Gemeenteraad van Gerona heeft kunstmatige intelligentie geïntegreerd in de classificatie van generieke instanties ontvangen via het elektronische hoofdkantoor. Deze automatisering stroomlijnt het administratieve beheer, vermindert de handmatige werklast en verbetert de efficiëntie van de dienstverlening aan burgers.
Een groot deel van de elektronische procedures die bij de gemeente binnenkomen, zijn generieke verzoeken. Het personeel van het registratiebureau moet elke aanvraag beoordelen, classificeren en toewijzen aan de juiste verantwoordelijke eenheid. Dit proces kost veel tijd en middelen, waardoor de responstijden langer worden. Dankzij kunstmatige intelligentie is het mogelijk geweest om 86% van de via een generieke instantie ontvangen records automatisch te classificeren en toe te wijzen, waardoor de flexibiliteit en efficiëntie toenemen.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als innovatief initiatief van het lokale bestuur.
Hoe het werkt?
De gemeenteraad van Girona heeft een systeem gelanceerd dat is gebaseerd op machinale leertechnieken om de classificatie en toewijzing van generieke exemplaren die via het elektronische hoofdkantoor worden ontvangen, te optimaliseren.
De werking van het systeem is als volgt:
- Registratie van het generieke exemplaar. Wanneer een gebruiker een generieke aanvraag indient via de dienst e-TRAM, wordt deze automatisch geregistreerd in het Algemeen Register van de gemeente.
- Gegevensverwerking door het AI-systeem. Het systeem analyseert het veld 'exposo' van de instantie, dat belangrijke informatie over het verzoek bevat. Deze tekst wordt verwerkt met behulp van een machine learning-model, dat het verzoek classificeert op basis van het onderwerp en een bijbehorende kans op succes genereert.
- Automatische beslissing en toewijzing. Als de kans op succes de vastgestelde drempel (60%) overschrijdt, wijst het systeem de instance automatisch toe aan de overeenkomstige beheereenheid. Als de waarschijnlijkheid kleiner is, wordt het exemplaar doorgestuurd naar het registratiekantoor voor handmatige beoordeling door personeel.
Wat zijn de voordelen?
- Verbeterde efficiëntie. Automatische classificatie maakt een sneller beheer van instanties mogelijk, waardoor de respons- en oplossingstijden worden verkort.
- Grotere tevredenheid. Een snellere en nauwkeurigere afhandeling van instanties draagt bij aan een grotere tevredenheid van burgers, omdat mensen ervaren dat hun verzoeken efficiënt worden afgehandeld.
De gemeenteraad van Girona gebruikt dit systeem sinds oktober 2024. De implementatie vond geleidelijk plaats, waarbij een pilotfase begon waarin het systeem parallel werkte met de handmatige classificatie, om de resultaten te kunnen vergelijken en het model te kunnen verbeteren. Na de succesvolle testperiode was het systeem volledig operationeel.
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden bij de uitvoering van dit initiatief Automatische classificatie van generieke instanties met kunstmatige intelligentie.
