen sind unerlässlich, damit Daten-Governance sich nicht auf das bloße „Verfügbarsein von Daten“ beschränkt, sondern sicherstellt, dass Daten korrekt, mit Garantien und im Einklang mit öffentlichen Verantwortlichkeiten verwendet werden.
Die Managementbereiche: diejenigen, die die wahre Bedeutung der Daten kennen.
Die Managementbereiche sind von zentraler Bedeutung: Volkszählung, Stadtplanung, Sozialdienste, Kultur, Sport, Umwelt, Wirtschaftsförderung, Personalwesen, örtliche Polizei, Bürgerservice oder Auftragsvergabe arbeiten täglich mit Daten, die eine funktionale Bedeutung haben.
Diese Bereiche wissen, was ein Datensatz wirklich bedeutet, wann er korrekt ist, wann er unvollständig ist, welche Fehler häufig vorkommen, welche Felder wichtig sind und wofür er verwendet werden kann.
Sozialdienste wissen beispielsweise, welche Daten besonders sensibel sind und welcher Kontext berücksichtigt werden muss. Die Stadtplanung weiß, ob eine Adresse, ein Grundstück oder eine Genehmigung korrekt interpretiert wird. Die Bürgerinformation weiß, welche Daten mehr Rückfragen oder Verwirrung stiften. Die Kulturabteilung weiß, ob eine Aktivität korrekt kategorisiert ist. Die Volkszählung weiß, welche Daten für die korrekte Identifizierung von Einwohnern unerlässlich sind.
Managementbereiche sind daher nicht nur „Nutzer“ von Daten. Sie tragen die funktionale Verantwortung für das dahinterstehende Wissen.
In einem lokalen Datenverwaltungsmodell sollten diese Bereiche dazu beitragen:
- die wichtigsten Datensätze identifizieren;
- beschreiben, was sie bedeuten;
- Qualitätsprobleme erkennen;
- Nutzungskriterien prüfen;
- Informationsbedarf definieren;
- an Anwendungsfällen teilnehmen;
- Prüfen Sie die Indikatoren, bevor Sie sie zur Entscheidungsfindung heranziehen.
Der Datenverantwortliche: eine Brückenfunktion
In etablierteren Organisationen wird häufig die Rolle des Datenverantwortlichen erwähnt. Im Katalanischen spricht man von Datenbeauftragten, funktionalen Datenmanagern oder Business-Datenmanagern. Die Bezeichnung ist nicht entscheidend, sondern die Funktion. Diese Rolle fungiert als Bindeglied zwischen kommunalen Dienstleistungen, Technologie, Datenqualität und Managementanforderungen.
In einer kleinen Gemeinde gibt es wahrscheinlich keine Person, die ausschließlich für diese Aufgabe zuständig ist. Es kann jedoch sinnvoll sein, Ansprechpartner für bestimmte Bereiche zu benennen. Zum Beispiel einen Ansprechpartner für Volkszählungsdaten, einen für Gebäudedaten, einen für Wirtschaftsdaten, einen für Falldaten oder einen für Daten zu sozialen Dienstleistungen.
Diese Ansprechperson muss nicht unbedingt ein IT-Experte sein. Es sollte jemand sein, der sich mit Informationen, Prozessen und häufig auftretenden Problemen gut auskennt.
Seine Funktionen können sein:
- helfen, Datensätze zu beschreiben;
- kritische Daten identifizieren;
- Qualitätsvorfälle erkennen und kommunizieren;
- Definitionen und Kriterien validieren;
- helfen bei der Pflege von Metadaten;
- Abstimmung mit dem ICT-Bereich oder den Lieferanten;
- an der Definition von Indikatoren mitwirken;
- sicherstellen, dass die Daten einen funktionalen Sinn haben.
Diese Funktion ist sehr wichtig, da sie verhindert, dass Daten von dem Dienst getrennt werden, der sie erzeugt und verwendet.
Der IKT-Bereich und die Zulieferer: Technisches Management ermöglichen
Technologie ist notwendig, um Daten zu verwalten, aber sie sollte nicht allein entscheiden, was mit den Daten geschehen soll.
Der IKT-Bereich, sofern er existiert, und die Technologieanbieter spielen eine wesentliche Rolle dabei, sicherzustellen, dass Systeme die Aufzeichnung, den Zugriff, den Schutz, den Export, die Integration, die Aufbewahrung und die Wiederverwendung von Daten mit entsprechenden Garantien ermöglichen.
Seine Funktionen können sein:
- Ermitteln Sie, wo sich die Daten befinden.
- Die Gewinnung und Integration von Informationen erleichtern
- Sicherheits- und Zugriffskriterien sicherstellen
- Helfen Sie mit, die Qualitätskontrollen zu automatisieren
- Vermeiden Sie unnötige Abhängigkeiten von geschlossenen Formaten.
- Erleichterung der Interoperabilität mit anderen Systemen
- Garantierte Kopien, Kontinuität und Rückverfolgbarkeit
- Unterstützen Sie Inventar-, Katalog- oder Dashboard-Tools
Der IKT-Bereich kann diese Aufgabe jedoch nicht allein bewältigen. Er benötigt die Unterstützung der Managementbereiche, um die Bedeutung der Daten zu erläutern, Prioritäten festzulegen und den angestrebten Verwendungszweck zu definieren. Effektives Datenmanagement erfordert ein Zusammenspiel von Fachwissen und technologischer Kompetenz.
Archivierung und Dokumentenmanagement: Lebenszyklus, Nachweis und Rückverfolgbarkeit
Daten existieren nicht isoliert von Dokumenten, Dateien und Verwaltungsprozessen. Daher spielen Archivierung und Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle für die Verwaltung lokaler Daten. Diese Bereiche liefern Erkenntnisse über Klassifizierung, Informationslebenszyklus, Konservierung, Löschung, administrative Nachweise, Metadaten von Dokumenten und Rückverfolgbarkeit.
In vielen Kommunen stammen die Daten, die analysiert oder wiederverwendet werden sollen, aus Akten, Dokumenten, Datensätzen oder Dokumentenmanagementsystemen. Werden diese Informationen nicht ordnungsgemäß klassifiziert oder fehlt der notwendige Kontext, können sie an Wert verlieren.
Archivierung und Dokumentenmanagement können helfen:
- Klassifizierungskriterien definieren
- Daten mit Dateien und Verfahren verknüpfen
- Rückverfolgbarkeit gewährleisten
- Aufbewahrungsfristen ermitteln
- Beweise sichern
- Metadaten verbessern
- Stellen Sie sicher, dass die Informationen auch im Laufe der Zeit verständlich bleiben.
Die Daten-Governance sollte diese Perspektive viel stärker nutzen, da sie insbesondere in der öffentlichen Verwaltung von großem Wert ist.
Datenschutz, Sicherheit und transparència: wesentliche Garantien
Die lokale Datenverwaltung muss auch Funktionen im Zusammenhang mit Datenschutz und Informationssicherheit umfassen. transparència und guter Regierungsführung. Diese Funktionen helfen dabei, festzulegen, welche Daten zu welchen Zwecken verwendet werden dürfen, wer darauf zugreifen kann, welche Schutzmaßnahmen anzuwenden sind und was veröffentlicht werden darf.
Nicht alle kommunalen Daten haben den gleichen Sensibilitätsgrad. Manche Daten sind öffentlich, andere intern, wieder andere enthalten personenbezogene Daten und manche erfordern besonderen Schutz. Daher ist es vor der Weitergabe, Veröffentlichung oder Wiederverwendung von Daten unerlässlich, sich über die Grenzen und Sicherheitsvorkehrungen im Klaren zu sein.
Diese Funktionen können helfen:
- Daten nach Sensitivität klassifizieren
- Zugriffskriterien definieren
- Risiken überprüfen
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Prüfen Sie, ob die Daten veröffentlicht werden können.
- Stellen Sie sicher, dass transparència ohne Rechte zu verletzen
- Förderung eines ethischen und verantwortungsvollen Umgangs mit Informationen
Daten können einen großen öffentlichen Nutzen stiften, aber nur, wenn sie mit Vertrauen und Respekt vor den Rechten der Bürger verwendet werden.
Anwendungsfallmanager: Daten in konkrete Verbesserungen umwandeln
Daten-Governance sollte keine rein interne Angelegenheit bleiben, sondern der Verbesserung von Services dienen. Deshalb ist es wichtig, die Verantwortlichen für die jeweiligen Anwendungsfälle zu identifizieren.
Ein Anwendungsfall ist eine konkrete Anwendung von Daten zur Lösung eines Problems. Beispiele hierfür sind die Verbesserung der Adressqualität, die Organisation kommunaler Einrichtungen, die Erstellung von Indikatoren für Bürgerdienste, die Erkennung von Bearbeitungsrückständen, die Analyse des Energieverbrauchs oder die Veröffentlichung hochwertigerer offener Daten.
Für jeden Anwendungsfall sollte eine verantwortliche Person oder ein zuständiger Bereich benannt sein, der das Problem versteht und den Mehrwert der Lösung beurteilen kann. Diese Rolle kann einem Managementbereich, der Geschäftsleitung, einem funktionsübergreifenden Service oder einer internen Arbeitsgruppe zugeordnet sein. Entscheidend ist, dass Anwendungsfälle nicht nur aus technologischer Sicht, sondern anhand realer Bedürfnisse des öffentlichen Managements definiert werden.
Wie organisiert man sich am besten in einem kleinen oder mittelgroßen Rathaus?
Ein kleiner oder mittelgroßer Stadtrat kann mit einer sehr einfachen Organisation beginnen. Es ist nicht nötig, komplexe Ausschüsse oder umständliche formale Strukturen zu schaffen. Man kann mit einer kleinen internen Referenzgruppe starten, die sich aus Personen zusammensetzt, die mit der kommunalen Verwaltung gut vertraut sind.
Diese Gruppe könnte, je nach den Gegebenheiten der jeweiligen Gemeinde, Folgendes umfassen:
- Eine Person aus dem Sekretariat oder der allgemeinen Verwaltung
- Eine Person, die für wirtschaftliche Intervention oder Management zuständig ist
- Eine Person mit Bezug zu Informations- und Kommunikationstechnologie oder dem Technologieanbieter
- Eine Person für Archivierung oder Dokumentenverwaltung
- Ein oder zwei Personen aus Managementbereichen mit Prioritätsdaten
- Eine Person mit Führungs- oder Koordinierungsverantwortung
Diese Gruppe sollte nicht versuchen, alles auf einmal anzugehen. Sie könnte mit ganz konkreten Aufgaben beginnen:
- Identifizieren Sie die wichtigsten Datensätze
- Funktionsmanager definieren
- Kritische Daten priorisieren
- Qualitätsprobleme erkennen
- Einigung auf gemeinsame Kriterien
- Fahren Sie einen ersten Anwendungsfall
- Einfache Verbesserungen verfolgen
Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen, aber mit klar definierten Verantwortlichkeiten.
Die Rolle des Smart Local Government Network
Kleine und mittlere Kommunen müssen diese Rollen nicht selbst definieren oder ihr Organisationsdatenmodell von Grund auf neu aufbauen.
Das Netzwerk „Intelligente Kommunalverwaltungen“ arbeitet an einem gemeinsamen Datenverwaltungsmodell für die Kommunalebene. Dieses Modell soll lokalen Einrichtungen eine gemeinsame Grundlage bieten, um sich zu organisieren, die erforderlichen Funktionen festzulegen und diese an unterschiedliche kommunale Gegebenheiten anzupassen.
Darüber hinaus verfügt das Netzwerk über eine Arbeitsgruppe für Kultur und Ausbildung, die darauf abzielt, lokale Einrichtungen in die Lage zu versetzen, neue institutionelle Kapazitäten im Bereich Daten zu entwickeln.
In diesem Rahmen ist die Entwicklung eines Leitfadens zu Berufsprofilen im Bereich der öffentlichen Verwaltung und des Datenmanagements geplant. Dieser Leitfaden soll die notwendige Organisation, Profile, Funktionen, Kompetenzen und möglichen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Daten beschreiben.
Dies wird insbesondere für kleine und mittlere Gemeinden von Nutzen sein, da sie dadurch erkennen können, welche Aufgaben mit dem vorhandenen Personal übernommen werden können, welche gegebenenfalls Unterstützung von übergeordneten Stellen erfordern, welche Aufgaben geteilt werden können und welche Fähigkeiten schrittweise entwickelt werden müssen.
Der Wert des Netzwerks besteht darin, eine komplexe organisatorische Herausforderung in einen gemeinsamen, praktischen Vorschlag umzuwandeln, der an die lokalen Gegebenheiten anpassbar ist.
Hin zu neuen institutionellen Kapazitäten
Data Governance bedeutet nicht nur die Integration von Technologie. Sie erfordert auch neue Fähigkeiten innerhalb der Verwaltungen, um:
- Die Daten verstehen
- Beschreiben Sie sie
- Prüfen Sie die Qualität.
- Beschützt sie
- Teile sie
- Wandeln Sie sie in bessere Indikatoren, Entscheidungen und Dienstleistungen um.
Diese Fähigkeiten entstehen nicht über Nacht. Sie müssen innerhalb der Organisation identifiziert, geschult und anerkannt werden.
In manchen Gemeinden kann dies die Erstellung neuer Stellenprofile erfordern. In anderen bedeutet es die Zuweisung neuer Aufgaben zu bestehenden Stellen. In vielen Fällen ist die Unterstützung von Provinzräten, Kreisräten, regionalen Verwaltungsbehörden und anderen Akteuren des lokalen öffentlichen Systems notwendig.
Am wichtigsten ist es zu verstehen, dass Daten nicht nur eine technische Angelegenheit sind. Sie stellen eine institutionelle Kapazität für bessere Regierungsführung dar.
Das AOC und der lokale Weltdatenraum
Der „Local World Data Space“ hat zum Ziel, lokale Akteure bei der verantwortungsvollen, sicheren und nutzbringenden Verwendung von Daten zu unterstützen. In diesem Zusammenhang kann das AOC-Konsortium in Zusammenarbeit mit Provinz- und Kreisräten, der Generalitat, Localret und anderen lokalen Akteuren zur Entwicklung gemeinsamer Modelle, Dienste, Tools, Kriterien und Schulungsangebote beitragen. Dies ist entscheidend, damit keine Stadtverwaltung allein vorgehen oder ein eigenes Modell improvisieren muss. Datenmanagement muss eine gemeinsame, koordinierte und an die Gegebenheiten jeder lokalen Einheit angepasste Aufgabe sein.
Organisation von Verantwortlichkeiten zur Schaffung eines öffentlichen Mehrwerts
Zu wissen, wer welche Aufgaben übernimmt, ist eine Grundvoraussetzung für eine gute Datenverwaltung.
- Wenn niemand für ein Datenelement verantwortlich ist, verschlechtert sich dessen Qualität.
- Wenn niemand seine Bedeutung kennt, kann es falsch interpretiert werden.
- Wenn niemand die Qualität überprüft, wiederholen sich Fehler.
- Wenn niemand den Zugang kontrolliert, können Risiken entstehen.
- Wenn niemand darüber nachdenkt, wie man es wiederverwenden kann, geht der öffentliche Nutzen verloren.
Deshalb beginnt lokale Daten-Governance nicht mit großen Tools. Sie beginnt mit klaren Verantwortlichkeiten.
Ein Stadtrat kann damit beginnen, die wichtigsten Daten, die Experten und die minimal erforderlichen Funktionen zu ermitteln. Mit Unterstützung des Smart Local Government Network, des Local World Data Space und der gemeinsamen Dienste des lokalen öffentlichen Systems lässt sich dann ein ausgereifteres, nützlicheres und nachhaltigeres Modell entwickeln.
Denn bei der Datenverwaltung geht es nicht nur um die Organisation von Informationen, sondern auch darum, dem Stadtrat neue Möglichkeiten zu eröffnen, den Bürgern besser zu dienen.
